Pagamentos em atraso: 6 Estratégias Profissionais e Eficazes para Pedir

Se está cansado de perseguir os seus clientes por causa de pagamentos em atraso, está no sítio certo! Neste artigo, vamos dar-lhe as melhores dicas que pode implementar para resolver este problema de forma eficaz. Sem dúvida, é uma das situações mais frustrantes para qualquer empresa, por isso dizemos-lhe, prepare-se para recuperar o seu dinheiro!

O que é um pagamento em atraso?

Um pagamento em atraso é um pagamento que não é efectuado dentro do prazo estabelecido num acordo financeiro ou contratual. Geralmente, um pagamento é considerado atrasado se não for recebido no prazo de 30 dias após a data de vencimento acordada.

Os atrasos nos pagamentos podem causar problemas financeiros às empresas, uma vez que podem afectar o seu fluxo de caixa e a sua capacidade de cumprir os seus próprios compromissos financeiros.

Além disso, perseguir os pagamentos em atraso pode ser um processo stressante e moroso para os proprietários de empresas. Por esta razão, é importante ter estratégias eficazes para solicitar pagamentos em atraso e manter boas relações com os clientes para evitar situações como esta.

Quando e como pedir?

Em primeiro lugar, seria melhor se o cliente pudesse pagar depois de receber as facturas (recomendamos a leitura de facturação vs facturas), mas nem sempre é esse o caso. No entanto, é essencial para o fluxo de tesouraria da sua empresa receber o pagamento atempadamente, uma vez que, desta forma, estará a evitar contas em atraso ou atrasadas.

Pode implementar um lembrete de pagamento antes da data de vencimento, mas evite fazê-lo mais tarde. De facto, recomendamos que o lembrete seja enviado uma semana antes.

Sabemos que é difícil pedir pagamentos, mas o segredo é ter sempre um tom profissional em todas as suas cartas ou e-mails de lembrete.

Recomendamos que seja simpático e educado, uma vez que uma mensagem mal redigida pode prejudicar a sua relação com o cliente. Eis como o fazer:

Artigo relacionado: O que é uma factura

Como pedir? Siga os seguintes passos

Enviar um lembrete 5 dias antes da data de vencimento
Assunto: Lembrete de pagamento de factura

Caro [nome do cliente],

Espero que este e-mail o encontre bem. Escrevo para o lembrar que a factura [Número da factura] com data de vencimento de [Data de vencimento] ainda não foi paga.

Agradecia que efectuasse o pagamento o mais rapidamente possível, para que possamos manter uma boa relação comercial. Se tiver alguma dúvida ou problema relativamente ao pagamento, não hesite em contactar-me para que possamos resolver o problema em conjunto.

Aguardo com expectativa o vosso contacto.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

Porque é que esta mensagem de correio electrónico é eficaz?

É um lembrete muito breve e respeitoso. Isto permite que o cliente tome decisões rápidas e não perca tempo com as suas obrigações pessoais.

Se não obtiver resposta em 5 dias, volte a recordar-lhe
Assunto: Lembrete de pagamento da segunda factura

Caro [nome do cliente],

Espero que esteja bem. Queria apenas dar seguimento à questão da factura [Número da factura], que ainda está pendente.

Receio que tenham surgido alguns problemas ou mal-entendidos relativamente ao pagamento, pelo que peço que me contacte o mais rapidamente possível para discutirmos e procurarmos uma solução.

Aguardo com expectativa o vosso contacto em breve.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

Porque é que esta mensagem de correio electrónico é eficaz?

Devido ao atraso no pagamento, tem todo o direito de melhorar o tom do seu aviso. Inclua os detalhes necessários, como o montante e o número da factura. Recorde-lhes quantos dias passaram desde a data de vencimento e qual foi a data. Nunca deixe de ser educado, pois não sabe quais são as complicações que o seu cliente pode ter.

Se não houver resposta no prazo de 10 dias após a primeira mensagem de correio electrónico, volte a recordar-lhe
Assunto: Lembrete de pagamento da última factura

Caro [nome do cliente],

Espero que este e-mail o encontre bem. Lamento ter de continuar a insistir na questão da factura [Número da factura], mas tenho de lhe lembrar que ainda está pendente.

Compreendo que possam ter surgido problemas inesperados, mas gostaria de entrar em contacto consigo o mais rapidamente possível para os discutir e encontrar uma solução que seja benéfica para ambas as partes.

Por favor, informe-me se puder ser de alguma forma útil.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

Porque é que esta mensagem de correio electrónico é eficaz?

Nesta altura, o seu lembrete deve ter um tom directo. Ao fim de tantos dias, deve exigir o pagamento com uma pressão absoluta. Por outro lado, é importante ser breve, para não distrair o cliente, e pedir-lhe que confirme se recebeu os avisos enviados anteriormente ou se perdeu a factura.

Como lidar com os pagamentos em atraso?

Liquidar as facturas imediatamente

Não recomendamos que se espere até que as facturas sejam processadas. A melhor opção é liquidar as facturas no momento da sua recepção, pois isso permite-lhe ter uma melhor organização e gestão das despesas, bem como atribuir fundos a destinatários específicos para iniciar o processo imediatamente.

Por outro lado, se a liquidação imediata das facturas for um obstáculo para si, deve considerar o agendamento dos pagamentos. E para que isso funcione, tenha em conta o número de dias que o pagamento demora a ser debitado na conta do destinatário para garantir a recepção do pagamento.

Automatize o seu processo de contas a pagar

Ao automatizar os seus processos de contas a pagar, pode aumentar a velocidade, a qualidade e a precisão. Ao eliminar quaisquer processos manuais, evitará facturas perdidas, fluxo de caixa negativo e pagamentos em duplicado ou atrasados.

Por conseguinte, recomendamos que invista num software de contas a pagar que se integre no seu sistema de contabilidade e elimine completamente a introdução manual de dados e possíveis erros. Além disso, pode recorrer a uma agência internacional de cobrança de dívidas, como a Oddcoll, que lhe permite poupar muito tempo na gestão dos pagamentos pendentes. Se vir que o seu cliente não paga a dívida, a Oddcoll garante-lhe o pagamento. Não hesite em contactá-los.

Dicas a ter em conta

• Comunicar com o cliente: É importante comunicar com o cliente assim que for detectado um atraso no pagamento. Pode haver uma razão válida para o atraso e um simples telefonema ou correio electrónico pode ser suficiente para resolver o problema.
• Seja cortês e profissional: Embora possa ser frustrante perseguir pagamentos atrasados, é fundamental manter sempre uma atitude profissional e cortês. Ser agressivo ou rude só vai piorar a situação.
• Estabeleça um acordo por escrito: É sempre aconselhável estabelecer os termos de qualquer acordo por escrito. Isto inclui as condições de pagamento e quaisquer outras condições relacionadas com a transacção. Desta forma, ambas as partes têm um entendimento claro do que é esperado.
• Solicitar um prazo de pagamento: Se o cliente não puder pagar imediatamente, considere a possibilidade de pedir um prazo de pagamento. Isto pode ajudar a aliviar a pressão financeira sobre o cliente e dar-lhe tempo para cumprir as suas obrigações.
• Recorrer à mediação: Se as coisas ficarem difíceis, considere a possibilidade de recorrer a um mediador. Um mediador pode ajudá-lo a chegar a um acordo amigável sem recorrer a acções judiciais.

Não ameace imediatamente com uma acção judicial: Ameaçar com uma acção judicial de imediato pode colocar a outra parte na defensiva e dificultar a resolução do problema. Em vez disso, tente resolver o problema de forma amigável e, se necessário, considere a acção judicial como último recurso.

Conclusão

Os atrasos de pagamento podem ser uma fonte de stress e de problemas financeiros para qualquer empresa. No entanto, é importante lembrar que existem estratégias eficazes para solicitar pagamentos em atraso e manter boas relações com os clientes.

Comunicar com o cliente, estabelecer acordos escritos, solicitar condições de pagamento e explorar opções de mediação são alguns dos passos que podem ser dados para resolver problemas de atrasos de pagamento.

Para além disso, é fundamental abordar os atrasos de pagamento de uma forma profissional e cortês em todas as ocasiões, evitando ameaças e mantendo uma atitude aberta para a resolução do problema. Seguindo estas estratégias, conseguirá recuperar o seu dinheiro e manter relações saudáveis com os seus clientes.