Talão de embalagem: O que é, como criá-la, quando e exemplos

Se tem uma empresa ou trabalha no mundo empresarial, provavelmente já ouviu falar de facturas e guias de remessa. Muitas vezes, estas palavras são utilizadas indistintamente, o que pode gerar confusão e erros ao documentar transacções comerciais.

Por isso, neste artigo, vamos explicar o que é uma guia de remessa e para que serve, bem como ajudá-lo a diferenciá-la de uma fatura. É importante ter este conhecimento para efetuar uma gestão adequada dos documentos comerciais na sua empresa e, assim, evitar problemas com as autoridades fiscais. Continue a ler para descobrir tudo o que precisa de saber sobre as guias de remessa e a sua relação com as facturas!

O que é uma guia de remessa?

A guia de remessaé um documento comercial utilizado para registar a entrega de um produto e serve como prova de entrega. É utilizada no processo de venda e compra de produtos e é emitida pelo vendedor para confirmar a entrega ao comprador.

A nota de entrega é um documento essencial tanto para o vendedor como para o comprador, pois permite verificar a entrega de um serviço e evitar possíveis conflitos. Além disso, pode servir de base para a emissão de uma fatura, que é um documento que especifica o valor do produto que foi entregue e é utilizado para efeitos fiscais.

O que contém uma guia de remessa e quais são suas partes?

As guias de remessa devem ter uma estrutura específica, mesmo que esteja a implementar um software de guias de remessa ou um modelo. Uma guia de remessa deve conter as seguintes especificações

• Nome e informações de contacto do vendedor.
• Nome e dados de contacto do comprador: incluindo a morada, o número de IVA ou a NF.
• A data de entrega.
• A data de emissão.
• Descrição dos produtos da encomenda.
• Quantidade de cada produto que faz parte da encomenda.

Além disso, pode também incluir um carimbo ou assinatura do destinatário.

Exemplos de guias de remessa

Este é o aspeto de uma guia de remessa. Tem um formato semelhante ao das facturas, no entanto, estas são conhecidas como “guias de remessa”.

Tipos de guias de remessa

Existem vários tipos de guias de remessa que são utilizados no processo de compra e venda de produtos. Segue-se uma breve descrição dos mais comuns:

• Guia de remessa: é utilizada para registar a receção de bens ou serviços pelo comprador. Neste caso, a guia de remessa é emitida pelo fornecedor ou vendedor e serve de comprovativo de entrega.
• Nota de entrega de vendas: é a nota de entrega emitida pelo vendedor para registar a entrega do produto ao comprador. Serve de prova de entrega e de base para a emissão de uma fatura.
• Nota de devolução: utilizada quando o comprador devolve o produto entregue pelo vendedor. Neste caso, a nota de devolução serve como prova da devolução e como base para a emissão de uma nota de crédito.
• Guia de remessa: é o documento utilizado para registar a entrega do produto pelo transportador ao comprador. Serve de prova de entrega e pode ser utilizada como base para a emissão de uma fatura.
• Nota decobrança: documento utilizado para registara cobrança de bens ou serviços pelo comprador ou pelo transportador. Serve para verificar a recolha e pode ser utilizada como base para a emissão de uma fatura.
• Carta de porte avaliada: é um tipo de carta de porte que inclui o valor dos produtos ou serviços entregues. Este valor pode ser expresso numa moeda ou numa unidade de medida específica, como quilos ou litros. É utilizada para acreditar a entrega de bens ou serviços e para que o destinatário tenha prova do valor do que foi entregue.
• Nota de entrega sem valor: trata-se de um tipo de nota de entrega que não inclui o valor dos produtos ou serviços entregues. Este tipo de guia de remessa é utilizado principalmente quando o valor dos produtos entregues não é relevante ou não é necessário para a gestão da empresa. Por exemplo, no caso de entrega de amostras ou de pequenas quantidades de produtos.

É importante ter em conta que, embora existam diferentes tipos de guias de remessa, todos eles são documentos essenciais para o controlo e gestão das transacções comerciais.

Como é emitida uma guia de remessa?

A emissão de uma guia de remessa pode variar consoante a empresa e o sistema de gestão utilizado, mas, em geral, os passos para a emissão de uma guia de remessa são os seguintes:

• Identificar os produtos ou serviços a serem entregues: antes de emitir uma guia de remessa, é necessário identificar os produtos ou serviços a serem entregues. É essencial que a descrição dos produtos ou serviços a entregar seja clara para evitar confusões.
• Preparar a nota de entrega:Uma vez identificados os produtos ou serviços, deve ser preparada a nota de entrega. Esta deve incluir informações como o número, a data de emissão, o nome e o endereço do destinatário, a descrição dos produtos ou serviços entregues, a quantidade entregue e a assinatura do responsável pela entrega.
• Verificar as informações: É importante verificar se as informações constantes da guia de remessa estão correctas antes de a entregar ao destinatário. Tal inclui verificar se a descrição dos produtos ou serviços entregues é exacta e se a quantidade entregue é correcta.

É essencial ter em conta que o processo de emissão de uma nota de entrega pode variar consoante as necessidades da empresa e o sistema de gestão utilizado. Em todo o caso, é necessário que a guia de remessa inclua todas as informações necessárias para acreditar a entrega dos bens ou serviços, bem como dedicar algum tempo a verificar se as informações são exactas e correctas antes de entregar a guia de remessa ao destinatário.

Conselhos para a utilização das guias de remessa

Seguem-se algumas dicas para a utilização de guias de remessa:

• Utilizar um formato normalizado: É aconselhável utilizar um formato normalizado de guia de remessa para garantir a inclusão de todas as informações necessárias. Se possível, utilize o formato fornecido pelo sistema de gestão da empresa.
• Incluir informações claras e precisas: é importante que a descrição dos produtos ou serviços entregues seja clara e precisa para evitar complicações. É aconselhável incluir informações pormenorizadas sobre as características dos produtos ou serviços, como o tamanho, o peso ou a cor.
• Entregar a nota de entrega ao destinatário: É essencial entregar a nota de entrega ao destinatário como prova da entrega dos bens ou serviços. Se possível, é aconselhável que o destinatário assine a nota de entrega como prova de receção.
• Arquivaruma cópia da nota de entrega: Arquivar uma cópia da nota de entrega na empresa como registo da entrega de bens ou serviços. Isto permitir-lhe-á ter um registo das entregas efectuadas e facilitará a gestão dos pagamentos correspondentes.

Qual é a diferença entre uma nota de entrega e uma fatura?

Uma guia de remessa e uma fatura são dois documentos diferentes utilizados em diferentes fases do processo de venda (se não sabe a diferença entre fatura e nota fiscal, consulte o artigo). Eis as principais diferenças entre uma guia de remessa e uma fatura:

• Uma nota de entrega é um documento utilizado para comprovar a entrega de bens ou serviços, enquanto uma fatura é um documento utilizado para solicitar o pagamento.
• Em alguns países, a guia de remessa não é um documento obrigatório, ao passo que a fatura o é. Isto significa que, em alguns casos, pode não ser emitida uma guia de remessa, mas deve ser sempre emitida uma fatura.
• A nota de entrega é emitida no momento da entrega dos bens ou serviços, enquanto a fatura é emitida após a entrega dos bens ou serviços.
• A fatura é um documento fiscal e serve para declarar a venda e o pagamento do imposto correspondente. A nota de entrega, por outro lado, não é um documento fiscal e não tem implicações fiscais directas.

Ambos os documentos são importantes no processo de venda, mas têm funções diferentes e são emitidos em alturas diferentes. Veja aqui: Para que serve uma fatura

Por outro lado, se tem facturas a receber e considera frustrante contactar cada um dos seus clientes, recomendamos que utilize a Oddcoll, uma plataforma internacional de cobrança de dívidas,para poupar horas de trabalho na gestão da cobrança de dívidas comerciais. Se está a sofrer de atrasos nos pagamentos, recomendamos que leia: Pagamentos em atraso e e-mail de lembrete de pagamento.

Conclusão

A guia de remessa serve como prova de entrega e é essencial para manter o registo dos produtos ou serviços entregues. Além disso, a utilização de guias de remessa pode facilitar a gestão dos pagamentos correspondentes e ajudar no planeamento de compras futuras. Em suma, a guia de remessa é um documento fundamental no processo de venda que garante transparência e eficácia na gestão das entregas e dos pagamentos.