Faktury elektroniczne: Czym są i jak działają

Świat księgowości wciąż ewoluuje, a wiele dokumentów zostało zautomatyzowanych i zdigitalizowanych, w tym faktury, które są kluczowym narzędziem przy zakupie lub sprzedaży, czy to produktów, czy usług.

Stopniowo dokument ten staje się popularny w formie elektronicznej w różnych krajach i sektorach rynku, co ma na celu ułatwienie procesów księgowych w firmie i zapewnienie klientom dokładnych informacji o tym, co konsultują, będąc w stanie szczegółowo rozwinąć to, co jest płacone i wszystkie cechy tego, co jest kupowane, takie jak liczba rat (jeśli tak wybrano), czas transakcji, w skrócie.

Niewątpliwie, faktury elektroniczne będą się rozwijać, to znaczy coraz więcej firm będzie włączać je do swojej dynamiki księgowości, dlatego ważne jest, aby się z nimi zapoznać. Niezależnie od tego, czy masz firmę, czy jesteś samozatrudniony, a nawet jeśli jesteś stałym klientem, poszerzenie wiedzy na temat tego dokumentu z pewnością się przyda.

Czym jest faktura elektroniczna?

Być może już wiesz czym jest faktura ale co z fakturą elektroniczną?

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś wiedzieć jest to, że faktura elektroniczna to dokument księgowy, który służy dokładnie temu samemu celowi, co faktura fizyczna (na papierze), to znaczy ma takie same skutki prawne, z tą różnicą, że jest wystawiany w formacie elektronicznym (dociera przez Internet na komputer lub telefon komórkowy, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub aplikacji). Należy pamiętać, że faktura służy do uzasadnienia dostawy produktu lub usługi, dlatego jest ważna i powinna być wymagana przy każdym zakupie.

Innym aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, że faktura w dowolnym formacie podlega zgodzie odbiorcy, ponieważ to odbiorca ostatecznie decyduje o sposobie jej otrzymania (czy zażądać jej fizycznie, czy elektronicznie).

Kiedy fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe?

Wymóg elektronicznego fakturowania zależy od przepisów każdego kraju; na przykład w Hiszpanii jest on obowiązkowy dla niektórych rodzajów firm i operacji. Ponadto wszystkie firmy wystawiające faktury dla administracji publicznej muszą to robić od 1 stycznia 2021 roku.

W ramach informacji (na wypadek, gdybyś w pewnym momencie chciał się z tym zapoznać), faktury te są regulowane przez Dekret Królewski 1619/2012 z 30 listopada, który kontroluje obowiązki fakturowania, takie jak:

• Obowiązek wystawienia faktury, jak wspomniano, musi być zawsze przekazany nabywcy.
• Istniejące rodzaje faktur,
• Treść faktury, która musi być jasna i wyraźna.
• Wymogi dotyczące faktur
• Limity czasowe i retencja (jak długo trwa, tj. jak długo jest aktywna lub obowiązuje w celu dochodzenia roszczeń)
• Kolejnym obowiązkiem jest określenie, czy faktura jest duplikatem, podsumowaniem czy fakturą korygującą.

Rodzaje faktur elektronicznych

Istnieją dwa główne rodzaje faktur elektronicznych, jeden w formacie ustrukturyzowanym, a drugi w formacie nieustrukturyzowanym. Oba dokumenty elektroniczne mogą być przesyłane cyfrowo przez Internet. Różnica polega na tym, że jeden może być zautomatyzowany (ustrukturyzowany), a drugi nie.

Należy pamiętać, że automatyzacja faktur wiąże się z zarządzaniem nimi w całym procesie, tj. śledzeniem ich od momentu wystawienia do momentu uzgodnienia płatności. Oszczędza to czas w zadaniach administracyjnych firm, a także zapewnia większą przejrzystość, jeśli chodzi o wiedzę na temat windykacji, płatności i tego, co zostało nabyte.

Czy masz jakieś wątpliwości? Dzięki poniższemu wyjaśnieniu z pewnością będzie to znacznie jaśniejsze:

• Faktury w formacie ustrukturyzowanym: Ten rodzaj faktur może być generowany automatycznie przez system fakturowania i może być przetwarzany wraz ze wszystkimi danymi w sposób zautomatyzowany przez systemy płatności i księgowości. Uzyskując dostęp do tych faktur, można poznać różne dane interesujące zarówno klienta, jak i firmę, ponieważ można rozszerzyć informacje, klikając określone sekcje.
• Faktury w formacie nieustrukturyzowanym: Są to w zasadzie obrazy, tzn. muszą zostać przetworzone w celu wprowadzenia ich do systemów komputerowych za pomocą ręcznej interwencji. Obejmuje to zeskanowane faktury papierowe i pliki PDF. Same w sobie nie pozwalają na dostęp do większej ilości informacji niż te, które są tam wskazane, ale nie można ich rozszerzyć, tj. nie można przejść dalej, ponieważ jest to jak oglądanie zdjęcia fizycznej faktury.

Powiązany artykuł: Różnica między fakturą a rachunkiem.

Zalety faktury elektronicznej

Jak widać, systematyzacja może być jedną z zalet korzystania z elektronicznego fakturowania fakturowania elektronicznego, istnieją jednak inne zalety, o których warto wiedzieć, a wśród nich najważniejsze:

• Zapewnia większą dokładnośćzmniejsza liczbę błędów ludzkich, ponieważ, jak wspomniano, można je zautomatyzować za pomocą oprogramowanieco uniemożliwia osobie manipulowanie nimi w celu przechowywania informacji. Oszczędza to również czas.
• Skraca cykle przetwarzaniatakich jak windykacja.
• Korzystając z fakturowania elektronicznego nie trzeba płacić za drukowanie lub wysyłki kosztówponieważ wszystko odbywa się online.
• Optymalizacja przestrzeni dyskowej, wszystko odbywa się komputerowo, więc można zapisywać na dysku lub w chmurze.
• Pomaga zapewnić lepszą obsługę klientawsparcie i działania następcze.
• Eliminuje zużycie papierujest przyjazny dla środowiska.
• Minimalizuje ryzyko oszustwa.
• Lepsze zarządzanie systemami ITmiędzy innymi.

Wady

Jednakże, chociaż zalety są widoczne, istnieją inne aspekty, które są wadami i które warto wziąć pod uwagę przy przechodzeniu na fakturowanie elektroniczne:

• Brak przyzwyczajenianiektórzy ludzie nadal nie są przyzwyczajeni do tego rodzaju faktur, więc proszą o fakturę fizyczną i nie przywiązują dużej wagi do faktury elektronicznej (więc byłaby to podwójna praca).
• Należy to uczynić bardziej popularny wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), które nie są przyzwyczajone do wystawiania tego typu faktur.
• Wciąż istnieje automatyczne automatyczne odrzucanie wielu voucherów z powodu awarii systemu lub oprogramowania podczas wysyłania faktur (choć sytuacja stopniowo się poprawia).
• Wymaga początkowych inwestycji: Konieczne jest zainwestowanie w technologię, aby móc z niej korzystać, ponieważ potrzebny jest dostawca oprogramowania lub technologii, jednak po tej inwestycji pojawiają się oszczędności.
• Nie można tego anulować, jest to możliwe tylko poprzez wystawienie not kredytowych na całkowitą kwotę faktury, stąd znaczenie dostawcy oprogramowania lub technologii, z którym łatwiej jest rozwiązać te problemy.

Co się stanie, jeśli nie mam faktury elektronicznej?

Należy wziąć pod uwagę, że firmy (w większym stopniu) muszą coraz częściej wdrażać obowiązek wdrożenia faktury elektronicznej w celu spełnienia wymogów prawnych (w zależności od kraju), jednak w przypadku Hiszpanii, jeśli faktury te nie zostaną wdrożone, mogą zostać nałożone kary w wysokości do 10 000 euro. (W każdym przypadku należy sprawdzić przepisy obowiązujące w miejscu prowadzenia działalności).

Kto nie ma obowiązku wystawiania faktur elektronicznych?

Pomimo powyższego, należy pamiętać, że indywidualni profesjonaliści lub freelancerzy nie są zobowiązani do przesyłania faktur drogą elektroniczną, tylko jeśli chcą to zrobić, a przynajmniej tak będzie w 2023 roku, więc jest to idealny czas, aby dowiedzieć się o tym nowym sposobie przesyłania lub dostępu do tego dokumentu.

Co mogę zrobić, jeśli mam niezapłacone faktury elektroniczne od klientów?

Jeśli masz niezapłacone faktury elektroniczne od swoich klientów, możesz rozważyć kilka opcji:

-Przypomnij klientom o zaległych fakturach i poproś ich o jak najszybsze ich opłacenie. Możesz wysłać im przypomnienie e-mailem lub telefonicznie.

-Zaoferuj plan płatności klientom z zaległymi fakturami. Może to być dobra opcja, jeśli klient ma trudności finansowe.

-Rozważ zatrudnienie agencji windykacyjnej lub prawnika, który pomoże Ci odzyskać zaległe faktury. Jeśli masz zaległe płatności z faktur, Oddcoll jest międzynarodowa agencja windykacyjna która gwarantuje skuteczną płatność. Skontaktuj się już teraz! Zachęcamy do przeczytania Email przypominający o płatności oraz Jak zbierać niezapłacone faktury.

-Jeśli klient nie zapłaci, możesz rozważyć podjęcie kroków prawnych. Może to obejmować złożenie pozwu przeciwko tobie.

Wnioski

Elektroniczne fakturowanie jest kolejnym krokiem w kierunku cyfryzacji dokumentów, ponieważ ułatwia proces śledzenia zakupów, poza tym jest wygodniejsze dla kupującego do przechowywania i składania wszelkich roszczeń online, a dla firmy wygodniej jest je obsługiwać.

Niezależnie od tego, czy jesteś dużą firmą, małą firmą, czy samozatrudnionym profesjonalistą, nadszedł czas, aby dowiedzieć się trochę o tej dokumentacji, ponieważ wcześniej niż później stanie się ona wymogiem jako narzędzie kupna i sprzedaży w każdej branży.