Zaległe płatności: 6 strategii odzyskiwania należności 2023

Jeśli jesteś zmęczony ściganiem swoich klientów za zaległe płatności, jesteś we właściwym miejscu! W tym artykule przedstawimy najlepsze wskazówki, które można wdrożyć, aby skutecznie rozwiązać ten problem. Niewątpliwie jest to jedna z najbardziej frustrujących sytuacji dla każdej firmy, więc mówimy ci, przygotuj się na odzyskanie pieniędzy!

Czym jest zaległa płatność?

Zaległa płatność to płatność, która nie została dokonana w terminie ustalonym w umowie finansowej lub umownej. Ogólnie rzecz biorąc, płatność jest uważana za opóźnioną, jeśli nie została otrzymana w ciągu 30 dni od uzgodnionego terminu płatności.

Opóźnienia w płatnościach mogą powodować problemy finansowe dla firm, ponieważ mogą wpływać na ich przepływy pieniężne i zdolność do wywiązywania się z własnych zobowiązań finansowych.

Ponadto, dochodzenie opóźnionych płatności może być stresującym i czasochłonnym procesem dla właścicieli firm. Z tego powodu ważne jest, aby mieć skuteczne strategie żądania opóźnionych płatności i utrzymywania dobrych relacji z klientami, aby uniknąć takich sytuacji.

Kiedy i jak pytać?

Przede wszystkim najlepiej byłoby, gdyby klient mógł zapłacić po otrzymaniu faktur (zalecamy zapoznanie się z rachunkami i fakturami), ale nie zawsze tak jest. Jednak otrzymywanie płatności na czas ma zasadnicze znaczenie dla przepływu środków pieniężnych w firmie, ponieważ w ten sposób unikniesz zaległych lub przeterminowanych rachunków.

Możesz wdrożyć przypomnienie o płatności przed terminem płatności, ale unikaj robienia tego później. W rzeczywistości zalecamy wysłanie przypomnienia na tydzień przed terminem.

Wiemy, że trudno jest prosić o płatności, ale sekret polega na tym, aby zawsze zachowywać profesjonalny ton we wszystkich listach przypominających lub e-mailach.

Zalecamy, aby być przyjaznym i uprzejmym, ponieważ niegrzecznie sformułowana wiadomość może zepsuć relacje z klientem. Oto jak to zrobić:

Powiązany artykuł: Co to jest faktura

Jak zapytać? Wykonaj następujące kroki

Wyślij przypomnienie 5 dni przed terminem płatności
Temat: Przypomnienie o płatności za fakturę

Szanowny [nazwa klienta],

Mam nadzieję, że ten e-mail jest dla Ciebie dobry. Piszę, aby przypomnieć, że faktura [Numer faktury] z terminem płatności [Termin płatności] nie została jeszcze opłacona.

Byłbym wdzięczny za jak najszybsze dokonanie płatności, abyśmy mogli utrzymać dobre relacje biznesowe. W przypadku jakichkolwiek pytań lub problemów dotyczących płatności, proszę o kontakt, abyśmy mogli wspólnie je rozwiązać.

Czekam na wiadomość od Państwa.

Pozdrawiam serdecznie,

[Twoje imię i nazwisko]

Dlaczego ten e-mail jest skuteczny?

Jest to bardzo krótkie i pełne szacunku przypomnienie. Pozwala to klientowi podejmować szybkie decyzje i nie zabierać czasu na osobiste zobowiązania.

W przypadku braku odpowiedzi w ciągu 5 dni przypomnij ponownie
Temat: Drugie przypomnienie o płatności za fakturę

Szanowny [imię i nazwisko klienta],

Mam nadzieję, że wszystko w porządku. Chciałem tylko kontynuować kwestię faktury [Numer faktury], która jest nadal nieuregulowana.

Obawiam się, że pojawiły się pewne problemy lub nieporozumienia dotyczące płatności, więc proszę o jak najszybszy kontakt w celu omówienia i znalezienia rozwiązania.

Z niecierpliwością czekam na odpowiedź.

Z poważaniem,

[Twoje imię i nazwisko]

Dlaczego ta wiadomość jest skuteczna?

Ze względu na opóźnienia w płatnościach, masz pełne prawo do zaostrzenia tonu przypomnienia. Uwzględnij niezbędne szczegóły, takie jak kwota i numer faktury. Przypomnij, ile dni minęło od terminu płatności i jaka była data. Nigdy nie przestawaj być uprzejmy, ponieważ nie wiesz, jakie komplikacje może mieć twój klient.

W przypadku braku odpowiedzi w ciągu 10 dni od wysłania pierwszej wiadomości e-mail, przypomnij o tym ponownie
Subject: Przypomnienie o płatności za ostatnią fakturę

Szanowny [imię i nazwisko klienta],

Mam nadzieję, że ten e-mail jest dla Ciebie dobry. Przykro mi, że muszę ciągle powtarzać kwestię faktury [numer faktury], ale muszę przypomnieć, że jest ona nadal nieuregulowana.

Rozumiem, że mogły pojawić się nieoczekiwane problemy, ale chciałbym jak najszybciej skontaktować się z Panem w celu ich omówienia i znalezienia rozwiązania, które będzie korzystne dla obu stron.

Proszę o informację, czy mogę jeszcze jakoś pomóc.

Z wyrazami szacunku,

[Twoje imię i nazwisko]

Dlaczego ten e-mail jest skuteczny?

W tym momencie przypomnienie powinno mieć bezpośredni ton. Po tylu dniach powinieneś wymagać płatności z bezwzględną presją. Z drugiej strony ważne jest, aby być zwięzłym, aby nie rozpraszać klienta i poprosić go o potwierdzenie, czy otrzymał wcześniej wysłane przypomnienia, czy też zgubił fakturę.

Jak radzić sobie z opóźnieniami w płatnościach?

Natychmiast rozliczaj faktury

Nie zalecamy czekania, aż faktury staną się wymagalne. Najlepszą opcją jest rozliczanie faktur po ich otrzymaniu, ponieważ pozwala to na lepszą organizację i zarządzanie wydatkami, a także przydzielanie środków konkretnym odbiorcom w celu natychmiastowego rozpoczęcia procesu.

Z drugiej strony, jeśli natychmiastowe rozliczanie faktur jest dla Ciebie przeszkodą, powinieneś rozważyć zaplanowanie płatności. Aby to zadziałało, weź pod uwagę liczbę dni potrzebnych do obciążenia rachunku odbiorcy, aby zapewnić otrzymanie płatności.

Automatyzacja procesu obsługi zobowiązań

Automatyzacja procesów obsługi zobowiązań pozwala zwiększyć szybkość, jakość i dokładność. Eliminując wszelkie procesy ręczne, unikniesz zagubionych faktur, ujemnych przepływów pieniężnych oraz podwójnych lub opóźnionych płatności.

Dlatego zalecamy zainwestowanie w oprogramowanie do obsługi zobowiązań, które integruje się z systemem księgowym i całkowicie eliminuje ręczne wprowadzanie danych i możliwe błędy. Jak również międzynarodową agencję windykacyjną, taką jak Oddcoll, gdzie można zaoszczędzić dużo czasu na zarządzaniu zaległymi płatnościami. Jeśli zauważysz, że Twój klient nie spłaca długu, Oddcoll zapewni Ci zapłatę. Nie wahaj się z nimi skontaktować.

Wskazówki, o których należy pamiętać

• Komunikuj się z klientem: Ważne jest, aby komunikować się z klientem natychmiast po wykryciu opóźnienia w płatności. Może istnieć ważny powód opóźnienia, a zwykły telefon lub e-mail może wystarczyć do rozwiązania problemu.
• Bądź uprzejmy i profesjonalny: Chociaż ściganie opóźnionych płatności może być frustrujące, kluczowe jest zachowanie profesjonalnej i uprzejmej postawy przez cały czas. Bycie agresywnym lub nieuprzejmym tylko pogorszy sytuację.
• Zawarcie pisemnej umowy: Zawsze zaleca się ustalenie warunków każdej umowy na piśmie. Obejmuje to warunki płatności i wszelkie inne warunki związane z transakcją. W ten sposób obie strony mają jasne zrozumienie tego, czego się oczekuje.
• Poproś o termin płatności: Jeśli klient nie jest w stanie zapłacić natychmiast, warto rozważyć możliwość ustalenia terminu płatności. Może to pomóc złagodzić presję finansową na kliencie i dać mu czas na wywiązanie się ze swoich zobowiązań.
• Doprowadzenie do mediacji: Jeśli sytuacja staje się trudna, rozważ skorzystanie z pomocy mediatora. Mediator może pomóc w osiągnięciu polubownego porozumienia bez uciekania się do działań prawnych.

Nie groź od razu podjęciem kroków prawnych: Grożenie podjęciem kroków prawnych od razu może zepchnąć drugą stronę do defensywy i utrudnić rozwiązanie problemu. Zamiast tego postaraj się rozwiązać problem polubownie, a w razie potrzeby rozważ podjęcie kroków prawnych w ostateczności.

Podsumowanie

Opóźnienia w płatnościach mogą być źródłem stresu i problemów finansowych dla każdej firmy. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że istnieją skuteczne strategie żądania opóźnionych płatności i utrzymywania dobrych relacji z klientami.

Komunikacja z klientem, zawieranie pisemnych umów, żądanie warunków płatności i badanie możliwości mediacji to tylko niektóre z kroków, które można podjąć w celu rozwiązania problemów z opóźnieniami w płatnościach.

Ponadto, bardzo ważne jest, aby zawsze odnosić się do opóźnień w płatnościach w sposób profesjonalny i uprzejmy, unikając gróźb i zachowując otwarte podejście do rozwiązywania problemów. Stosując się do tych strategii, będziesz w stanie odzyskać swoje pieniądze i utrzymać zdrowe relacje z klientami.