Faturas Eletrônicas: O Que é e Como Funciona 2023

O mundo da contabilidade continua a evoluir, e grande parte da documentação foi automatizada e digitalizada, inclusive as faturas, que são uma ferramenta fundamental na compra ou venda de produtos ou serviços.

Aos poucos esse documento está se popularizando eletronicamente em diferentes países e setores do mercado, isso para facilitar os processos contábeis em uma empresa e para fornecer aos clientes informações precisas sobre o que eles consultam, podendo expandir em detalhes o que está sendo pago e todas as características do que está sendo comprado como número de parcelas (se assim for escolhido), tempo da transação, enfim.

Sem dúvida, faturas eletrônicas crescerão, ou seja, cada vez mais empresas as incorporarão à sua dinâmica contábil, por isso é importante se familiarizar com elas. Se você tem uma empresa ou é autônomo, ou mesmo se é um cliente regular, ampliar seu conhecimento sobre esse documento certamente será útil.

O que é uma fatura eletrônica?

Talvez você já saiba o que é uma fatura mas e quanto a uma fatura eletrônica?

A primeira coisa que você deve saber é que uma fatura eletrônica é um documento contábil que tem exatamente a mesma finalidade de uma nota fiscal física (em papel), ou seja, tem os mesmos efeitos jurídicos, com a diferença de que é emitida em formato eletrônico (chega pela internet, seja no seu computador ou celular, seja por e-mail ou whats app). Lembre-se de que a fatura serve para justificar a entrega de um produto ou serviço, por isso ela é importante e deve ser solicitada em toda compra.

Outro aspecto a ser levado em consideração é que a fatura, em qualquer um de seus formatos, está sujeita ao consentimento do destinatário, uma vez que é ele quem finalmente decide como recebê-la (se a solicita física ou eletronicamente).

Quando a fatura eletrônica é obrigatória?

A obrigatoriedade do faturamento eletrônico depende das normas de cada país; na Espanha, por exemplo, ele é obrigatório para alguns tipos de empresas e operações. Além disso, todas as empresas que faturam para a Administração Pública devem fazê-lo a partir de 1º de janeiro de 2021.

A título de informação (caso em algum momento você queira consultá-la), essas faturas são regulamentadas pelo Real Decreto 1619/2012, de 30 de novembro, que controla as obrigações de faturamento, tais como:

  • A obrigação de emitir uma fatura, conforme mencionado, deve sempre ser dada a um comprador.
  • Os tipos de faturas existentes,
  • O conteúdo da fatura, que deve ser claro e explícito.
  • Requisitos da fatura
  • Prazos e retenção (quanto tempo dura, ou seja, quanto tempo está ativo ou em vigor para fazer uma reclamação)
  • Outra obrigação é especificar se a fatura é uma fatura duplicada, recapitulativa ou retificadora.

Tipos de faturas eletrônicas

Existem dois tipos principais de faturas eletrônicas, uma em formato estruturado e outra em formato não estruturado. Ambos os documentos eletrônicos podem ser transmitidos digitalmente, por meio da Internet. A diferença é que um pode ser automatizado (estruturado) e o outro não.

Lembre-se de que a automação das faturas tem a ver com o gerenciamento delas durante todo o processo, ou seja, o controle delas desde o momento em que são emitidas até a conciliação dos pagamentos. Isso economiza tempo nas tarefas administrativas das empresas e também proporciona maior clareza quando se trata de conhecer cobranças, pagamentos e o que foi adquirido.

Você tem alguma dúvida? Com a explicação a seguir, você certamente terá muito mais clareza:

  • Faturas em formato estruturado: Esse tipo de fatura pode ser gerado automaticamente por um sistema de faturamento e pode ser processado com todos os seus dados de forma automatizada por sistemas de pagamento e contabilidade. Ao acessar essas faturas, é possível conhecer diferentes dados de interesse tanto para o cliente quanto para a empresa, pois é possível expandir as informações clicando em determinadas seções.
  • Faturas em formato não estruturado: São basicamente uma imagem, ou seja, precisam ser processadas para serem inseridas nos sistemas de computador, por meio de intervenção manual. Isso inclui faturas digitalizadas em papel e arquivos PDF. Por si só, elas não permitem o acesso a mais informações do que as indicadas, mas isso não pode ser expandido, ou seja, não é possível ir além, pois é como olhar para uma foto de uma fatura física.

Artigo relacionado: Diferença entre fatura e nota fiscal.

Vantagens de uma fatura eletrônica

Como você pode ver, a sistematização pode ser uma das vantagens do uso da faturamento eletrônico, no entanto, há outras vantagens que vale a pena conhecer, entre as quais as mais importantes são

  • Proporciona maior precisão: reduz os erros humanos, já que, como mencionado, eles podem ser automatizados por meio de softwareo que impede que uma pessoa os manipule para armazenar as informações. Isso também economiza tempo.
  • Reduz os ciclos de processamentocomo a cobrança.
  • Ao usar o faturamento eletrônico você não precisa pagar pela impressão ou de envio custosjá que tudo é feito on-line.
  • Otimiza o espaço de armazenamento, pois tudo é feito por computador, portanto, você pode salvar em disco ou na nuvem.
  • Ajuda a fornecer melhor atendimento ao clientesuporte e acompanhamento.
  • Elimina o consumo de papelé ecologicamente correto.
  • Minimiza o risco de fraude.
  • Melhora o gerenciamento dos sistemas de TIentre outros.

Desvantagens

No entanto, embora as vantagens sejam visíveis, há outros aspectos que são desvantagens e que vale a pena levar em consideração ao mudar para o faturamento eletrônico:

  • Falta de hábitofalta de hábito: algumas pessoas ainda não estão acostumadas com esse tipo de fatura, por isso pedem uma fatura física e não dão muito valor à eletrônica (o que seria trabalho dobrado).
  • É preciso torná-la mais popular entre as pequenas e médias empresas (PMEs), que não estão acostumadas a emitir esse tipo de fatura.
  • Ainda há rejeição rejeição de muitos comprovantes devido a falhas de sistema ou software no envio de faturas (embora isso esteja melhorando gradualmente).
  • Requer investimento inicial: É necessário investir em tecnologia para poder usá-la, uma vez que é necessário um fornecedor de software ou tecnologia; no entanto, depois desse investimento, vem a economia de dinheiro.
  • Não pode ser não pode ser cancelada, isso só é possível emitindo notas de crédito no valor total da fatura, daí a importância de um software ou provedor de tecnologia com o qual seja mais fácil resolver esses problemas.

O que acontece se eu não tiver uma fatura eletrônica?

Você deve levar em conta que as empresas (em maior grau) devem implementar cada vez mais a obrigação de implementar a fatura eletrônica para cumprir os requisitos legais (dependendo do país); no entanto, no caso da Espanha, se essas faturas não forem implementadas, poderão ser impostas penalidades de até 10.000 euros. (Em qualquer caso, verifique de acordo com as leis do local onde você opera).

Quem não é obrigado a faturar eletronicamente?

Apesar do exposto acima, lembre-se de que os profissionais individuais ou freelancers não são obrigados a enviar suas faturas eletronicamente, apenas se desejarem fazê-lo, ou pelo menos esse será o caso durante 2023, portanto, é o momento perfeito para aprender sobre essa nova maneira de enviar ou acessar esse documento.

Se eu tiver faturas eletrônicas não pagas de clientes, o que posso fazer?

Se você tiver faturas eletrônicas não pagas de seus clientes, há algumas opções que você pode considerar:

-Lembre os clientes sobre as faturas pendentes e peça-lhes que as paguem o mais rápido possível. Você pode enviar um lembrete por e-mail ou telefone.

-Ofereça um plano de pagamento aos clientes com faturas pendentes. Essa pode ser uma boa opção se o cliente estiver com dificuldades financeiras.

-Considere a possibilidade de contratar uma agência de cobrança ou um advogado para ajudá-lo a recuperar as faturas pendentes. Se você tiver pagamentos atrasados de faturas, Oddcoll é uma agência internacional de cobrança de dívidas que garante o sucesso do pagamento. Entre em contato agora! Recomendamos que você leia E-mail de lembrete de pagamento e Como cobrar faturas não pagas.

-Se o cliente não pagar, você pode considerar tomar medidas legais. Isso pode incluir a apresentação de uma ação judicial contra você.

Conclusão

A fatura eletrônica é mais um passo em direção à digitalização de documentos, pois facilita o processo de rastreamento de compras, além de ser mais conveniente para o comprador armazenar e fazer qualquer reclamação on-line, e para a empresa é mais conveniente atendê-la.

Portanto, seja você uma grande empresa, uma pequena empresa ou um profissional autônomo, é hora de aprender um pouco sobre essa documentação porque, mais cedo ou mais tarde, ela se tornará uma exigência como ferramenta de compra e venda em qualquer setor.

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