Factura vs Recibo: Principais diferenças que deve saber

Já alguma vez recebeu uma factura e uma conta? Sabe qual é a diferença entre as duas? Embora sejam muitas vezes utilizados indistintamente, é importante conhecer as diferenças entre os dois para evitar confusões e problemas no processo de cobrança de dívidas. Neste artigo, explicaremos em pormenor o que é uma factura e o que é uma conta, bem como as principais diferenças entre as duas.

O que é uma factura?

É um documento que especifica os produtos ou serviços que foram adquiridos e o montante total a pagar por eles. Em termos gerais, uma factura é um documento utilizado para registar e solicitar o pagamento de uma dívida pendente.

Uma factura é um documento digital onde se indica a descrição do serviço ou produto, bem como a data de vencimento. Se ocorrer algum inconveniente, uma factura serve de documento legal para fundamentar qualquer tipo de reclamação. É também utilizada para incluir instruções de pagamento ou de envio, que podem ser autenticadas através de um sistema fiável de assinatura electrónica.

Uma factura deve conter os seguintes dados:

• Dados de identificação: Nesta secção deve acrescentar os dados da empresa e os dados do cliente, como o nome e a morada, no entanto, pode também solicitar o número de telefone e o e-mail.

• Quantidades: Os artigos devem ser pedidos com a respectiva quantidade, uma vez que, no final da lista, todos os preços são somados, resultando no valor total.

• Descrição dos bens ou serviços: Explicação de todos os bens e serviços a serem oferecidos. Devem ser descritos de forma clara para evitar possíveis mal-entendidos.

O que é uma factura?

Uma factura é conhecida como um registo formal onde as informações de compra tais como artigos, impostos estatais, governamentais ou locais e preços são indicados. Todas as empresas que efectuam transacções podem utilizar uma factura para registar a compra e as informações do cliente.

Por outro lado, é enviada após o fim da transacção, de forma a ter um meio de comunicação, onde são expressos os preços totais.

Uma factura deve conter os seguintes dados:

• Contacto: Informações sobre o cliente e a empresa. Não há limite para esta secção, o que significa que é possível aumentá-la, se necessário.

• Nova factura: Funciona como uma referência para a diferenciar das facturas seguintes.

• Data: Data da transacção.

• Total: O total de serviços e mercadorias.

Factura vs Factura Diferenças entre factura e factura?

Factura e nota fiscal são termos que se referem a documentos utilizados em transacções comerciais e financeiras. Embora sejam frequentemente utilizados de forma indistinta, existem algumas diferenças subtis entre eles:

Termos diferentes para um único documento

Uma factura e uma factura são referências ao mesmo documento, mas são utilizados termos diferentes para o referir, dependendo do lado da transacção comercial em que se encontra.

Uma factura é um documento que contém informações sobre o montante devido por um cliente. É considerada como uma factura da empresa que ofereceu bens e serviços ao cliente. Agora, o cliente que recebe esta factura considera-a como uma conta a pagar.

Veja este exemplo de como estes termos são implementados na contabilidade:

1. Uma escola de línguas privada envia a um aluno uma factura relativa ao curso que este pretende frequentar. O aluno recebe esta factura como uma conta e paga o montante correspondente. A escola envia então ao aluno um recibo como prova de que a factura foi paga. Uma factura é um documento que indica o montante devido por um bem ou serviço que já foi entregue.
2. Por exemplo, se for a um restaurante e pedir comida, o restaurante entregar-lhe-á uma factura no final da refeição, indicando os preços da comida, das bebidas consumidas e o pagamento total.

Documentos diferentes, estados diferentes

A factura é um documento formal que é emitido antes ou depois da entrega de bens ou serviços. É utilizado para solicitar o pagamento e fornecer pormenores específicos sobre os produtos entregues. Devem ser incluídos os seguintes dados:

1. A palavra “factura
2. Número único da factura
3. A data de emissão
4. A data de vencimento da factura
5. O seu endereço e dados de contacto (deve incluir o preço e uma breve descrição)
6. Informações de contacto do cliente
7. Detalhes dos bens ou serviços prestados
8. Condições de pagamento
9. O montante total adequado

Embora também seja possível incluir informações sobre o IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado), bem como deduções específicas do sector, como o CIS (Regime de Indemnização à Construção).

No entanto, as facturas contêm frequentemente menos informação, uma vez que apresentam apenas detalhes limitados sobre pagamentos e impostos. De facto, é possível omitir informações sobre o cliente.

Quando se recebe uma factura de um restaurante, isso não significa que se trate de um documento formal. Uma vez que, os seus dados podem limitar-se ao número da mesa, bebidas e comida, IVA e total. Por outras palavras, a formalidade de uma factura não se aplicaria neste caso.

Porque é que uma factura é menos formal do que uma nota fiscal? Porque as facturas são geralmente utilizadas para transacções únicas, o que significa que o comprador paga quando a encomenda é feita e os bens e serviços são recebidos.

Quando é que uma factura é utilizada?

A factura é utilizada para confirmar que o pagamento foi recebido e funciona como prova da transacção. É utilizada para manter um registo exacto das transacções e para fins contabilísticos e fiscais. Geralmente, é emitida pelo fornecedor dos bens ou serviços e é dirigida ao cliente que efectuou o pagamento.

Quando é que uma factura é utilizada?

Uma factura é utilizada para estabelecer as condições de pagamento e os detalhes da transacção antes da entrega do produto. A factura é utilizada para estabelecer uma dívida pendente e também para fins contabilísticos e fiscais. Além disso, é emitida pelo fornecedor dos bens ou serviços e é dirigida ao cliente. Em conclusão, estabelece as condições de pagamento e os pormenores da transacção antes de se proceder à entrega.

Qual deles é melhor utilizar?

Isso depende do tipo de transacção que pretende implementar, uma vez que, como já foi referido, uma factura é utilizada quando não é necessário um registo informal. Por outro lado, uma factura exige informações específicas e muito mais detalhadas.

Seja qual for o seu caso, estude o tipo de registo mais adequado às suas necessidades. Recordamos que se os seus clientes tiverem pagamentos em atraso (ler o artigo e-mail de aviso de pagamento) e se anda a persegui-los há meses para efectuarem o pagamento, Oddcoll é uma agência internacional de cobrança de dívidas que garante o pagamento e o faz por si. É muito simples, funciona em três passos fáceis. A Oddcoll opera também a nível internacional, em muitos países: cobrança de dívidas na Alemanha, cobrança de dívidas na Malásia, cobrança de dívidas nas Filipinas etc…

Basta seguir os passos e ficará livre de muito trabalho em apenas alguns minutos. Não pense duas vezes, automatize o pagamento das suas dívidas e poupe horas de trabalho!

Recomenda algum software de facturação para automatizar a facturação?

A resposta é sim, porque permite-lhe automatizar o trabalho e poupar tempo e esforço no processo de facturação. O software de facturação ajuda-o a criar e enviar facturas de forma rápida e eficiente, o que pode ajudá-lo a melhorar a eficiência e a produtividade da sua empresa.

Além disso, um software também pode ajudá-lo a manter acompanhar as suas facturas e os pagamentos pendenteso que é ideal para manter um controlo mais preciso do seu fluxo de caixa e evitar problemas de cobrança de dívidas. Pode também ajudá-lo a gerar relatórios e estatísticas importantes sobre as suas finanças, o que o pode ajudar a tomar decisões mais informadas sobre a sua empresa.

No entanto, é fundamental que seleccione um sistema fiável e seguro de facturação fiável e seguro que se adapte às necessidades específicas da sua empresa. Ao escolher um software de facturação, analise as suas funções e características para garantir que satisfaz as suas necessidades. É igualmente importante ter em conta o custo do software e certificar-se de que se enquadra no seu orçamento.

De facto, existem ferramentas que lhe permitem fazer o seguinte:

• Personalizar e criar facturas profissionais.
• Enviar facturas a partir do seu telemóvel.
• Enviar lembretes aos seus clientes.
• Integrar software de contabilidade e gerir as suas finanças.

Está pronto para automatizar o seu trabalho?

Conclusão

Compreender as diferenças entre uma factura e uma conta ajudá-lo-á a evitar confusões e problemas na cobrança de dívidas. Enquanto uma factura é emitida antes da entrega de um bem ou serviço e especifica as condições de pagamento, uma factura é emitida após o pagamento ter sido recebido e confirma simplesmente que este foi aceite.

Por outro lado, para evitar problemas de cobrança de dívidas, é fundamental definir condições de pagamento claras e comunicá-las claramente aos seus clientes. Além disso, também é fundamental manter registos precisos de todas as transacções e dispor de um sistema de acompanhamento de pagamentos. Ao seguir estas dicas, pode evitar confusões e problemas com a cobrança de dívidas e garantir um fluxo de caixa saudável para a sua empresa.