Betalingsachterstanden: 6 strategieën om ze aan te vragen

Als u het beu bent om uw klanten te achtervolgen voor achterstallige betalingen, bent u op de juiste plaats! In dit artikel vertellen we u de beste tips die u kunt implementeren om dit probleem effectief op te lossen. Het is ongetwijfeld een van de meest frustrerende situaties voor elk bedrijf, dus we zeggen u, maak u klaar om uw geld terug te krijgen!

Wat is een achterstallige betaling?

Een achterstallige betaling is een betaling die niet is verricht binnen de in een financiële of contractuele overeenkomst vastgestelde termijn. Over het algemeen wordt een betaling als te laat beschouwd als deze niet binnen 30 dagen na de overeengekomen vervaldatum is ontvangen.

Betalingsachterstanden kunnen bedrijven in financiële problemen brengen, omdat ze hun cashflow en hun vermogen om aan hun eigen financiële verplichtingen te voldoen, kunnen aantasten.

Bovendien kan het najagen van betalingsachterstanden een stressvol en tijdrovend proces zijn voor ondernemers. Daarom is het belangrijk om effectieve strategieën te hebben voor het vragen van betalingsachterstanden en het onderhouden van goede klantrelaties om dit soort situaties te voorkomen.

Wanneer en hoe vragen?

Allereerst zou het het beste zijn als de klant kan betalen na ontvangst van de facturen (wij raden u aan om rekening vs facturen te lezen), maar dit is niet altijd het geval. Het is echter essentieel voor de cashflow van uw bedrijf om de betaling op tijd te ontvangen, want zo vermijdt u achterstallige of achterstallige rekeningen.

U kunt een betalingsherinnering sturen vóór de vervaldatum, maar vermijd een latere datum. Wij raden zelfs aan om de herinnering een week van tevoren te versturen.

We weten dat het moeilijk is om betalingen te vragen, maar het geheim is om altijd een professionele toon aan te slaan in al uw herinneringsbrieven of e-mails.

Wij raden u aan vriendelijk en beleefd te zijn, want een onbeleefd bericht kan uw relatie met de klant schaden. Hier leest u hoe u dat doet:

Gerelateerd artikel: Wat is een factuur?

Hoe vragen? Volg deze stappen

Stuur een herinnering 5 dagen voor de vervaldatum
Onderwerp: Herinnering betaling factuur

Geachte [naam klant],

Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Ik schrijf u om u eraan te herinneren dat de factuur [factuurnummer] met als vervaldatum [vervaldatum] nog niet is betaald.

Ik zou het op prijs stellen als u de betaling zo snel mogelijk uitvoert, zodat we een goede zakelijke relatie kunnen behouden. Als u vragen of problemen heeft met betrekking tot de betaling, neem dan gerust contact met mij op zodat we het samen kunnen oplossen.

Ik kijk ernaar uit om van u te horen.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

Waarom is deze e-mail effectief?

Het is een zeer korte en respectvolle herinnering. Zo kan de klant snel beslissingen nemen en geen tijd wegnemen van persoonlijke verplichtingen.

Als er binnen 5 dagen geen antwoord is, herinnert u hem nogmaals:
Onderwerp: Tweede betalingsherinnering factuur

Geachte [naam klant],

Ik hoop dat het goed met u gaat. Ik wilde even de kwestie van de factuur [factuurnummer], die nog steeds openstaat, opvolgen.

Ik vrees dat er wat problemen of misverstanden zijn ontstaan over de betaling, dus neem zo snel mogelijk contact met mij op om te overleggen en een oplossing te zoeken.

Ik hoop spoedig van u te horen.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

Waarom is deze e-mail van kracht?

Vanwege de betalingsachterstand heeft u alle recht om de toon van uw herinnering aan te scherpen. Vermeld de nodige details zoals het bedrag en het factuurnummer. Herinner hen eraan hoeveel dagen er sinds de vervaldag zijn verstreken en wat de datum was. Blijf beleefd, want u weet niet welke complicaties uw klant kan hebben.

Als er binnen 10 dagen na de eerste e-mail geen reactie is, herinner hen dan nogmaals aan
Onderwerp: Laatste factuur betalingsherinnering

Geachte [naam klant],

Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Het spijt me dat ik moet blijven hameren op de kwestie van de factuur [factuurnummer], maar ik moet u eraan herinneren dat deze nog steeds openstaat.

Ik begrijp dat er onverwachte problemen kunnen zijn ontstaan, maar ik wil graag zo snel mogelijk met u communiceren om deze te bespreken en een oplossing te vinden die voor beide partijen werkt.

Laat mij alstublieft weten of ik u verder van dienst kan zijn.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

Waarom is deze e-mail effectief?

Op dit punt moet uw herinnering een directe toon hebben. Na zoveel dagen moet u met absolute aandrang betaling eisen. Aan de andere kant is het belangrijk om kort te zijn om de klant niet af te leiden, en hem te vragen te bevestigen of hij uw eerder verzonden herinneringen heeft ontvangen of dat hij de factuur verkeerd heeft opgeborgen.

Hoe omgaan met betalingsachterstanden?

Facturen onmiddellijk vereffenen

Wij raden af om te wachten tot de facturen moeten worden verwerkt. De beste optie is om facturen bij ontvangst te vereffenen, want dan kunt u de uitgaven beter organiseren en beheren, en kunt u middelen toewijzen aan specifieke ontvangers om het proces onmiddellijk te starten.

Aan de andere kant, als onmiddellijke betaling van facturen voor u een obstakel is, kunt u overwegen de betalingen te plannen. En om dit te laten werken, moet u rekening houden met het aantal dagen dat het duurt voordat de betaling van de rekening van de ontvanger is afgeschreven om de ontvangst van de betaling te garanderen.

Automatiseer uw crediteurenadministratie

Door uw crediteurenadministratie te automatiseren, kunt u de snelheid, kwaliteit en nauwkeurigheid verhogen. Door alle handmatige processen te elimineren, voorkomt u verloren facturen, een negatieve cashflow en dubbele of te late betalingen.

Daarom raden wij u aan te investeren in een crediteurensoftware die integreert met uw boekhoudsysteem en handmatige gegevensinvoer en mogelijke fouten volledig overbodig maakt. Evenals een internationaal incassobureau zoals Oddcoll, waarmee u veel tijd kunt besparen bij het beheer van uitstaande betalingen. Als u ziet dat uw klant de schuld niet betaalt, zorgt Oddcoll ervoor dat u betaald wordt. Aarzel niet om contact met hen op te nemen.

Tips om in gedachten te houden

• Communiceer met de klant: Het is belangrijk om met de klant te communiceren zodra een betalingsachterstand wordt geconstateerd. Er kan een geldige reden zijn voor de vertraging en een simpel telefoontje of mailtje kan voldoende zijn om het probleem op te lossen.
• Wees hoffelijk en professioneel: Hoewel het frustrerend kan zijn om late betalingen na te jagen, is het van cruciaal belang om te allen tijde een professionele en hoffelijke houding aan te nemen. Een agressieve of onbeleefde houding maakt de situatie alleen maar erger.
• Stel een schriftelijke overeenkomst op: Het is altijd raadzaam om de voorwaarden van een overeenkomst schriftelijk vast te leggen. Dit omvat betalingsvoorwaarden en andere voorwaarden met betrekking tot de transactie. Op deze manier hebben beide partijen een duidelijk begrip van wat er wordt verwacht.
• Vraag om een betalingstermijn: Als de klant niet onmiddellijk kan betalen, overweeg dan om een betalingstermijn te vragen. Dit kan de financiële druk op de klant helpen verlichten en hem tijd geven om aan zijn verplichtingen te voldoen.
• Zorg voor bemiddeling: Als het moeilijk wordt, overweeg dan om een bemiddelaar in te schakelen. Een bemiddelaar kan u helpen tot een minnelijke schikking te komen zonder naar de rechter te stappen.

Dreig niet meteen met juridische stappen: Meteen dreigen met juridische stappen kan de andere partij in de verdediging drukken en het moeilijk maken om het probleem op te lossen. Probeer in plaats daarvan het probleem in der minne op te lossen en overweeg zo nodig juridische stappen als laatste redmiddel.

Conclusie

Betalingsachterstanden kunnen voor elk bedrijf een bron van stress en financiële problemen zijn. Het is echter belangrijk om te onthouden dat er effectieve strategieën zijn voor het aanvragen van betalingsachterstanden en het onderhouden van een goede klantrelatie.

Communiceren met de klant, schriftelijke afspraken maken, betalingstermijnen vragen en bemiddelingsmogelijkheden onderzoeken zijn enkele van de stappen die kunnen worden genomen om betalingsachterstandproblemen op te lossen.

Daarnaast is het van cruciaal belang om betalingsachterstanden te allen tijde op een professionele en hoffelijke manier aan te pakken, bedreigingen te vermijden en een open houding aan te nemen bij het oplossen van problemen. Door deze strategieën te volgen, kunt u uw geld terugvorderen en een gezonde relatie met uw klanten onderhouden.