Просроченные платежи: 6 профессиональных и эффективных стратегий для подачи запроса

Если вы устали гоняться за своими клиентами по поводу просроченных платежей, вы попали по адресу! В этой статье мы расскажем вам о лучших советах, которые вы можете применить для эффективного решения этой проблемы. Несомненно, это одна из самых неприятных ситуаций для любого бизнеса, поэтому мы говорим вам: приготовьтесь получить свои деньги обратно!

Что такое просроченный платеж?

Просроченный платеж – это платеж, который не был осуществлен в сроки, установленные финансовым или договорным соглашением. Как правило, платеж считается просроченным, если он не был получен в течение 30 дней после установленной даты платежа.

Несвоевременные платежи могут стать причиной финансовых проблем для компаний, поскольку они могут повлиять на их денежный поток и способность выполнять собственные финансовые обязательства.

Кроме того, борьба с просроченными платежами может стать для владельцев бизнеса стрессом и отнимать много времени. По этой причине важно иметь эффективные стратегии запроса просроченных платежей и поддерживать хорошие отношения с клиентами, чтобы избежать подобных ситуаций.

Когда и как просить?

Прежде всего, было бы лучше, если бы клиент мог заплатить после получения счетов (рекомендуем вам прочитать статью ” Счета против счетов-фактур“), но это не всегда так. Тем не менее, для денежного потока вашей компании очень важно получать оплату вовремя, поскольку таким образом вы избежите просроченных или просроченных счетов.

Вы можете отправить напоминание о платеже до наступления срока платежа, но не делайте этого позже. На самом деле, мы рекомендуем отправлять напоминание за неделю до срока.

Мы знаем, что просить о платежах нелегко, но секрет в том, чтобы всегда придерживаться профессионального тона во всех ваших письмах-напоминаниях или электронных сообщениях.

Мы рекомендуем вам быть дружелюбными и вежливыми, поскольку грубо сформулированное сообщение может испортить ваши отношения с клиентом. Вот как это сделать:

Связанная статья: Что такое счет-фактура

Как попросить? Выполните следующие шаги

Отправьте напоминание за 5 дней до наступления срока оплаты
Тема: Напоминание об оплате счета-фактуры

Уважаемый [имя клиента],

Я надеюсь, что это письмо застало вас в порядке. Я хочу напомнить вам, что счет [номер счета] с датой оплаты [дата оплаты] еще не оплачен.

Я буду признателен, если вы сможете произвести оплату как можно скорее, чтобы мы могли поддерживать хорошие деловые отношения. Если у вас возникнут вопросы или проблемы, связанные с оплатой, пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы мы могли решить их вместе.

Я с нетерпением жду ответа от вас.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Почему это письмо эффективно?

Это очень краткое и уважительное напоминание. Это позволяет клиенту быстро принимать решения и не отнимать время от личных обязательств.

Если в течение 5 дней ответа не будет, напомните еще раз
Тема: Второе напоминание об оплате счета

Уважаемый [имя клиента],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я просто хотел проследить за вопросом по счету [номер счета], который все еще не оплачен.

Я обеспокоен тем, что возникли некоторые проблемы или недоразумения, связанные с оплатой, поэтому, пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее для обсуждения и поиска решения.

С нетерпением жду Вашего ответа в ближайшее время.

Искренне Ваш,

[Ваше имя]

Почему это письмо эффективно?

В связи с просрочкой платежа вы имеете полное право заострить тон вашего напоминания. Включите необходимые детали, такие как сумма и номер счета. Напомните, сколько дней прошло с момента наступления срока оплаты и что это была за дата. Никогда не переставайте быть вежливым, ведь вы не знаете, какие сложности могут возникнуть у вашего клиента.

Если в течение 10 дней после первого письма ответа не последовало, напомните еще раз
Subject: Напоминание об оплате последнего счета

Уважаемый [имя клиента],

Надеюсь, что это письмо застало вас в добром здравии. Мне жаль, что приходится постоянно напоминать вам о счете [номер счета], но я вынужден напомнить вам, что он все еще не оплачен.

Я понимаю, что могли возникнуть непредвиденные проблемы, но я хотел бы связаться с вами как можно скорее, чтобы обсудить их и найти решение, которое устроит обе стороны.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу оказать Вам дальнейшую помощь.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Почему это письмо эффективно?

На данном этапе ваше напоминание должно иметь прямой тон. По прошествии стольких дней вы должны требовать оплаты с абсолютным напором. С другой стороны, важно быть кратким, чтобы не отвлекать клиента, и попросить его подтвердить, получил ли он ранее отправленные вами напоминания или потерял счет.

Как поступать с просроченными платежами?

Рассчитывайтесь по счетам немедленно

Мы не рекомендуем ждать, пока счета-фактуры будут обработаны. Лучшим вариантом является оплата счетов при их получении, поскольку это позволит вам лучше организовать и управлять расходами, а также распределить средства по конкретным получателям, чтобы начать процесс немедленно.

С другой стороны, если немедленный расчет по счетам является для вас препятствием, вам следует рассмотреть возможность составления графика платежей. И чтобы это сработало, примите во внимание количество дней, необходимых для списания средств со счета получателя, чтобы обеспечить получение платежа.

Автоматизируйте процесс кредиторской задолженности

Автоматизация процессов кредиторской задолженности позволяет повысить скорость, качество и точность. Устранив любые ручные процессы, вы избежите потери счетов, отрицательного денежного потока и двойных или несвоевременных платежей.

Поэтому мы рекомендуем инвестировать в программное обеспечение для кредиторской задолженности, которое интегрируется с вашей бухгалтерской системой и полностью исключает ручной ввод данных и возможные ошибки. А также международное агентство по сбору долгов, такое как Oddcoll, где вы сможете сэкономить много времени на управлении неоплаченными платежами. Если вы видите, что ваш клиент не платит по долгам, Oddcoll гарантирует, что вам заплатят. Не стесняйтесь обращаться к ним.

Вам может быть интересно: взыскание долгов в польше

Советы, которые следует иметь в виду

• Общайтесь с клиентом: Важно общаться с клиентом сразу же после обнаружения просрочки платежа. У задержки может быть уважительная причина, и простого звонка или электронного письма может быть достаточно, чтобы решить проблему.
• Будьте вежливы и профессиональны: Хотя преследование просроченных платежей может быть неприятным занятием, очень важно всегда сохранять профессиональное и вежливое отношение. Агрессия или грубость только усугубят ситуацию.
• Заключитеписьменное соглашение: Всегда рекомендуется устанавливать условия любого соглашения в письменном виде. Это включает в себя условия оплаты и любые другие условия, связанные со сделкой. Таким образом, обе стороны будут четко понимать, что от них ожидается.
• Запросите срок оплаты: Если клиент не может заплатить сразу, попросите назначить срок оплаты. Это поможет облегчить финансовое давление на клиента и даст ему время для выполнения своих обязательств.
• Прибегните к посредничеству: Если ситуация осложняется, подумайте о привлечении посредника. Посредник может помочь вам достичь полюбовного соглашения, не прибегая к судебным мерам.

Не угрожайте судебным иском сразу: Угроза судебного разбирательства может сразу же поставить другую сторону в оборонительное положение и затруднить решение проблемы. Вместо этого постарайтесь решить проблему полюбовно и, если необходимо, в крайнем случае прибегните к судебному иску.

Заключение

Несвоевременные платежи могут стать источником стресса и финансовых проблем для любого предприятия. Тем не менее, важно помнить, что существуют эффективные стратегии для запроса просроченных платежей и поддержания хороших отношений с клиентами.

Общение с клиентом, заключение письменных соглашений, запрос условий оплаты и изучение возможностей посредничества – вот некоторые шаги, которые можно предпринять для решения проблем с просрочкой платежей.

Кроме того, очень важно всегда обращаться с просроченными платежами в профессиональной и вежливой манере, избегая угроз и сохраняя открытое отношение к решению проблемы. Следуя этим стратегиям, вы сможете вернуть свои деньги и сохранить здоровые отношения со своими клиентами.