Hva er en faktura og hva brukes den til? 2023

Har du noen gang lurt på hva en faktura er og hva den brukes til? Selv om det kan høres kjedelig ut, er fakturaer et viktig verktøy for alle bedrifter som selger produkter eller tjenester på kreditt. Og hvis du er ansvarlig for bedriftens økonomistyring, er det viktig å forstå hvordan de fungerer og hvordan du utsteder fakturaer på riktig måte.

I denne artikkelen forklarer vi på en enkel måte hva en faktura er og hva den brukes til. I tillegg vil vi vise deg de ulike typene fakturaer som finnes, og hva slags informasjon de bør inneholde. Ikke gå glipp av dette!

Hva er en faktura?

En faktura er et handelsdokument som registrerer salg av varer eller tjenester fra en leverandør til en kunde. Den inneholder opplysninger om de solgte produktene eller tjenestene, enhetsprisen, totalsummen som skal betales og avgiftene.

Det er viktig å merke seg at fakturaer også har en juridisk funksjon, siden de er et gyldig dokument for å bevise eksistensen av en kommersiell transaksjon. Av denne grunn er selskaper forpliktet til å utstede fakturaer i mange land, og det er viktig at du sørger for å overholde lokale regler for utstedelse og innhold.

Hva skal den brukes til?

Dette dokumentet er essensielt for økonomistyringen i enhver virksomhet, siden det gjør det mulig å føre en detaljert oversikt over gjennomførte salg og ventende betalinger. I tillegg har den flere viktige funksjoner for en bedrift, blant dem er:

Regnskapsrekord: Takket være fakturaen er det mulig å registrere salg og ventende betalinger. I tillegg til å legge til rette for regnskap og økonomistyring av selskapet.

Økonomisk kontroll: Fakturaen er et verktøy som hjelper deg med å kontrollere inntektene og utgiftene til virksomheten, som lar deg vite tydelig og nøyaktig status for kundefordringer og leverandørgjeld.

Overholdelse av lover og regler: I mange land er selskaper lovpålagt å utstede fakturaer for å bevise at det foreligger en forretningstransaksjon, så fakturaen er et grunnleggende dokument for å overholde skatte- og avgiftsbestemmelser.
Inkassohåndtering: Fakturaen er et middel til å fastsette betalingsbetingelser med kunden og minne dem på at de har en utestående forpliktelse. Ved manglende betaling er fakturaen dessuten et dokument som kan brukes som bevis i en krav- eller rettssaksprosess. Husk det hvis du har forfalte betalinger fra fakturaer, Oddcoll er et internasjonalt inkassobyrå som garanterer vellykket betaling. Ta kontakt nå! Vi oppfordrer til å lese Betalingspåminnelse på e-post og Hvordan inndrive ubetalte fakturaer.

Når skal jeg utstede en faktura?

Utstedelsen av en faktura avhenger av hvilken type forretningstransaksjon som har funnet sted. Fakturaer må imidlertid utstedes i følgende tilfeller:

Salg av varer eller tjenester på kreditt: Brukes når et kredittsalg er gjennomført, dvs. når kunden ikke betaler ved levering av varene eller tjenestene.
Salg til bedrifter: Hvis en bedrift foretar et kjøp, er det nødvendig å utstede en faktura, uavhengig av om betalingen skjer kontant eller på kreditt.
Levering av tjenester: Hvis en tjeneste er levert, må det utstedes en faktura, selv om betalingen skjer kontant.
Eksport: Ved salg til utlandet må fakturaen utstedes for å bevise at transaksjonen har funnet sted.

Det er viktig å merke seg at det i mange land er spesifikke regler for utstedelse av fakturaer, så det er nødvendig å være informert om de juridiske og skattemessige forpliktelsene i hvert enkelt tilfelle. I tillegg er det tilrådelig å utstede fakturaen etter en kommersiell transaksjon for å unngå mulige problemer med innkreving og overholdelse av lover og regler.

Hvilke opplysninger bør en faktura inneholde?

For at en faktura skal anses som gyldig og oppfylle sin juridiske og økonomiske funksjon, må den inneholde følgende opplysninger:

Leverandørens navn eller firmanavn, fullstendig skatteadresse, skatteregistreringsnummer og annen informasjon som gjør det mulig å identifisere leverandøren.
Opplysninger om kunden: Kundens navn eller firmanavn, fullstendig skatteadresse, skatteidentifikasjonsnummer eller annen identifiserende informasjon.
Transaksjonsopplysninger: Fakturautstedelsesdato, periodiseringsdato, fakturanummer, avgiftspliktig beløp, detaljert beskrivelse av solgte varer eller tjenester og mengde.
Avgifter og rabatter: Spesifikasjon av gjeldende avgifter, for eksempel merverdiavgift, og eventuelle tilleggsrabatter eller avgifter.
Totalt beløp som skal betales og betalingsbetingelser: Totalt beløp som skal betales, betalingsfrist og eventuelle andre betalingsbetingelser som er avtalt mellom leverandøren og kunden.

Det anbefales å ta med all informasjon som er relevant for transaksjonen, for eksempel vilkårene og betingelsene for salgetgarantibetingelser, tekniske spesifikasjoner for produktene eller tjenestene og andre opplysninger som kan være viktige for kunden.

Typer fakturaer

Det finnes ulike typer fakturaer, avhengig av hvilken operasjon du ønsker å gjennomføre. Her er de mest brukte:

Vanlig: Kjent som “vanlig faktura”, er den mest brukte og brukes når det er nødvendig å be om betaling.
Forenklet: Denne typen faktura brukes som betalingsbevis og utstedes til sluttbrukeren etter at kjøpet er gjennomført.
Retting: Dette gjøres for å gjøres for å endre fakturaer som tidligere er laget, men fordi de inneholder en feil eller fordi en refusjon er nødvendig.
Rekapitulerende: Det brukes til å redegjøre for grupperte fakturaer for utgifter som er påløpt i løpet av en kalendermåned og som er adressert til en enkelt mottaker. I tillegg har den samme juridiske verdi som en vanlig faktura, så den må inneholde alle nødvendige data.
Proforma: Dette er kjent som et budsjett og har ingen skattemessige virkninger. Den må faktisk inneholde de samme opplysningene som en vanlig faktura.
Elektronisk: Det er som en vanlig faktura, men i digitalt format og har samme verdi som en papirfaktura.

¿Er fakturaen den samme som regningen? Du kan lese artikkelen for å finne ut av det: Forskjellen mellom faktura og regning.

Eksempler på fakturaer

Nedenfor viser vi deg noen eksempler på fakturaer slik at du kan gjøre deg kjent med formatet og få en mye klarere oversikt.

Hvordan bruke en faktura til effektiv innkreving?

Fakturaen er et grunnleggende verktøy for å administrere innkreving og for å sikre at betaling mottas for solgte varer eller tjenester. Her er derfor noen tips om hvordan du kan bruke fakturaen effektivt i innkrevingsprosessen:

Utsted fakturaen så snart som mulig: Det er viktig å utstede fakturaen så snart som mulig etter at den kommersielle transaksjonen er fullført, for å unngå forsinkelser og mulige problemer i innkrevingsprosessen.

Ta med all nødvendig informasjon: Sørg for at fakturaen inneholder alle relevante opplysninger, slik at det ikke oppstår tvil eller forvirring hos kunden.

Fastsett klare betalingsbetingelser: I fakturaen er det viktig å fastsette betalingsbetingelser og eventuelle andre vilkår som er avtalt med kunden. Dette fastsetter en frist for betaling og unngår mulige forsinkelser eller manglende betaling.

Sørg for effektiv oppfølging: Når en faktura er utstedt, er det viktig å følge opp effektivt for å sikre at betalingen mottas i tide. Betalingspåminnelser kan sendes, og det kan etableres en oppfølgingsprosess for utestående betalinger.

Tilby betalingsalternativer: For å lette innkrevingsprosessen kan du tilby ulike betalingsalternativer, for eksempel bankoverføring, kreditt- eller debetkort eller kontant betaling. Dette øker sjansene for at kunden faktisk betaler.

Ved å følge disse tipsene vil du kunne bruke fakturaen effektivt for å administrere innkreving effektivt og sikre at betaling mottas for solgte varer eller tjenester.

Konklusjon

Fakturaen er et essensielt dokument for enhver virksomhet som selger produkter eller tjenester på kreditt. Fakturaen gir ikke bare en detaljert oversikt over forretningstransaksjoner, men er også viktig for økonomisk kontroll, overholdelse av lover og regler og inkassohåndtering.

Husk at fakturaen er et juridisk og økonomisk dokument som må være i samsvar med lokale regler for utstedelse og innhold. Derfor må du sørge for at opplysningene i fakturaen er korrekte og fullstendige, samt sørge for effektiv oppfølging for å sikre at betalingen mottas i tide.