Ați primit vreodată o notă de plată și o factură? Știți care este diferența dintre cele două? Deși sunt adesea folosite în mod interschimbabil, este important să cunoașteți diferențele dintre cele două pentru a evita confuziile și problemele în procesul de recuperare a creanțelor. În acest articol, vom explica în detaliu ce este o factură și ce este o factură, precum și care sunt principalele diferențe dintre cele două.

Ce este o factură?

Este un document care detaliază produsele sau serviciile care au fost achiziționate și suma totală care trebuie plătită pentru acestea. În termeni generali, o factură este un document utilizat pentru a înregistra și a solicita plata unei datorii restante.

O factură este un document digital în care este indicată descrierea serviciului sau a produsului, precum și data de expirare. În cazul în care apar neplăceri, o factură servește drept document legal pentru a susține orice tip de cerere de despăgubire. De asemenea, este utilizată pentru a include instrucțiuni de plată sau de expediere, care pot fi autentificate printr-un sistem de semnătură electronică fiabil.

O factură trebuie să conțină următoarele date:

• Informații de identificare: În această secțiune ar trebui să adăugați informațiile companiei și ale clientului, cum ar fi numele și adresa acestuia, însă puteți solicita și numărul de telefon și adresa de e-mail.

• Cantități: Articolele ar trebui să fie comandate cu cantitatea respectivă, deoarece, la sfârșitul listei, toate prețurile sunt adunate, rezultând suma totală.

• Descrierea bunurilor sau serviciilor: Explicarea tuturor bunurilor și serviciilor care urmează să fie oferite. Acestea ar trebui să fie descrise în mod clar pentru a evita posibilele neînțelegeri.

Ce este o factură?

Un proiect de lege este cunoscut sub numele de un document oficial în care sunt consemnate informații despre cumpărare cum ar fi articolele, taxele de stat, guvernamentale sau locale și prețurile sunt indicate. Toate companiile care efectuează tranzacții pot utiliza o factură pentru a înregistra informațiile despre achiziție și despre client.

Pe de altă parte, aceasta este trimisă după încheierea tranzacției, pentru a avea un mijloc de comunicare, în care sunt exprimate prețurile totale.

O factură trebuie să conțină următoarele date:

• Contact: Informații despre client și despre întreprindere. Nu există nicio limită în cadrul acestei secțiuni, ceea ce înseamnă că este posibil să se extindă dacă este necesar.

• Factură nouă: Funcționează ca referință pentru a o diferenția de facturile ulterioare.

• Data: Data tranzacției.

• Total: Totalul serviciilor și bunurilor.

Factură vs. factură Diferențe între factură și factură?

Factura și factura sunt termeni care se referă la documente utilizate în tranzacțiile comerciale și financiare. Deși sunt adesea folosite în mod interschimbabil, există câteva diferențe subtile între ele:

Termeni diferiți pentru un singur document

O notă de plată și o factură sunt referințe la același document, dar se folosesc termeni diferiți pentru a se referi la acesta, în funcție de partea în care vă aflați în tranzacția comercială.

O factură este un document care conține informații despre suma de bani datorată de un client. Ea este considerată ca fiind o factură a companiei care a oferit bunuri și servicii clientului. Acum, clientul care primește această factură, o ia în considerare ca pe o factură care trebuie plătită.

Aruncați o privire la acest exemplu despre cum sunt implementați acești termeni în contabilitate:

1. O școală privată de limbi străine va trimite unui student o factură pentru cursul pe care dorește să îl urmeze. Studentul va primi această factură sub formă de factură și va plăti suma corespunzătoare. Școala îi va trimite apoi studentului o chitanță ca dovadă că factura a fost plătită. O factură în sine este un document care indică suma datorată pentru un bun sau un serviciu care a fost deja livrat.
2. De exemplu, dacă mergeți la un restaurant și comandați mâncare, restaurantul vă va da o notă de plată la sfârșitul mesei, indicând prețurile mâncării, băuturile pe care le-ați consumat și plata totală.

Documente diferite, state diferite

Factura este un document oficial care se emite înainte sau după livrarea de bunuri sau servicii. Aceasta este utilizată pentru a solicita plata și pentru a furniza detalii specifice despre produsele livrate. Trebuie să fie incluse următoarele date:

1. Cuvântul “factură
2. Numărul unic al facturii
3. Data emiterii
4. Data scadentă a facturii
5. Adresa și datele dumneavoastră de contact (trebuie să includă prețul și o scurtă descriere)
6. Informațiile de contact ale clientului
7. Detalii privind bunurile sau serviciile prestate
8. Condițiile de plată
9. Suma totală corespunzătoare

Deși este posibil să fie incluse și informații privind TVA (taxa pe valoarea adăugată), precum și deduceri specifice sectorului, cum ar fi CIS (Construction Inductry Scheme).

Cu toate acestea, facturile conțin adesea mai puține informații, deoarece prezintă doar detalii limitate privind plata și impozitele. De fapt, este posibil să se omită informațiile despre client.

Atunci când primiți o factură de la un restaurant, nu înseamnă că este un document oficial. Deoarece, datele sale se pot limita la numărul mesei, băuturi și mâncare, TVA și total. Cu alte cuvinte, formalitatea unei facturi nu s-ar aplica în acest caz.

De ce este o notă de plată mai puțin formală decât o factură? Deoarece facturile sunt utilizate în general pentru tranzacții unice, ceea ce înseamnă că cumpărătorul plătește în momentul în care comanda este plasată și bunurile și serviciile sunt primite.

Când se utilizează o factură?

O factură este utilizată pentru a confirma că plata a fost primită și funcționează ca o dovadă a tranzacției. Ele sunt utilizate pentru a păstra o evidență exactă a tranzacțiilor și în scopuri contabile și fiscale. În general, este emisă de către furnizorul de bunuri sau servicii și este adresată clientului care a efectuat plata.

Când se utilizează o factură?

O factură este utilizată pentru a stabili condițiile de plată și detaliile tranzacției înainte de livrarea produsului. Aceasta este utilizată pentru a stabili o datorie neachitată și, de asemenea, în scopuri contabile și fiscale. În plus, este emisă de furnizorul de bunuri sau servicii și este adresată clientului. În concluzie, stabilește condițiile de plată și detaliile tranzacției înainte de a proceda la livrare.

Care dintre ele este mai bine de utilizat?

Acest lucru depinde de tipul de tranzacție pe care doriți să o implementați, deoarece, după cum s-a menționat mai sus, o factură este utilizată atunci când nu este necesară o înregistrare informală. Pe de altă parte, o factură necesită informații specifice și mult mai detaliate.

Oricare ar fi cazul dumneavoastră, studiați ce tip de înregistrare se potrivește nevoilor dvs. Vă reamintim că dacă clienții dvs. au întârzieri de plată (citește articolul e-mail de atenționare de plată) și îi urmăriți de luni de zile să facă plata, Oddcoll este un agenție internațională de colectare a creanțelor care se asigură că veți fi plătit și o face pentru dvs. Este foarte simplu, funcționează în trei pași simpli. De asemenea, operează la nivel internațional în multe țări: colectare de datorii în Germania, colectare de creanțe în Malaezia, colectare de creanțe în Filipine etc…

Urmați pașii și veți fi scutit de o mulțime de muncă în doar câteva minute. Nu vă gândiți de două ori, automatizați plata datoriilor și economisiți ore de muncă!

Ne recomanzi un soft de facturare pentru automatizarea facturării?

Răspunsul este da, deoarece vă permite să automatizați munca și să economisiți timp și efort în procesul de facturare. Un software de facturare vă va ajuta să creați și să trimiteți facturi rapid și eficient, ceea ce vă poate ajuta să îmbunătățiți eficiența și productivitatea afacerii dumneavoastră.

În plus, un software vă poate ajuta, de asemenea, să păstrați urmărirea facturilor dvs. și a plăților restante, ceea ce este ideal pentru a păstra un control mai precis al fluxului dvs. de numerar și pentru a evita problemele de colectare a datoriilor. De asemenea, vă poate ajuta să generați rapoarte și statistici importante despre finanțele dumneavoastră, ceea ce vă poate ajuta să luați decizii mai bine informate cu privire la afacerea dumneavoastră.

Cu toate acestea, este esențial să selectați un sistem fiabil și sigure software de facturare care să se potrivească nevoile specifice ale afacerii dumneavoastră. Atunci când alegeți un software de facturare, analizați funcțiile și caracteristicile acestuia pentru a vă asigura că vă îndeplinește cerințele. De asemenea, este important să luați în considerare costul software-ului și să vă asigurați că acesta se încadrează în bugetul dumneavoastră.

De fapt, există instrumente care vă permit să faceți următoarele:

• Personalizați și creați facturi profesionale.
• Trimiteți facturi de pe telefonul mobil.
• Trimiteți memento-uri clienților dumneavoastră.
• Integrați un software de contabilitate și gestionați-vă finanțele.

Sunteți gata să vă automatizați munca?

Concluzie

Înțelegerea diferențelor dintre o factură și o notă de plată vă va ajuta să evitați confuziile și problemele legate de colectarea datoriilor. În timp ce o factură este emisă înainte de livrarea unui bun sau a unui serviciu și detaliază condițiile de plată, o factură este emisă după ce plata a fost primită și confirmă pur și simplu că aceasta a fost acceptată.

Pe de altă parte, pentru a evita problemele de colectare a creanțelor, este esențial să stabiliți condiții clare de plată și să le comunicați clar clienților dumneavoastră. În plus, este, de asemenea, esențial să țineți o evidență exactă a tuturor tranzacțiilor și să aveți un sistem de urmărire a plăților. Urmând aceste sfaturi, puteți evita confuziile și problemele legate de colectarea datoriilor și puteți asigura un flux de numerar sănătos pentru afacerea dvs.