Pakbon: Wat is het, Hoe maak je het, Wanneer & Voorbeelden

Als je een bedrijf hebt of in de bedrijfswereld werkt, heb je waarschijnlijk wel eens gehoord over facturen en leveringsbonnen. Vaak worden deze woorden door elkaar gebruikt, wat kan leiden tot verwarring en fouten bij het documenteren van zakelijke transacties.

Daarom leggen we in dit artikel uit wat een leveringsbon is en waarvoor hij wordt gebruikt, en helpen we je om hem te onderscheiden van een factuur. Het is belangrijk om deze kennis te hebben om commerciële documenten in je bedrijf goed te beheren en zo problemen met de belastingdienst te voorkomen. Lees verder en ontdek alles wat je moet weten over leveringsbonnen en hun relatie met facturen!

Wat is een pakbon?

Een pakbon is een commercieel document dat wordt gebruikt om de levering van een product vast te leggen en dient als bewijs van levering. Het wordt gebruikt bij het verkopen en kopen van producten en wordt uitgegeven door de verkoper om de levering aan de koper te bevestigen.

De leveringsbon is een essentieel document voor zowel de verkoper als de koper, omdat het het mogelijk maakt om de levering van een dienst te verifiëren en mogelijke conflicten te voorkomen. Daarnaast kan het dienen als basis voor de uitgifte van een factuur, een document dat de waarde van het geleverde product weergeeft en dat wordt gebruikt voor belastingdoeleinden.

Wat houdt een pakbon in en wat zijn de onderdelen?

Ze moeten een specifieke structuur hebben, zelfs als je een pakbon-software of een sjabloon gebruikt. Een pakbon moet de volgende specificaties hebben:

• Naam en contactgegevens van de verkoper.
• Naam en contactgegevens van de koper: inclusief adres, btw-nummer of NF.
• De leveringsdatum.
• De datum van afgifte.
• Beschrijving van de goederen in de bestelling.
• Hoeveelheid van elk product dat deel uitmaakt van de bestelling.

Het kan ook een stempel of handtekening van de geadresseerde bevatten.

Voorbeelden van pakbonnen

Zo ziet een pakbon eruit. Het formaat lijkt op dat van facturen, maar deze staan bekend als “leveringsbonnen”.

Soorten pakbonnen

Er zijn verschillende soorten pakbonnen die worden gebruikt bij de verkoop en aankoop van producten. Hieronder volgt een korte beschrijving van de meest voorkomende:

• Leveringsbon: wordt gebruikt om de ontvangst van goederen of diensten door de koper vast te leggen. In dit geval wordt de leveringsbon uitgegeven door de leverancier of verkoper en dient als bewijs van levering.
• Leveringsbon verkoop: dit is de leveringsbon die wordt uitgegeven door de verkoper om de levering van het product aan de koper vast te leggen. Het dient als bewijs van levering en als basis voor het uitreiken van een factuur.
• Retourleveringsbon: wordt gebruikt wanneer de koper het door de verkoper geleverde product retourneert. In dit geval dient de retourbon als bewijs van retourzending en als basis voor het uitgeven van een creditnota.
• Leveringsbon: is het document dat wordt gebruikt om de levering van het product door de vervoerder aan de koper vast te leggen. Het dient als bewijs van levering en kan worden gebruikt als basis voor het uitgeven van een factuur.
• Afhaalbon: wordt gebruikt om het ophalen van goederen of diensten door de koper of de vervoerder vast te leggen. Het dient ter verificatie van het ophalen en kan worden gebruikt als basis voor het uitreiken van een factuur.
• Gewaardeerde vrachtbrief: is een type vrachtbrief dat de waarde van de geleverde producten of diensten bevat. Deze waarde kan worden uitgedrukt in een munteenheid of in een specifieke meeteenheid, zoals kilo’s of liters. Het wordt gebruikt om de levering van goederen of diensten te accrediteren en voor de ontvanger om bewijs te hebben van de waarde van het geleverde.
• Leveringsbon zonder waarde: dit is een type leveringsbon waarop de waarde van de geleverde producten of diensten niet vermeld staat. Dit type leveringsbon wordt vooral gebruikt als de waarde van de geleverde producten niet relevant of niet noodzakelijk is voor het beheer van het bedrijf. Bijvoorbeeld in het geval van levering van monsters of kleine hoeveelheden producten.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat, hoewel er verschillende soorten leveringsbonnen zijn, ze allemaal essentiële documenten zijn voor de controle en het beheer van handelstransacties.

Hoe wordt een pakbon uitgegeven?

De uitgifte van een pakbon kan variëren afhankelijk van het bedrijf en het gebruikte managementsysteem, maar in het algemeen zijn de stappen voor de uitgifte van een pakbon als volgt:

• Identificeer de te leveren producten of diensten: alvorens een leveringsbon uit te geven, is het noodzakelijk om de te leveren producten of diensten te identificeren. Het is essentieel dat de beschrijving van de te leveren producten of diensten duidelijk is om verwarring te voorkomen.
• De leveringsbon voorbereiden: Zodra de producten of diensten zijn geïdentificeerd, moet de leveringsbon worden opgesteld. Deze moet informatie bevatten zoals het nummer, de datum van uitgifte, de naam en het adres van de ontvanger, een beschrijving van de geleverde producten of diensten, de geleverde hoeveelheid en de handtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor de levering.
• Controleer de informatie: Het is belangrijk om te controleren of de informatie op de pakbon correct is voordat je deze aflevert bij de ontvanger. Dit omvat het controleren of de beschrijving van de geleverde producten of diensten correct is en of de geleverde hoeveelheid correct is.

Het is essentieel om in gedachten te houden dat het proces van het uitgeven van een leveringsbon kan variëren afhankelijk van de behoeften van het bedrijf en het gebruikte managementsysteem. In elk geval is het is het noodzakelijk dat de leveringsbon alle nodige informatie bevat om de levering van de goederen of diensten te accrediterenook moet de tijd worden genomen om te controleren of de informatie juist en correct is voordat de leveringsbon aan de ontvanger wordt bezorgd.

Tips voor het gebruik van pakbonnen

Hieronder volgen enkele tips voor het gebruik van pakbonnen:

• Gebruik een gestandaardiseerd formaat: Het is raadzaam om een gestandaardiseerd pakbonformaat te gebruiken om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke informatie wordt opgenomen. Gebruik indien mogelijk het formaat van het managementsysteem van het bedrijf.
• Neem duidelijke en precieze informatie op: het is belangrijk dat de beschrijving van de geleverde producten of diensten duidelijk en nauwkeurig is om complicaties te voorkomen. Het is raadzaam om gedetailleerde informatie op te nemen over de kenmerken van de producten of diensten, zoals grootte, gewicht of kleur.
• Lever de leveringsbon af bij de ontvanger: Het is essentieel om de leveringsbon af te leveren aan de ontvanger als bewijs van levering van de goederen of diensten. Indien mogelijk is het raadzaam om de ontvanger de leveringsbon te laten ondertekenen als bewijs van ontvangst.
• Archiveer een kopie van de leveringsbon: Archiveer een kopie van de leveringsbon in het bedrijf als bewijs van de levering van goederen of diensten. Zo heb je een overzicht van de verrichte leveringen en kun je de bijbehorende betalingen gemakkelijker beheren.

Wat is het verschil tussen een leveringsbon en een factuur?

Een pakbon en een factuur zijn twee verschillende documenten die in verschillende stadia van het verkoopproces worden gebruikt (als je het verschil tussen  factuur en rekening niet weet, lees dan ook het artikel). Hier zijn de belangrijkste verschillen tussen een pakbon en een factuur:

• Een pakbon is een document dat wordt gebruikt om de levering van goederen of diensten te bewijzen, terwijl een factuur een document is dat wordt gebruikt om betaling te vragen.
• In sommige landen is de pakbon geen verplicht document, terwijl de factuur dat wel is. Dit betekent dat er in sommige gevallen geen pakbon mag worden uitgereikt, maar dat er altijd een factuur moet worden uitgereikt.
• De leveringsbon wordt uitgereikt op het moment van levering van de goederen of diensten, terwijl de factuur wordt uitgereikt na levering van de goederen of diensten.
• De factuur is een fiscaal document en wordt gebruikt om de verkoop en de bijbehorende belastingbetaling aan te geven. De leveringsbon is daarentegen geen fiscaal document en heeft geen directe fiscale gevolgen.

Beide documenten zijn belangrijk in het verkoopproces, maar hebben verschillende functies en worden op verschillende momenten uitgereikt. Kijk hier: Waarvoor wordt een factuur gebruikt

Als je daarentegen facturen tegoed hebt en het frustrerend vindt om contact op te nemen met elk van je klanten, raden we je aan Oddcoll te gebruiken, een internationaal incassoplatform om uren werk te besparen met het beheren van commerciële incasso. Als je last hebt van betalingsachterstanden, raden we je aan dit te lezen: Achterstallige betalingen en betalingsherinneringsmail.

Conclusie

Een pakbon dient als bewijs van levering en is essentieel voor het bijhouden van de geleverde producten of diensten. Daarnaast kan het gebruik van leveringsbonnen het beheer van de bijbehorende betalingen vergemakkelijken en helpen bij de planning van toekomstige aankopen. Kortom, de leveringsbon is een belangrijk document in het verkoopproces dat zorgt voor transparantie en efficiëntie in het beheer van leveringen en betalingen.