Elektroniske fakturaer: Hva er og hvordan fungerer det?

Regnskapsverdenen fortsetter å utvikle seg, og mye dokumentasjon har blitt automatisert og digitalisert, inkludert fakturaer, som er et viktig verktøy ved kjøp eller salg, enten det gjelder produkter eller tjenester.

Litt etter litt blir dette dokumentet populært elektronisk i forskjellige land og markedssektorer, dette for å lette regnskapsprosessene i et selskap og for å gi kundene nøyaktig informasjon om hva de konsulterer, og være i stand til å utvide i detalj hva som blir betalt og alle egenskapene til det som kjøpes som antall avdrag (hvis det er valgt), tidspunkt for transaksjonen, kort sagt.

Utvilsomt, elektroniske fakturaer vil vokse, det vil si at flere og flere selskaper vil innlemme dem i regnskapsdynamikken, så det er viktig å bli kjent med dem. Enten du har et selskap eller er selvstendig næringsdrivende, eller til og med hvis du er en vanlig kunde, vil det sikkert være nyttig å utvide kunnskapen din om dette dokumentet.

Hva er en elektronisk faktura?

Du vet kanskje allerede hva en faktura er, men hva med en elektronisk faktura?

Det første du bør vite er at en elektronisk faktura er et regnskapsdokument som tjener nøyaktig samme formål som en fysisk faktura (på papir), det vil si at den har de samme rettsvirkningene, med den forskjellen at den utstedes i elektronisk format (den kommer via internett enten til datamaskinen eller mobiltelefonen din, enten via e-post eller whats app). Husk at fakturaen tjener til å rettferdiggjøre levering av et produkt eller en tjeneste, det er derfor den er viktig og bør etterspørres ved hvert kjøp.

Et annet aspekt å ta i betraktning er at fakturaen, uansett format, er avhengig av mottakerens samtykke, siden det er mottakeren som til slutt bestemmer hvordan den skal mottas (fysisk eller elektronisk).

Når er elektronisk fakturering obligatorisk?

Kravet om elektronisk fakturering avhenger av regelverket i hvert enkelt land; i Spania er det for eksempel obligatorisk for noen typer selskaper og operasjoner. I tillegg må alle selskaper som fakturerer offentlig forvaltning, gjøre det fra 1. januar 2021.

Som en opplysning (i tilfelle du på et tidspunkt ønsker å konsultere den), er disse fakturaene regulert av kongelig resolusjon 1619/2012 av 30. november, som kontrollerer faktureringsforpliktelsene, for eksempel:

Plikten til å utstede en faktura, som nevnt, må alltid gis til en kjøper.
De eksisterende typer fakturaer,
Innholdet i fakturaen, som må være tydelig og eksplisitt.
Fakturakrav
Tidsfrister og oppbevaring (hvor lenge den varer, dvs. hvor lenge den er aktiv eller i kraft for å fremsette et krav)
En annen forpliktelse er å spesifisere om fakturaen er en duplikat-, oppsummerings- eller korrigeringsfaktura.

Typer elektroniske fakturaer

Det finnes to hovedtyper elektroniske fakturaer, en i strukturert format og en i ustrukturert format. Begge elektroniske dokumenter kan overføres digitalt via Internett. Forskjellen er at den ene kan være automatisert (strukturert) og den andre ikke.

Husk at automatisering av fakturaer har å gjøre med å administrere dem gjennom hele prosessen, dvs. å holde oversikt over dem fra de utstedes til betalingene er avstemt. Dette sparer tid i bedriftenes administrative oppgaver og gir også større klarhet når det gjelder å vite innkreving, betalinger og hva som er anskaffet.

Er du i tvil? Med følgende forklaring vil du sikkert ha det mye klarere:

Fakturaer i strukturert format: Denne typen fakturaer kan genereres automatisk av et faktureringssystem og kan behandles med alle dataene på en automatisert måte av betalings- og regnskapssystemer. Ved å få tilgang til disse fakturaene kan du få vite forskjellige data av interesse for både kunden og selskapet, siden du kan utvide informasjonen ved å klikke på bestemte seksjoner.
Fakturaer i ustrukturert format: Disse er i utgangspunktet et bilde, dvs. at de må behandles manuelt for å kunne legges inn i datasystemene. Dette omfatter skannede papirfakturaer og PDF-filer. I seg selv gir de ikke tilgang til mer informasjon enn det som er angitt der, men dette kan ikke utvides, dvs. det er ikke mulig å gå lenger fordi det er som å se på et bilde av en fysisk faktura.

Relatert artikkel: Forskjellen mellom faktura og regning.

Fordeler med en elektronisk faktura

Som du kan se, kan systematisering være en av fordelene ved å bruke elektronisk fakturering, det er imidlertid andre fordeler som er verdt å vite, blant disse er de viktigste:

Gir større nøyaktighetdet reduserer menneskelige feil, siden de som nevnt kan automatiseres ved hjelp av programvare, som hindrer en person i å manipulere dem for å lagre informasjonen. Dette sparer også tid.
Kortere behandlingssykluserfor eksempel innkreving.
Ved å bruke elektronisk fakturering slipper du å betale for utskrift eller frakt kostnader, siden alt gjøres på nettet.
Optimaliser lagringsplass, alt gjøres via datamaskin, slik at du kan lagre på disk eller i skyen.
Hjelper med å gi bedre kundeservice, støtte og oppfølging.
Eliminerer papirforbruker miljøvennlig.
Minimerer risikoen for svindel.
Forbedret forvaltning av IT-systemerblant annet.

Ulemper

Selv om fordelene er synlige, er det imidlertid andre aspekter som er ulemper og som det er verdt å ta hensyn til når man går over til elektronisk fakturering:

Mangel på vanenoen mennesker er fortsatt ikke vant til denne typen fakturaer, så de ber om en fysisk faktura og gir ikke den elektroniske fakturaen mye verdi (så det blir dobbeltarbeid).
Det må gjøres mer populært blant små og mellomstore bedrifter (SMB), som ikke er vant til å utstede denne typen fakturaer.
Det finnes fortsatt automatisk avvisning av mange bilag på grunn av system- eller programvarefeil ved sending av fakturaer (selv om dette gradvis blir bedre).
Krever innledende investeringer: Det er nødvendig å investere i teknologi for å kunne bruke den, siden en programvare- eller teknologileverandør er nødvendig, men etter den investeringen kommer besparelsene.
Det kan ikke kanselleres, dette er bare mulig ved å utstede kreditnotaer for det totale fakturabeløpet, derav viktigheten av en programvare- eller teknologileverandør som det er lettere å løse disse problemene med.

Hva skjer hvis jeg ikke har en elektronisk faktura?

Du må ta hensyn til at selskaper (i større grad) i økende grad må implementere plikten til å implementere den elektroniske fakturaen for å overholde lovkravene (avhengig av land), men når det gjelder Spania, hvis disse fakturaene ikke implementeres, kan det ilegges bøter på opptil 10 000 euro. (I alle tilfeller må du sjekke i henhold til lovene der du driver virksomhet).

Hvem er ikke forpliktet til å fakturere elektronisk?

Til tross for det ovennevnte må du huske på at individuelle fagpersoner eller frilansere ikke er forpliktet til å sende inn fakturaene sine elektronisk, bare hvis de ønsker å gjøre det, eller i det minste vil dette være tilfelle i løpet av 2023, så det er det perfekte tidspunktet å lære om denne nye måten å sende inn eller få tilgang til dette dokumentet på.

Hva kan jeg gjøre hvis jeg har ubetalte elektroniske fakturaer fra kunder?

Hvis du har ubetalte elektroniske fakturaer fra kundene dine, er det noen alternativer du bør vurdere:

-Påminn kundene om utestående fakturaer og be dem om å betale dem så snart som mulig. Du kan sende dem en påminnelse via e-post eller telefon.

-Tilby en betalingsplan til kunder med utestående fakturaer. Dette kan være et godt alternativ hvis kunden har økonomiske problemer.

-Vurder å engasjere et inkassobyrå eller en advokat til å hjelpe deg med å inndrive utestående fakturaer. Hvis du har forfalte betalinger fra fakturaer, Oddcoll er en internasjonalt inkassobyrå byrå som garanterer vellykket betaling. Ta kontakt nå! Vi oppfordrer til å lese Betalingspåminnelse på e-post og Hvordan inndrive ubetalte fakturaer.

-Hvis kunden ikke betaler, kan du vurdere å ta rettslige skritt. Dette kan omfatte søksmål mot deg.

Konklusjon

Elektronisk fakturering er enda et skritt mot digitalisering av dokumenter, siden det letter sporingsprosessen for kjøp, dessuten er det mer praktisk for kjøperen å lagre og gjøre krav online, og for selskapet er det mer praktisk å delta på det.

Så enten du er et stort selskap, et lite selskap eller en selvstendig næringsdrivende, er det på tide å lære litt om denne dokumentasjonen, for før heller enn senere vil det bli et krav som et kjøps- og salgsverktøy i enhver bransje.