Fecho do mês: O que é, processo e melhores dicas para 2023

O fecho do mês é um procedimento essencial na gestão financeira de qualquer empresa, para garantir que os registos estão em ordem, que as demonstrações financeiras reflectem corretamente a sua situação financeira e que está pronto para enfrentar os desafios e oportunidades que o mês seguinte lhe reserva. . Ao longo deste artigo, vamos falar em pormenor sobre o que é o fecho do mês, como se realiza este processo fundamental e quais as melhores dicas para o fazer com sucesso sem perder a cabeça na tentativa.

O que é fechamento de mês?

O fechamento mensal de uma empresa refere-se ao processo de finalização e consolidação de todas as transações financeiras e operacionais realizadas durante um determinado mês do calendário. Durante este período, todas as transacções, receitas, despesas, activos e passivos são recolhidos e registados nos livros de contabilidade.

O objetivo principal é fornecer uma imagem precisa e completa da saúde financeira da empresa no final de cada mês. Este processo envolve a reconciliação de contas, a verificação da exatidão dos registos contabilísticos e a preparação de relatórios que reflictam com precisão a posição financeira da empresa nesse momento.

Processo de fecho do mês

Estes tipos de processos são cruciais para a conformidade regulamentar e para a elaboração de relatórios efectivos, uma vez que as empresas são obrigadas a comunicar os seus resultados financeiros às autoridades fiscais e regulamentares, bem como aos investidores e partes interessadas. Além disso, facilita a tomada de decisões de gestão, fornecendo informações atempadas sobre o desempenho atual. Aqui deixamos-lhe um passo a passo detalhado de como o fazer:

Passo 1: Preparação

Na preparação prévia, é efectuado um trabalho meticuloso para compilar todos os documentos e recursos necessários. Isto inclui a obtenção de demonstrações financeiras anteriores, registos contabilísticos, software de contabilidade, facturas, recibos de despesas, extractos bancários e quaisquer outros documentos relevantes. A organização e a acessibilidade são essenciais nesta fase, uma vez que um processo de encerramento eficiente depende da disponibilidade destes recursos. A revisão antecipada destes elementos permitir-lhe-á detetar eventuais discrepâncias ou problemas que devam ser resolvidos antes de passar à fase seguinte.

Passo 2: Revisão das transacções

Aqui, todas as transacções registadas durante o mês são submetidas a um exame minucioso. Não se trata apenas de verificar a existência de transacções, mas também de verificar a sua exatidão e consistência, de verificar a validação de cada fatura emitida e recebida, bem como de confirmar a correspondência entre os registos bancários e os registos contabilísticos internos. Esta fase é fundamental para garantir que os registos financeiros são exactos e apoiados por documentação adequada. A deteção precoce de erros ou discrepâncias evita problemas posteriores e garante a integridade dos dados.

Etapa 3: Reconciliação bancária

A reconciliação bancária é um processo essencial para garantir que os registos bancários e os registos contabilísticos internos estão sincronizados. Neste processo, os saldos das contas bancárias são comparados com os saldos registados nos livros contabilísticos. Todos os depósitos, levantamentos e cheques emitidos são meticulosamente cruzados. Quaisquer diferenças que surjam são prontamente investigadas e resolvidas para garantir que as demonstrações financeiras reflectem a verdadeira posição financeira da empresa. A exatidão neste passo é essencial, qualquer desvio pode levar a erros significativos nos relatórios financeiros.

Etapa 4: Ajustamentos contabilísticos

Os ajustamentos contabilísticos são o processo de correção e melhoria dos registos contabilísticos. Ou seja, envolve a correção de quaisquer erros identificados durante a revisão das transacções, bem como a contabilização de amortizações, depreciações ou provisões, conforme necessário. Se a empresa operar em moeda estrangeira, devem ser feitos ajustamentos para as diferenças cambiais, de modo a refletir as flutuações das taxas de câmbio nos registos contabilísticos.

Etapa 5: Encerramento das contas temporárias

O encerramento das contas temporárias marca o fim do período contabilístico mensal. Nesta fase, os saldos das contas temporárias, como as receitas e despesas do mês, são transferidos para contas de resultados, como a conta de ganhos e perdas ou a demonstração de resultados. Esta ação estabelece uma distinção clara entre os dados do período atual e os dados acumulados de períodos anteriores. Além disso, simplifica a avaliação do desempenho financeiro, fornecendo um resumo claro das actividades de um determinado mês.

Etapa 6: Preparação das demonstrações financeiras

A preparação das demonstrações financeiras envolve a criação de relatórios importantes, como o balanço, a demonstração de resultados e a demonstração dos fluxos de caixa. A exatidão é essencial nesta fase, uma vez que estes relatórios servirão de base para a tomada de decisões e para a apresentação de relatórios às partes interessadas internas e externas. Cada linha de dados deve ser verificada e reconciliada com os registos contabilísticos para garantir que representam com exatidão a posição financeira da empresa no final do mês.

Etapa 7: Documentação e apoio

Nesta etapa, é necessário manter um arquivo organizado de todos os documentos relacionados com o encerramento, incluindo as demonstrações financeiras finais, relatórios de análise, registos de ajustamentos contabilísticos e qualquer outra documentação relevante. Esta documentação não só serve como um registo histórico essencial, como também é vital para o cumprimento de futuras auditorias ou revisões. A organização e a exatidão da documentação facilitam a elaboração de relatórios e demonstram a conformidade com os regulamentos aplicáveis.

Etapa 8: Revisão e aprovação

Os resultados financeiros são sujeitos a um exame minucioso por parte da direção financeira ou de gestão da empresa. Esta etapa é efectuada para garantir que todas as partes interessadas estão plenamente informadas e podem tomar decisões com base em dados concretos. Quaisquer discrepâncias ou áreas de preocupação identificadas durante esta revisão podem ser abordadas e resolvidas antes de passar ao período contabilístico seguinte.

Etapa 9: Arquivar e acompanhar

Finalmente, a documentação relacionada com o encerramento é organizada e armazenada de forma ordenada e acessível. Isto visa facilitar a consistência e a eficiência em futuros processos de encerramento. Além disso, permite à empresa manter um registo histórico dos encerramentos anteriores, o que é valioso para a avaliação comparativa e a tomada de decisões a longo prazo. Um sistema de controlo eficaz garante que o processo de fecho mensal é realizado de forma consistente e que a empresa cumpre as suas responsabilidades financeiras.

Melhores práticas para o fecho do mês

É de vital importância executar este tipo de processo com seriedade e grande atenção aos pormenores. Por isso, queremos transmitir-lhe algumas das melhores práticas para o fecho mensal, colocá-las em prática e ajudá-lo a garantir que o fecho mensal da sua empresa é realizado de forma eficiente, precisa e cumpre os requisitos regulamentares e financeiros:

• Planeamento rigoroso: Estabelecer um plano detalhado que inclua datas chave, tarefas e responsabilidades de cada membro da equipa financeira.
• Reconciliação bancária: Realizar uma reconciliação bancária meticulosa para garantir que os saldos bancários correspondem aos registos contabilísticos, identificando e resolvendo quaisquer discrepâncias.
• Registo de ajustamentos: Registar os ajustamentos necessários, tais como amortizações e provisões.
• Controlo de despesas: Rever as despesas para identificar áreas de poupança e eficiência.
• Conformidade regulamentar: Assegurar o cumprimento de todas as normas e regulamentos fiscais e financeiros aplicáveis.
• Análise de tendências: Utilizar dados de fecho para analisar tendências ao longo do tempo, identificando oportunidades e desafios.
• Automatização de processos: Utilizar software de contabilidade e ferramentas de automatização para simplificar tarefas repetitivas, minimizar erros e acelerar o fecho.
• Comunicação interna: Manter uma comunicação eficaz entre os departamentos financeiros e outras equipas para garantir que todos estão na mesma página.
• Formação contínua: Investir na formação e desenvolvimento da equipa financeira para a manter actualizada com as mais recentes práticas contabilísticas e tecnológicas.

Desafios comuns no fecho do mês

A resolução dos desafios do fecho do mês requer planeamento, formação, processos sólidos e, muitas vezes, a implementação de ferramentas tecnológicas adequadas para simplificar o processo. No entanto, também é necessário tê-los em mente para poder elaborar planos de ação no caso de se deparar com um deles. Alguns exemplos de desafios comuns são:

• Reconciliação bancária complexa: As transacções pendentes, os cheques não levantados ou os erros nos registos complicam frequentemente este processo.
• Alteração da conformidade regulamentar: As alterações nas leis ou regulamentos podem exigir ajustes nos processos de fecho.
• Complexidade das transacções: As empresas com operações internacionais ou com um elevado número de transacções enfrentam geralmente uma complexidade adicional nos seus registos contabilísticos, devido à diversidade de regulamentos fiscais e contabilísticos.
• Processos manuais: A dependência de processos manuais é lenta e propensa a erros.
• Comunicação interna limitada: A falta de comunicação eficaz entre as equipas financeiras e os outros departamentos dificulta a identificação e a resolução de problemas durante o fecho mensal.

Exemplos

Para que possa visualizar melhor o que seria enfrentar este tipo de desafios, deixamos-lhe alguns exemplos práticos:

Conciliação bancária complexa

Imagine que a sua empresa efectua inúmeras transacções bancárias ao longo do mês, incluindo pagamentos de clientes, levantamentos e depósitos. Ao reconciliar as contas, descobre que existem várias transacções pendentes que ainda não apareceram nos extractos bancários. Isto complica a reconciliação e requer um acompanhamento cuidadoso para garantir que os saldos coincidem.

Erros contabilísticos e duplicação de dados

Durante o processo de revisão, encontra um registo contabilístico duplicado que inflacionou o rendimento do mês. Isto leva a relatórios financeiros incorrectos e requer correcções meticulosas para garantir a exatidão.

Alteração da conformidade regulamentar

A sua empresa opera num sector altamente regulamentado e, devido a alterações na regulamentação fiscal, tem de ajustar periodicamente os seus registos contabilísticos e procedimentos de fecho. Isto exigirá que invista tempo e recursos adicionais para garantir que está a operar dentro dos limites legais.

Complexidade das transacções

Se a sua empresa tem operações internacionais, irá enfrentar desafios relacionados com o câmbio de moeda, impostos estrangeiros e regulamentos específicos de cada país. Deve ter uma gestão meticulosa dos registos financeiros para evitar sanções ou bloqueios que impeçam o normal funcionamento das operações da sua empresa.

O que é o mês de encerramento do ano contabilístico?

O mês de fecho do ano refere-se ao último mês do ano fiscal ou financeiro de uma empresa. É o último mês do período contabilístico antes de uma empresa preparar as suas demonstrações financeiras e relatórios de fim de ano.

Durante este período, as empresas realizam uma série de tarefas e actividades financeiras para encerrar o ano fiscal, finalizar os seus registos financeiros e preparar-se para o início do novo ano fiscal. Estas tarefas incluem:

• Conclusão das transacções.
• Reconciliação de contas.
• Assentos de ajuste.
• Preparação de demonstrações financeiras.
• Preparação da auditoria.
• Revisão do orçamento.
• Planeamento fiscal.
• Ficheiro de registo.

Oddcoll

Como vimos ao longo deste artigo, no mundo dos negócios, o processo de fecho mensal é essencial para garantir a exatidão financeira. Mas o que acontece quando as contas pendentes ameaçam desequilibrar o balanço? É aí que a Oddcoll entra em cena como seu parceiro de confiança na recuperação de dívidas.

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Conclusão

Fechar o mês é muito mais do que apenas mais um procedimento; é o momento em que uma empresa pára, reflecte e se prepara para seguir em frente. Ao executar corretamente este processo e implementar as melhores práticas, as organizações podem manter as suas finanças em ordem, tomar decisões informadas e permanecer no caminho do sucesso financeiro.

Manter o foco em todos os aspectos que compõem a saúde financeira é a única forma de garantir um desempenho positivo e um futuro favorável. Mas, isto não significa que deva tratar de tudo, lembre-se que pode contratar os nossos serviços e esquecer o fastidioso processo de cobrança de dívidas internacionais.