Processo di richiesta di contanti: Cos’è e come funziona

Vi siete mai chiesti come fanno le aziende a tenere un registro chiaro e preciso di tutte le loro transazioni? Lo fanno attraverso un corretto processo di riconciliazione dei pagamenti, noto anche come “processo di richiesta di contanti”.

In questo articolo spiegherò esattamente cos’è il “processo di richiesta di contanti”, la sua importanza nell’amministrazione finanziaria di un’azienda, il suo impatto e tutti i suoi aspetti chiave.

Se volete scoprire cosa c’è dietro l’efficienza operativa dell’azienda, continuate a leggere.

Che cos’è il processo di richiesta di contanti?

Il processo di richiesta di contanti, noto anche come processo di riconciliazione dei pagamenti, è un insieme di procedure che un’azienda segue per identificare, registrare e applicare con precisione i pagamenti ricevuti dai clienti ai propri crediti. In sostanza, questo processo assicura che i pagamenti in ritardo effettuati dai clienti siano correttamente assegnati alle fatture corrispondenti o ai conti in sospeso nei registri contabili dell’azienda.

Questo processo è di vitale importanza per garantire una contabilità accurata e mantenere la salute finanziaria dell’azienda. Si tratta di riconciliare i registri interni dell’azienda con le transazioni effettive, come i bonifici bancari, gli assegni o i pagamenti elettronici, per garantire che tutti siano registrati e contabilizzati correttamente.

Componenti chiave del processo?

Una procedura e un controllo corretti sono fondamentali per una salute finanziaria forte e stabile. Tenere traccia dei processi di riconciliazione dei pagamenti è fondamentale per poter prendere decisioni informate, mantenere un equilibrio favorevole e garantire un flusso di cassa vantaggioso. Per capire cosa integra questo processo, ne discuteremo qui i componenti:

Ricevere le informazioni

Il processo di riconciliazione dei pagamenti inizia quando l’azienda riceve informazioni sui pagamenti effettuati dai clienti. Tali informazioni possono provenire da varie fonti, come estratti conto bancari, piattaforme di pagamento online o sistemi di fatturazione interni.

Identificare i pagamenti

Una volta ricevute le informazioni, il passo successivo consiste nell’identificare i pagamenti corrispondenti alle specifiche fatture o transazioni. Cosa significa? Confrontare i dettagli dei pagamenti ricevuti con i registri interni dell’azienda per assicurarsi che siano assegnati correttamente.

Riconciliare i dati

In questa fase, i dati dei pagamenti ricevuti vengono confrontati con i registri interni dell’azienda per verificarne la corrispondenza. Vengono verificati dettagli come l’importo del pagamento, la data ed eventuali riferimenti o numeri di fattura. Se ci sono discrepanze, vengono analizzate e risolte.

Applicazione del pagamento

Una volta verificata la coincidenza dei dati, i pagamenti vengono applicati alle fatture corrispondenti nei sistemi contabili. Ciò comporta la registrazione nei libri contabili dell’avvenuta ricezione e applicazione dei pagamenti, consentendo un’accurata tracciabilità dei flussi di cassa.

Risoluzione delle controversie

Se si riscontrano differenze o incongruenze tra i pagamenti ricevuti e i registri interni, è necessario effettuare ulteriori indagini.

Riconciliazione bancaria

Una volta che i pagamenti sono stati applicati alle fatture corrispondenti nei registri interni, viene eseguita una riconciliazione bancaria. Questa operazione consiste nel confrontare i dati dei pagamenti registrati nei libri contabili con i dati degli estratti conto bancari, per verificare che tutto sia in equilibrio e che nulla sia rimasto non registrato.

Rapporti

Infine, vengono generati dei report che mostrano lo stato dei pagamenti ricevuti, i saldi in sospeso e le discrepanze risolte. Questi report sono preziosi per le decisioni future e per mantenere una visione chiara e aggiornata della salute finanziaria dell’azienda.

Fasi del processo di richiesta di contanti

Il processo di richiesta di contanti è essenziale per garantire che i pagamenti dei clienti siano gestiti in modo accurato ed efficiente, quindi è una parte vitale della gestione finanziaria aziendale, in quanto aiuta anche i registri interni a riflettere accuratamente le transazioni. Le fasi del processo sono le seguenti:

Fase 1: ricezione dei pagamenti

Quando i clienti effettuano i pagamenti, che possono essere in contanti, assegni, trasferimenti elettronici o carte di credito, vengono ricevuti dall’azienda.

Fase 2: identificazione delle transazioni

Ogni pagamento deve essere identificato e collegato alla fattura o al conto corrispondente. A tal fine, è necessario utilizzare dettagli come i numeri di fattura o altri dati rilevanti.

Fase 3: registrazione nel sistema contabile

I pagamenti vengono registrati nel sistema contabile dell’azienda, assicurandosi che l’importo e la data del pagamento siano accuratamente registrati.

Fase 4: Riconciliazione dei pagamenti

Le registrazioni contabili vengono confrontate con gli estratti conto bancari per verificare che i pagamenti registrati corrispondano alle transazioni effettivamente effettuate in banca.

Fase 5: allocazione del contante

È fondamentale assegnare correttamente i pagamenti ricevuti alle fatture o ai conti in sospeso corrispondenti.

Fase 6: Aggiornamento degli estratti conto

Gli estratti conto dei clienti vengono aggiornati per riflettere i pagamenti effettuati e i conti saldati con successo.

Fase 7: Risoluzione delle discrepanze

Qualsiasi discrepanza tra le registrazioni contabili e i pagamenti effettivi viene esaminata e risolta. Ciò può comportare la comunicazione con i clienti per chiarire eventuali problemi e garantire l’accuratezza.

Fase 8: Rapporti e analisi

Vengono generati report e analisi per valutare l’efficienza del processo; in questo modo è possibile identificare le tendenze, rilevare i modelli e valutare la salute finanziaria generale dell’azienda.

Sfide da affrontare

Affrontare le sfide, in qualsiasi campo, richiede una combinazione di attenzione meticolosa, tecnologia appropriata e buone pratiche di gestione. Il primo passo consiste nell’individuare i possibili scenari in cui ci si può imbattere, in modo da disporre di alcuni piani di emergenza per evitare che una situazione ci colga completamente alla sprovvista. Quando parliamo di recupero del contante, alcune delle sfide che potreste incontrare sono:

Differenza di dati

I dati che appaiono nel vostro database e negli estratti conto bancari spesso presentano differenze, dovute a errori umani o a problemi di trasmissione dei dati.

Pagamenti non identificati

Quando i clienti non forniscono informazioni chiare su quale sia la fattura a cui corrisponde un pagamento, sono necessari ulteriori controlli e indagini.

Volume transazionale

Nelle aziende con un elevato volume di transazioni, il processo di riconciliazione può diventare complesso, lungo e soggetto a maggiori errori.

Modifiche nei pagamenti

Pagamenti parziali, rimborsi o rettifiche possono rendere difficile la riconciliazione, poiché è difficile identificare l’importo esatto pagato e assegnarlo correttamente alla fattura corrispondente.

Mancanza di documentazione

Se non si conserva una documentazione chiara delle transazioni e dei pagamenti, può essere difficile tracciare e verificare i pagamenti ricevuti.

Mancanza di collaborazione

Se i clienti non forniscono informazioni accurate o non rispondono alle richieste, sarà molto difficile risolvere discrepanze e difficoltà.

Errori di corrispondenza dei dati

I dettagli dei registri, come i numeri di fattura o i codici di riferimento, possono essere inseriti in modo errato, causando errori nell’assegnazione dei pagamenti.

Mancanza di automazione

Se il processo di riconciliazione viene eseguito manualmente senza il supporto di strumenti o software, sarà più soggetto a errori e richiederà più tempo.

Automazione della cassa: Strumenti

Quando si tratta del processo di richiesta di contanti, l’automazione è una risorsa inestimabile perché nel mondo della finanza l’efficienza è fondamentale. Grazie a una serie di strumenti tecnologici specificamente progettati per ottimizzare il processo di richiesta di contanti, le aziende possono semplificare drasticamente i processi, ridurre al minimo gli errori e liberare risorse per altre attività. Alcuni esempi di strumenti sono:

HighRadius Cash Application Cloud

HighRadius è una soluzione basata sul cloud che utilizza l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per automatizzare la riconciliazione dei pagamenti. È possibile identificare automaticamente i pagamenti e assegnarli alle fatture corrispondenti.

Gestione dei crediti SAP

La piattaforma di gestione dei crediti di SAP offre una serie di strumenti di automazione, ad esempio, attraverso l’uso di regole e algoritmi personalizzabili, snellisce l’identificazione e l’assegnazione dei pagamenti, inoltre si integra nei sistemi contabili esistenti.

Pagamenti con QuickBooks

QuickBooks, una piattaforma molto diffusa tra le piccole imprese, offre la possibilità di registrare automaticamente sul libro mastro i pagamenti effettuati tramite QuickBooks, risparmiando così tempo nell’inserimento manuale dei dati.

Microsoft Dynamics 365 Finance

Dynamics 365 Finance può applicare automaticamente i pagamenti alle fatture e generare report dettagliati sullo stato e sulle tendenze dei pagamenti.

I vantaggi di un processo efficiente

Un processo efficiente di richiesta di contanti non è solo un obiettivo per le aziende, ma anche un investimento strategico che comporta una serie di vantaggi significativi. Man mano che le organizzazioni cercano di ottimizzare il processo di richiesta di contanti, si sviluppano nuovi vantaggi. Ecco alcuni dei principali vantaggi che ne derivano:

Conformità normativa

Un processo efficiente di richiesta di contanti può contribuire a garantire la registrazione accurata delle transazioni e il rispetto dei requisiti contabili e normativi.

Ottimizzazione del flusso di cassa

Assicurandosi che i pagamenti siano applicati correttamente e che i conti siano aggiornati, le aziende ottimizzano i loro flussi di cassa.

Risposta rapida

La rapidità nella conferma dei pagamenti e nell’aggiornamento degli estratti conto migliora la soddisfazione dei clienti e rafforza le relazioni commerciali.

Riduzione degli errori

L’automazione riduce drasticamente la possibilità di errori umani nel processo.

Risparmio

Libera tempo per i team finanziari, permettendo ai professionisti di concentrarsi su attività strategiche di maggior valore, e riduce i costi, ad esempio, dell’archiviazione fisica.

Avete bisogno di contanti? Perché non chiedere ai vostri clienti i pagamenti in ritardo?

Avete a che fare con i ritardi di pagamento dei vostri clienti e vi rendete conto di quanto possa essere difficile mantenere la liquidità necessaria per operare senza problemi? E se vi dicessimo che esiste una soluzione che può aiutarvi a recuperare i pagamenti in ritardo?

Benvenuti in Oddcoll, il vostro alleato nell’ottimizzazione finanziaria. La nostra piattaforma è dedicata a semplificare e velocizzare il processo di recupero delle attività, consentendovi di ottenere la liquidità necessaria nel modo più efficiente. Non dovrete più preoccuparvi del noioso compito di contattare e negoziare manualmente i pagamenti, perché Oddcoll lo fa per voi. Oddcoll vi libera dal peso del lavoro manuale e vi permette di concentrarvi su ciò che conta davvero.

Quindi, perché non chiedere ai vostri clienti di pagare in ritardo e assicurarvi che il vostro flusso di cassa scorra senza intoppi? Siamo qui per aiutarvi a trasformare il vostro processo di recupero crediti, a migliorare la vostra efficienza finanziaria e a rafforzare le relazioni con i vostri clienti.

Un flusso di cassa solido è a un passo!

Conclusione

Il processo di richiesta di liquidità, se non eseguito correttamente, può diventare un ostacolo significativo nella gestione finanziaria di qualsiasi azienda. Dalla riconciliazione manuale agli errori umani, fino alla mancanza di visibilità in tempo reale, le sfide possono essere numerose. L’adozione delle innovazioni tecnologiche disponibili vi aiuterà a superare gli ostacoli, a ottimizzare i flussi di cassa e a rafforzare il rapporto con i vostri clienti. L’efficienza nella gestione dei pagamenti si traduce in una maggiore liquidità e in decisioni più accurate, aprendo la strada alla crescita e al successo.

In un mondo economico in continua evoluzione, Oddcoll si pone come faro dell’ottimizzazione finanziaria, guidando le aziende verso l’efficienza e il raggiungimento degli obiettivi. Se state cercando di aumentare l’efficienza nel recupero crediti internazionale e di aprire le porte a un futuro finanziario più luminoso, Oddcoll è il vostro più grande alleato per il recupero dei crediti inesigibili

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