Plăți întârziate: 6 strategii profesionale și eficiente de recuperare

Ce este o plată întârziată?

O plată întârziată este o plată care nu este efectuată în termenul stabilit în cadrul unui acord financiar sau contractual. În general, o plată este considerată întârziată dacă nu a fost primită în termen de 30 de zile de la data de scadență convenită.

Plățile întârziate pot cauza probleme financiare pentru companii, deoarece le pot afecta fluxul de numerar și capacitatea de a-și îndeplini propriile angajamente financiare.

În plus, urmărirea plăților întârziate poate fi un proces stresant și consumator de timp pentru proprietarii de întreprinderi. Din acest motiv, este important să existe strategii eficiente de solicitare a plăților întârziate și de menținere a unor bune relații cu clienții pentru a evita astfel de situații.

Când și cum să cereți?

În primul rând, cel mai bine ar fi ca clientul să poată plăti după ce primește facturile (vă recomandăm să citiți factură vs. cont), dar acest lucru nu este întotdeauna cazul. Cu toate acestea, este esențial pentru fluxul de numerar al companiei dvs. să primiți plata la timp, deoarece, în acest fel, veți evita conturile scadente sau întârziate.

Puteți implementa un memento de plată înainte de data scadentă, dar evitați să o faceți mai târziu. De fapt, vă recomandăm să trimiteți memento-ul cu o săptămână înainte.

Știm că este greu să ceri plăți, dar secretul este să ai întotdeauna un ton profesionist în toate scrisorile sau e-mailurile de atenționare.

Vă recomandăm să fiți amabil și politicos, deoarece un mesaj formulat nepoliticos vă poate deteriora relația cu clientul. Iată cum să faci acest lucru:

Articol conex: Ce este o factură

Cum să cereți? Urmați următorii pași

Trimiteți un memento cu 5 zile înainte de data scadentă
Subiect: Memento de plată a facturii

Stimate [numele clientului],

Sper că acest e-mail vă găsește bine. Vă scriu pentru a vă reaminti că factura [Numărul facturii] cu scadența [Data scadenței] nu a fost încă plătită.

Aș aprecia dacă ați putea efectua plata cât mai curând posibil, astfel încât să putem menține o bună relație de afaceri. Dacă aveți întrebări sau probleme legate de plată, nu ezitați să mă contactați, pentru a le putea rezolva împreună.

Aștept cu nerăbdare să aud de la dvs.

Cele mai bune salutări,

[Numele dvs.]

De ce este eficient acest e-mail?

Este un memento foarte scurt și respectuos. Acest lucru îi permite clientului să ia decizii rapide și să nu-i răpească timp din obligațiile personale.

Dacă nu primește niciun răspuns în 5 zile, reamintiți-i din nou
Subiect: A doua atenționare de plată a facturii

Stimate [numele clientului],

Sper că vă simțiți bine. Am vrut doar să revin asupra problemei legate de factura [Numărul facturii], care este încă neachitată.

Sunt îngrijorat că au apărut unele probleme sau neînțelegeri în ceea ce privește plata, așa că vă rog să mă contactați cât mai curând posibil pentru a discuta și a căuta o soluție.

Aștept cu nerăbdare să am vești de la dumneavoastră în curând.

Cu deosebită considerație,

[Numele dvs.]

De ce este eficient acest e-mail?

Din cauza plății întârziate, aveți tot dreptul să ascuțiți tonul atenționării dumneavoastră. Încorporați detaliile necesare, cum ar fi suma și numărul facturii. Reamintiți-le câte zile au trecut de la data scadenței și care a fost data. Acum, nu încetați niciodată să fiți politicos, deoarece nu știți ce complicații poate avea clientul dumneavoastră.

Dacă nu există niciun răspuns în termen de 10 zile de la primul e-mail, reamintiți-i din nou
Subiect: Reamintire de plată a ultimei facturi

Stimate [numele clientului],

Sper ca acest e-mail să vă găsească bine. Îmi pare rău că trebuie să insist în continuare asupra problemei facturii [Numărul facturii], dar trebuie să vă reamintesc că aceasta este încă neachitată.

Înțeleg că este posibil să fi apărut probleme neașteptate, dar aș dori să comunic cu dvs. cât mai curând posibil pentru a le discuta și a găsi o soluție care să convină ambelor părți.

Vă rog să mă anunțați dacă vă pot fi de ajutor.

Vă salutăm cu drag,

[Numele dvs.]

De ce este eficient acest e-mail?

În acest moment, memento-ul dvs. ar trebui să aibă un ton direct. După atâtea zile ar trebui să solicitați plata cu o presiune absolută. Pe de altă parte, este important să fiți scurt, pentru a nu distrage atenția clientului, și cereți-i acestuia să confirme dacă a primit memento-urile trimise anterior sau dacă a rătăcit factura.

Cum să vă ocupați de plățile întârziate?

Reglați imediat facturile

Nu vă recomandăm să așteptați până când facturile trebuie să fie procesate. Cea mai bună opțiune este să decontați facturile la primirea lor, deoarece acest lucru vă permite să aveți o mai bună organizare și gestionare a cheltuielilor, precum și să alocați fonduri unor beneficiari specifici pentru a începe imediat procesul.

Pe de altă parte, dacă decontarea imediată a facturilor reprezintă un obstacol pentru dumneavoastră, ar trebui să luați în considerare programarea plăților. Iar pentru ca acest lucru să funcționeze, țineți cont de numărul de zile necesare pentru ca plata să fie debitată din contul destinatarului pentru a asigura primirea plății.

Automatizați-vă procesul de plată

Prin automatizarea proceselor de conturi de plătit, puteți crește viteza, calitatea și acuratețea. Prin eliminarea oricăror procese manuale, veți evita facturile pierdute, fluxul de numerar negativ și plățile duble sau întârziate.

Prin urmare, vă recomandăm să investiți într-un software de conturi de plătit care se integrează cu sistemul dvs. de contabilitate și care elimină complet introducerea manuală a datelor și posibilele erori. Precum și o agenție internațională de colectare a creanțelor, precum Oddcoll, unde puteți economisi mult timp în gestionarea plăților restante. Dacă vedeți că clientul dvs. nu plătește datoria, Oddcoll vă asigură că veți fi plătit. Nu ezitați să îi contactați.

Sfaturi de care trebuie să țineți cont

• Comunicați cu clientul: Este important să comunicați cu clientul de îndată ce este detectată o întârziere de plată. Este posibil să existe un motiv valabil pentru întârziere și un simplu apel sau e-mail poate fi suficient pentru a rezolva problema.
• Fiți amabil și profesionist: Deși poate fi frustrant să urmăriți plățile întârziate, este esențial să păstrați o atitudine profesională și politicoasă în orice moment. A fi agresiv sau nepoliticos nu va face decât să înrăutățească situația.
• Stabiliți un acord scris: Este întotdeauna recomandabil să stabiliți în scris termenii oricărui acord. Aceasta include condițiile de plată și orice alte condiții legate de tranzacție. În acest fel, ambele părți înțeleg clar ce se așteaptă.
• Solicitați un termen de plată: În cazul în care clientul nu poate plăti imediat, luați în considerare posibilitatea de a solicita un termen de plată. Acest lucru poate ajuta la reducerea presiunii financiare asupra clientului și îi oferă timp pentru a-și îndeplini obligațiile.
• Aduceți în discuție medierea: Dacă lucrurile devin dificile, luați în considerare posibilitatea de a apela la un mediator. Un mediator vă poate ajuta să ajungeți la un acord amiabil fără a recurge la acțiuni în justiție.

Nu amenințați imediat cu acțiuni în justiție: Amenințarea cu acțiuni în justiție imediat poate pune cealaltă parte în defensivă și face dificilă rezolvarea problemei. În schimb, încercați să rezolvați problema pe cale amiabilă și, dacă este necesar, luați în considerare acțiunile în justiție ca ultimă soluție.

Concluzie

Întârzierile de plată pot fi o sursă de stres și de probleme financiare pentru orice afacere. Cu toate acestea, este important să ne amintim că există strategii eficiente pentru a solicita plăți întârziate și pentru a menține relații bune cu clienții.

Comunicarea cu clientul, stabilirea unor acorduri scrise, solicitarea unor termene de plată și explorarea opțiunilor de mediere sunt câteva dintre măsurile care pot fi luate pentru a rezolva problemele legate de plățile întârziate.

În plus, este esențial să abordați plățile întârziate într-o manieră profesională și politicoasă în orice moment, evitând amenințările și menținând o atitudine deschisă pentru rezolvarea problemelor. Urmând aceste strategii, veți putea să vă recuperați banii și să mențineți relații sănătoase cu clienții dumneavoastră.