期限切れ請求書を回収する方法 ステップバイステップ[2023]

もしあなたが、支払いが滞っているクライアントを追いかけることに疲れているのなら、あなたは正しい場所にいることになります！この記事では、この問題を効果的に解決するために実行できる最高のヒントをお伝えします。間違いなく、それはどんなビジネスにとっても最もイライラする状況の1つです、だから我々はあなたに、あなたのお金を取り戻すために準備をすることを伝えます！

延滞金とは何ですか？

延滞金とは、金融または契約上の合意で定められた期間内に行われなかった支払いのことです。一般的に、合意された支払期日から30日以内に受け取られなかった場合、支払遅延とみなされます。

支払遅延は、企業のキャッシュフローに影響を与え、企業の財務上の問題を引き起こす可能性があります。

また、支払い遅延を追いかけることは、ビジネスオーナーにとってストレスと時間のかかる作業となります。このため、このような事態を避けるために、支払い遅延を要請するための効果的な戦略を持ち、顧客との関係を良好に保つことが重要です。

いつ、どのように依頼すればいいのか？

まず、クライアントが請求書を受け取った後に支払うことができればベストですが（請求書と請求書の違いを読むことをお勧めします）、必ずしもそうとは限りません。しかし、期限内に支払いを受けることは、企業のキャッシュフローにとって不可欠です。なぜなら、そうすることで、アカウントの延滞や滞納を避けることができるからです。

支払期日前に支払督促を実施することは可能ですが、後で実施することは避けましょう。実際には、1週間前にリマインダーを送信することをお勧めします。

支払いをお願いするのは大変だと思いますが、リマインダーの手紙やメールには常にプロフェッショナルなトーンで書くことが秘訣です。

失礼な言い方をすると、顧客との関係が悪くなってしまうので、親切で丁寧な表現をお勧めします。その方法はこちらです：

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どのように依頼するのですか？以下の手順で行います。

支払期日の5日前にリマインダーを送信する
件名：インボイスの支払いに関するお知らせ

親愛なる[クライアントの名前]、

このメールがあなたのお役に立つことを願っています。このたびは、支払期日が[期日]のインボイス[インボイス番号]がまだ支払われていないことをお知らせします。

私たちが良好なビジネス関係を維持できるよう、できるだけ早くお支払いいただけると幸いです。お支払いに関するご質問や問題がありましたら、一緒に解決できるよう、お気軽にご連絡ください。

あなたからのご連絡をお待ちしております。

よろしくお願いします、

[あなたの名前]を

なぜこのメールが効果的なのか？

とても簡潔で丁寧なリマインダーです。これによって、クライアントは迅速な意思決定をすることができ、個人的な義務から時間を奪うことはありません。

5日経っても回答がない場合は、
件名を再度お知らせください：第2回請求書支払い催促

親愛なる[クライアントの名前]、

お元気でいらっしゃいますか。請求書番号]の件ですが、まだ未解決のままですので、フォローアップさせていただきます。

支払いに関して何か問題や誤解が生じたのではないかと心配していますので、できるだけ早く私に連絡し、話し合いと解決策を模索してください。

早急にご連絡をお待ちしております。

敬具

[あなたの名前］

なぜこのメールが有効なのか？

支払いが遅れているため、督促の口調をシャープにするのは当然です。金額や請求書番号など、必要な詳細を盛り込みます。期日から何日経過したのか、その日は何日だったのかを念押しする。さて、お客様がどんな複雑な事情を抱えているか分からないので、決して丁寧な対応をやめないでください。

最初のメールから10日以内に返答がない場合は、
件名で再度催促しましょう：最終請求書の支払いに関するお知らせ

親愛なる[クライアントの名前]、

このメールがあなたのお役に立つことを願っています。請求書[請求書番号]の件ですが、まだ未払いであることをお伝えしなければならず、申し訳なく思っています。

予期せぬ問題が発生したことは理解していますが、できるだけ早く連絡を取り合い、話し合い、双方にとって有効な解決策を見出したいと思っています。

また何かお役に立てることがありましたら、お知らせください。

よろしくお願いします、

[あなたの名前］

なぜこのメールが効果的なのか？

この時点で、あなたのリマインダーは直接的なトーンを持っている必要があります。何日も経ったら、絶対的な圧力で支払いを要求する必要があります。一方、お客様の気を散らさないように簡潔に、以前に送った督促状を受け取ったか、請求書を紛失していないかなどを確認することが重要です。

支払いが遅れた場合の対処法は？

請求書をすぐに決済する

請求書の処理期限まで待つことはお勧めしません。請求書を受け取った時点で決済するのがベストです。これによって、経費の整理と管理がしやすくなり、特定の受取人に資金を割り当ててすぐに処理を開始することができます。

一方、請求書の即時決済が困難な場合は、支払のスケジューリングを検討する必要があります。そして、これを実現するために、支払先の口座から引き落とされるまでの日数を考慮し、確実に支払いを受け取れるようにしましょう。

買掛金プロセスを自動化する

買掛金プロセスを自動化することで、スピード、品質、精度を向上させることができます。手作業のプロセスをなくすことで、請求書の紛失、キャッシュフローの悪化、支払いの二重・遅延を防ぐことができます。

そのため、会計システムと統合し、手作業によるデータ入力や起こりうるエラーを完全に排除することができる買掛金ソフトウェアに投資することをお勧めします。また、Oddcollのような国際的な債権回収会社を利用すれば、未払い金の管理にかかる時間を大幅に短縮することができます。もし、あなたのクライアントが債務を支払わないことがわかったら、Oddcollはあなたに支払いを保証してくれます。迷わず連絡してください。

留意すべきポイント

• 顧客とコミュニケーションをとる支払い遅延が発覚したら、すぐにお客様と連絡を取ることが重要です。遅延には正当な理由があるかもしれませんし、電話や電子メールを送るだけで問題が解決する場合もあります。
• 礼儀正しく、プロフェッショナルであること：支払い遅延を追いかけるのはイライラするものですが、常にプロフェッショナルで礼儀正しい態度を保つことが重要です。攻撃的な態度や無礼な態度は、状況を悪化させるだけです。
• 合意書を作成する：どんな契約でも、その条件を書面で定めることが常に望ましいです。これには、支払い条件や取引に関連するその他の条件も含まれます。こうすることで、両者は何が期待されているかを明確に理解することができます。
• 支払条件を要求する：顧客がすぐに支払うことができない場合は、支払期限を要求することを検討する。そうすることで、お客様の経済的な負担を軽減し、義務を果たすための時間を確保することができます。
• 調停を持ちかける：物事が難しくなった場合は、調停者の利用を検討しましょう。調停者は、法的措置に頼ることなく、友好的な合意に達するのを助けてくれます。

すぐに法的措置をとると脅さないでください：すぐに法的措置をとると、相手が守勢に回り、問題の解決が難しくなります。その代わり、友好的に問題を解決するよう努め、必要であれば、法的措置は最後の手段として検討しましょう。

まとめ

支払い遅延は、どのようなビジネスにおいても、ストレスや金銭的な問題の原因となり得ます。しかし、支払い遅延を要請し、良好な顧客関係を維持するための効果的な戦略があることを覚えておくことが重要です。

顧客とのコミュニケーション、書面による合意の確立、支払い条件の要求、調停オプションの検討などは、支払い遅延の問題を解決するために取ることのできるステップの一部である。

さらに、常にプロフェッショナルで礼儀正しい態度で支払い遅延に対処し、脅しを避け、問題解決に向けたオープンな姿勢を維持することが重要です。これらの戦略に従うことで、資金を回収し、顧客との健全な関係を維持することができるようになります。