Hvordan inndrive forfalte fakturaer trinn for trinn [2023]

Hvis du er lei av å jage kundene dine for forfalte betalinger, er du på rett sted! I denne artikkelen vil vi fortelle deg de beste tipsene du kan implementere for å løse dette problemet effektivt. Utvilsomt er det en av de mest frustrerende situasjonene for enhver bedrift, så vi forteller deg, gjør deg klar til å få pengene dine tilbake!

Hva er en forsinket betaling?

En forsinket betaling er en betaling som ikke foretas innen tidsrammen som er fastsatt i en finansiell eller kontraktsmessig avtale. Vanligvis regnes en betaling som forsinket hvis den ikke er mottatt innen 30 dager etter avtalt forfallsdato.

Forsinkede betalinger kan føre til økonomiske problemer for selskaper, ettersom de kan påvirke kontantstrømmen og deres evne til å oppfylle sine egne økonomiske forpliktelser.

I tillegg kan det være en stressende og tidkrevende prosess for bedriftseiere å drive inn forsinkede betalinger. Derfor er det viktig å ha effektive strategier for å be om forsinkede betalinger og opprettholde gode kundeforhold for å unngå slike situasjoner.

Når og hvordan spørre?

Først og fremst ville det være best om kunden kan betale etter å ha mottatt fakturaene (vi anbefaler at du leser regningen mot fakturaer), men dette er ikke alltid tilfelle. Det er imidlertid viktig for kontantstrømmen til bedriften din å motta betaling i tide, siden du på denne måten vil unngå misligholdte eller forfalte kontoer.

Du kan sende en betalingspåminnelse før forfallsdatoen, men unngå å gjøre det senere. Vi anbefaler faktisk å sende påminnelsen en uke før.

Vi vet at det er vanskelig å be om betaling, men hemmeligheten er å alltid ha en profesjonell tone i alle purrebrev eller e-poster.

Vi anbefaler at du er vennlig og høflig, siden en uhøflig melding kan skade forholdet til kunden. Slik gjør du det:

Relatert artikkel: Hva er en faktura?

Hvordan spørre? Følg disse trinnene

Send en påminnelse 5 dager før forfallsdato
Emne: Påminnelse om betaling av faktura

Kjære [Kundens navn],

Jeg håper denne e-posten kommer frem til deg. Jeg skriver for å minne deg på at fakturaen [Fakturanummer] med forfallsdato [Forfallsdato] ennå ikke er betalt.

Jeg vil sette pris på om du kan betale så snart som mulig, slik at vi kan opprettholde et godt forretningsforhold. Hvis du har spørsmål eller problemer med betalingen, er du velkommen til å kontakte meg slik at vi kan løse det sammen.

Jeg ser frem til å høre fra deg.

Med vennlig hilsen

[Ditt navn]

Hvorfor er denne e-posten effektiv?

Det er en veldig kort og respektfull påminnelse. Dette gjør det mulig for kunden å ta raske beslutninger og ikke ta tid bort fra personlige forpliktelser.

Hvis det ikke er noe svar innen 5 dager, påminn dem igjen
Emne: Andre påminnelse om betaling av faktura

Kjære [Kundens navn],

Jeg håper du har det bra. Jeg ville bare følge opp spørsmålet om fakturaen [fakturanummer], som fortsatt er utestående.

Jeg er bekymret for at det har oppstått noen problemer eller misforståelser i forbindelse med betalingen, så vennligst kontakt meg så snart som mulig for å diskutere og finne en løsning.

Jeg ser frem til å høre fra deg snart.

Med vennlig hilsen

[Ditt navn] [Ditt navn

Hvorfor er denne e-posten effektiv?

På grunn av den sene betalingen har du all rett til å skjerpe tonen i påminnelsen din. Ta med de nødvendige detaljene som beløpet og fakturanummeret. Minn dem på hvor mange dager som har gått siden forfallsdatoen og hvilken dato det var. Slutt aldri å være høflig, siden du ikke vet hvilke komplikasjoner kunden din kan ha.

Hvis det ikke er noe svar innen 10 dager etter den første e-posten, kan du minne dem på nytt
Emne: Påminnelse om betaling av siste faktura

Kjære [Kundens navn],

Jeg håper denne e-posten kommer frem til deg. Jeg beklager å måtte fortsette å mase om fakturaen [Fakturanummer], men jeg må minne deg på at den fortsatt er utestående.

Jeg forstår at det kan ha oppstått uventede problemer, men jeg vil gjerne kommunisere med deg så snart som mulig for å diskutere dem og finne en løsning som fungerer for begge parter.

Vennligst gi meg beskjed hvis jeg kan være til ytterligere hjelp.

Med vennlig hilsen

[Ditt navn] [Ditt navn

Hvorfor er denne e-posten effektiv?

På dette tidspunktet bør påminnelsen din ha en direkte tone. Etter så mange dager bør du kreve betaling med absolutt press. På den annen side er det viktig å være kortfattet for ikke å distrahere kunden, og be ham om å bekrefte om han har mottatt tidligere påminnelser eller om han har forlagt fakturaen.

Hvordan håndtere forsinkede betalinger?

Gjør opp fakturaer umiddelbart

Vi anbefaler ikke å vente til fakturaene skal behandles. Det beste alternativet er å gjøre opp fakturaer ved mottak, da dette gir deg en bedre organisering og styring av utgiftene, samt å tildele midler til bestemte mottakere for å starte prosessen umiddelbart.

På den annen side, hvis det å betale fakturaer umiddelbart er et hinder for deg, bør du vurdere å planlegge betalinger. Og for å få dette til å fungere, må du ta hensyn til antall dager det tar før betalingen blir belastet mottakerens konto for å sikre at betalingen mottas.

Automatiser prosessen for leverandørgjeld

Ved å automatisere leverandørgjeldsprosessene kan du øke hastigheten, kvaliteten og nøyaktigheten. Ved å eliminere manuelle prosesser unngår du tapte fakturaer, negativ kontantstrøm og doble eller forsinkede betalinger.

Derfor anbefaler vi at du investerer i en programvare for leverandørreskontro som integreres med regnskapssystemet ditt og fullstendig eliminerer manuell dataregistrering og mulige feil. I tillegg til et internasjonalt inkassobyrå som Oddcoll, hvor du kan spare mye tid på å administrere utestående betalinger. Hvis du ser at kunden din ikke betaler gjelden, sørger Oddcoll for at du får betalt. Ikke nøl med å kontakte dem.

Tips å huske på

• Kommuniser med kunden: Det er viktig å kommunisere med kunden så snart en forsinket betaling oppdages. Det kan være en gyldig grunn til forsinkelsen, og en enkel telefon eller e-post kan være nok til å løse problemet.
• Vær høflig og profesjonell: Selv om det kan være frustrerende å jage forsinkede betalinger, er det viktig å opprettholde en profesjonell og høflig holdning til enhver tid. Å være aggressiv eller uhøflig vil bare gjøre situasjonen verre.
• Oppretten skriftlig avtale: Det er alltid tilrådelig å fastsette vilkårene for enhver avtale skriftlig. Dette inkluderer betalingsbetingelser og eventuelle andre vilkår knyttet til transaksjonen. På denne måten har begge parter en klar forståelse av hva som forventes.
• Be om en betalingsfrist: Hvis kunden ikke er i stand til å betale umiddelbart, bør du vurdere å be om en betalingsfrist. Dette kan bidra til å lette det økonomiske presset på kunden og gi dem tid til å oppfylle sine forpliktelser.
• Få til mekling: Hvis ting blir vanskelig, bør du vurdere å bruke en mekler. En mekler kan hjelpe deg med å komme fram til en minnelig avtale uten å gå til rettslige skritt.

Ikke tru med rettslige skritt med en gang: Å true med rettslige skritt med en gang kan sette den andre parten på defensiven og gjøre det vanskelig å løse problemet. Forsøk i stedet å løse problemet i minnelighet, og vurder om nødvendig rettslige skritt som en siste utvei.

Konklusjon

Forsinket betaling kan være en kilde til stress og økonomiske problemer for enhver bedrift. Det er imidlertid viktig å huske at det finnes effektive strategier for å be om forsinkede betalinger og opprettholde gode kundeforhold.

Å kommunisere med kunden, inngå skriftlige avtaler, be om betalingsbetingelser og utforske meklingsmuligheter er noen av tiltakene som kan iverksettes for å løse problemer med forsinket betaling.

I tillegg er det viktig å håndtere forsinkede betalinger på en profesjonell og høflig måte til enhver tid, unngå trusler og opprettholde en åpen holdning til problemløsning. Ved å følge disse strategiene vil du kunne få tilbake pengene dine og opprettholde sunne relasjoner med kundene dine.