O que é uma factura e para que serve? 2023

Já alguma vez se interrogou sobre o que é uma factura e para que serve? Embora possa parecer aborrecido, as facturas são uma ferramenta essencial para qualquer empresa que venda produtos ou serviços a crédito. E se é o responsável pela gestão financeira da sua empresa, é importante perceber como funcionam e como emitir facturas correctamente.

Neste artigo, vamos explicar de uma forma simples o que é uma factura e para que serve. Para além disso, vamos mostrar-lhe os diferentes tipos de facturas que existem e que tipo de informação devem conter. Não perca!

O que é uma factura?

Uma factura é um documento comercial que regista a venda de bens ou serviços por um fornecedor a um cliente. A factura especifica os produtos ou serviços vendidoso preço unitário, o total a pagar e os impostos.

É importante notar que as facturas têm também uma função jurídica, uma vez que são um documento válido para provar a existência de uma transacção comercial. Por esta razão, as empresas são obrigadas a emitir facturas em muitos países e é essencial que se certifiquem de que cumprem os regulamentos locais relativos à sua emissão e conteúdo.

Para que serve?

Este documento é essencial para a gestão financeira de qualquer empresa, uma vez que permite manter um registo pormenorizado das vendas efectuadas e dos pagamentos pendentes. Para além disso, tem várias funções importantes para uma empresa, entre as quais se destacam:

• Registo contabilístico: Graças à factura é possível fazer um registo das vendas e dos pagamentos pendentes. Para além de facilitar a gestão contabilística e financeira da empresa.

• Controlo financeiro: A factura é uma ferramenta que ajuda a controlar as receitas e despesas da empresa, o que permite saber de forma clara e precisa o estado das contas a receber e a pagar.

• Conformidade legal: Em muitos países, as empresas são obrigadas por lei a emitir facturas para comprovar a existência de uma transacção comercial, pelo que a factura é um documento fundamental para cumprir a regulamentação fiscal e tributária.
• Gestão de cobranças: A factura é um meio de estabelecer condições de pagamento com o cliente e de lhe recordar que tem uma obrigação pendente. Além disso, em caso de não pagamento, a factura é um documento que pode ser utilizado como prova num processo de reclamação ou acção judicial. Lembre-se que se tiver pagamentos em atraso de facturas, Oddcoll é uma agência internacional de cobrança de dívidas que garante o sucesso do pagamento. Contacte já! Aconselhamos a leitura de Email de lembrete de pagamento e Como cobrar facturas não pagas.

Quando emitir uma factura?

A emissão de uma factura depende do tipo de transacção comercial que teve lugar. No entanto, as facturas devem ser emitidas nos seguintes casos:

• Vendas de bens ou serviços a crédito: Utilizada quando se processa uma venda a crédito, ou seja, quando o cliente não efectua o pagamento no momento da entrega dos bens ou serviços.
• Vendas a empresas: Se uma empresa faz uma compra, é necessário emitir uma factura, independentemente de o pagamento ser a dinheiro ou a crédito.
• Prestação de serviços: Se um serviço foi prestado, é necessário emitir uma factura, mesmo que o pagamento seja feito em dinheiro.
• Exportações: No caso de vendas ao exterior, a factura deve ser emitida para comprovar a existência da transacção.

É importante notar que em muitos países existem regulamentos específicos sobre a emissão de facturas, pelo que é necessário informar-se sobre as obrigações legais e fiscais em cada caso. Além disso, é aconselhável emitir a factura após uma transacção comercial, para evitar possíveis problemas de gestão de cobranças e de conformidade legal.

Que informações devem constar de uma factura?

Para que uma factura seja considerada válida e cumpra a sua função jurídica e financeira, deve incluir as seguintes informações:

1. Nome ou denominação social do fornecedor, morada fiscal completa, número de identificação fiscal e qualquer outra informação que permita a sua identificação.
2. Dados do cliente: Nome ou denominação social do cliente, morada fiscal completa, número de identificação fiscal ou outros elementos identificativos.
3. Detalhes da transacção: Data de emissão da factura, data de acréscimo, número da factura, valor tributável, descrição detalhada dos bens ou serviços vendidos e quantidade.
4. Impostos e descontos: Discriminação dos impostos aplicáveis, como o IVA, e quaisquer descontos ou encargos adicionais.
5. Total a pagar e condições de pagamento: Montante total a pagar, prazo de pagamento e quaisquer outras condições de pagamento acordadas entre o fornecedor e o cliente.

É aconselhável incluir todas as informações relevantes para a transacção, tais como os termos e condições da vendacondições de garantia, especificações técnicas dos produtos ou serviços, entre outros pormenores que possam ser importantes para o cliente.

Tipos de Facturas

Existem diferentes tipos de facturas em função da operação que se pretende realizar. Eis os mais utilizados:

• Ordinária: Conhecida como “factura normal”, é a mais comum e é utilizada quando é necessário solicitar o pagamento.
• Simplificada: Este tipo de factura é utilizado como comprovativo de pagamento e é emitido ao consumidor final após a execução da compra.
• Rectificativa: É feita para é feita para modificar facturas que foram previamente emitidas, mas porque contêm um erro ou porque é necessário um reembolso.
• Recapitulativo: É utilizado para contabilizar facturas agrupadas de despesas efectuadas num mês civil e que são dirigidas a um único destinatário. Além disso, tem o mesmo valor legal que uma factura normal, pelo que deve conter todos os dados necessários.
• Proforma: É conhecido como orçamento e não tem efeitos fiscais. De facto, deve conter as mesmas informações que a factura normal.
• Electrónica: É como uma factura normal, mas em formato digital e tem o mesmo valor que uma factura em papel.

a factura é o mesmo que a conta? Pode ler o artigo para o descobrir: Diferença entre factura e conta.

Exemplos de facturas

De seguida, mostramos-lhe alguns exemplos de facturas para que se possa familiarizar com o seu formato e ter uma visão muito mais clara.

Como utilizar uma factura para cobrar eficazmente?

A factura é um instrumento fundamental para gerir as cobranças e garantir o pagamento dos bens ou serviços vendidos. Por isso, aqui ficam algumas dicas sobre como utilizar a factura de forma eficaz no processo de cobrança:

• Emitir a factura o mais cedo possível: É importante emitir a factura o mais rapidamente possível após a conclusão da transacção comercial, para evitar atrasos e possíveis problemas no processo de cobrança.

• Incluir todas as informações necessárias: Certifique-se de que a factura inclui todas as informações relevantes, pois isso evitará possíveis dúvidas ou confusões por parte do cliente.

• Estabelecer condições de pagamento claras: Na factura, é essencial estabelecer as condições de pagamento e quaisquer outras condições acordadas com o cliente. Deste modo, estabelece-se um prazo de pagamento e evitam-se possíveis atrasos ou não pagamentos.

• Acompanhamento efectivo: Após a emissão de uma factura, é importante fazer um acompanhamento eficaz para garantir que o pagamento é recebido atempadamente. Podem ser enviados lembretes de pagamento e pode ser estabelecido um processo de acompanhamento para pagamentos pendentes.

• Ofereça opções de pagamento: Para facilitar o processo de cobrança, pode oferecer diferentes opções de pagamento, como transferência bancária, cartão de crédito ou débito, ou pagamento em dinheiro. Isto aumenta as hipóteses de o cliente efectuar efectivamente o pagamento.

Se seguir estas dicas, poderá utilizar a factura de forma eficaz para gerir as cobranças de forma eficiente e garantir que o pagamento é recebido pelos bens ou serviços vendidos.

Conclusão

A factura é um documento essencial para qualquer empresa que vende produtos ou serviços a crédito. A factura não só fornece um registo detalhado das transacções comerciais, como também é importante para o controlo financeiro, a conformidade legal e a gestão de cobranças.

Lembre-se de que a factura é um documento legal e financeiro que deve cumprir os regulamentos locais relativos à sua emissão e conteúdo. Por conseguinte, é necessário assegurar que as informações incluídas na factura são correctas e completas, bem como um acompanhamento eficaz para garantir que o pagamento é recebido atempadamente.