Pagamenti in ritardo: 6 strategie professionali ed efficaci per la richiesta di pagamenti

Se siete stanchi di inseguire i vostri clienti per i pagamenti in ritardo, siete nel posto giusto! In questo articolo vi illustreremo i migliori consigli che potete attuare per risolvere efficacemente questo problema. È indubbiamente una delle situazioni più frustranti per qualsiasi azienda, quindi vi diciamo di prepararvi a recuperare i vostri soldi!

Che cos’è un pagamento in ritardo?

Un pagamento in ritardo è un pagamento che non viene effettuato entro i termini stabiliti in un accordo finanziario o contrattuale. In genere, un pagamento è considerato in ritardo se non è stato ricevuto entro 30 giorni dalla data di scadenza concordata.

I ritardi di pagamento possono causare problemi finanziari alle aziende, in quanto possono influire sul loro flusso di cassa e sulla loro capacità di far fronte ai propri impegni finanziari.

Inoltre, la ricerca di pagamenti in ritardo può essere un processo stressante e dispendioso in termini di tempo per i proprietari di aziende. Per questo motivo, è importante disporre di strategie efficaci per richiedere i pagamenti in ritardo e mantenere buone relazioni con i clienti per evitare situazioni come questa.

Quando e come chiedere?

Innanzitutto, sarebbe meglio se il cliente potesse pagare dopo aver ricevuto le fatture (vi consigliamo di leggere Fattura vs Fattura), ma non è sempre così. Tuttavia, è essenziale per il flusso di cassa della vostra azienda ricevere i pagamenti in tempo, poiché in questo modo eviterete di avere conti in sospeso o in ritardo.

È possibile inviare un sollecito di pagamento prima della data di scadenza, ma è meglio evitare di farlo dopo. Anzi, consigliamo di inviare il sollecito una settimana prima.

Sappiamo che è difficile chiedere i pagamenti, ma il segreto è avere sempre un tono professionale in tutte le lettere o e-mail di sollecito.

Vi consigliamo di essere cordiali ed educati, poiché un messaggio scritto in modo sgarbato può danneggiare il vostro rapporto con il cliente. Ecco come fare:

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Come chiedere? Seguite questi passaggi

Inviate un promemoria 5 giorni prima della scadenza
Oggetto: Promemoria per il pagamento della fattura

Gentile [nome del cliente],

Spero che questa e-mail la trovi bene. Le scrivo per ricordarle che la fattura [Numero di fattura] con scadenza [Data di scadenza] non è ancora stata pagata.

Le sarei grato se potesse effettuare il pagamento il prima possibile, in modo da mantenere un buon rapporto commerciale. Se avete domande o problemi relativi al pagamento, non esitate a contattarmi in modo da poterli risolvere insieme.

Non vedo l’ora di sentirvi.

Cordiali saluti,

[Il vostro nome]

Perché questa e-mail è efficace?

È un promemoria molto breve e rispettoso. Questo permette al cliente di prendere decisioni rapide e di non sottrarre tempo agli impegni personali.

Se non c’è risposta entro 5 giorni, ricordateglielo di nuovo
Oggetto: Secondo sollecito di pagamento della fattura

Caro [nome del cliente],

Spero che stia bene. Volevo solo approfondire la questione della fattura [Numero di fattura], che è ancora in sospeso.

Temo che siano sorti alcuni problemi o malintesi in merito al pagamento, pertanto la prego di contattarmi al più presto per discutere e cercare una soluzione.

Mi auguro di sentirvi presto.

Cordiali saluti,

[Nome]

Perché questa e-mail è efficace?

A causa del ritardo nel pagamento, avete il diritto di inasprire il tono del vostro sollecito. Inserite i dettagli necessari, come l’importo e il numero della fattura. Ricordate quanti giorni sono passati dalla scadenza e qual è la data di scadenza. Non smettete mai di essere gentili, perché non sapete quali complicazioni possa avere il vostro cliente.

Se non ricevete risposta entro 10 giorni dalla prima e-mail, ricordateglielo di nuovo
Oggetto: Promemoria per il pagamento dell’ultima fattura

Gentile [nome del cliente],

Spero che questa e-mail ti trovi bene. Mi dispiace dover insistere sulla questione della fattura [numero fattura], ma devo ricordarle che è ancora in sospeso.

Capisco che possano essere sorti problemi imprevisti, ma vorrei comunicare con voi il prima possibile per discuterne e trovare una soluzione che vada bene per entrambe le parti.

Vi prego di farmi sapere se posso esservi di ulteriore aiuto.

Cordiali saluti,

[Nome]

Perché questa e-mail è efficace?

A questo punto il sollecito dovrebbe avere un tono diretto. Dopo tanti giorni dovreste richiedere il pagamento con assoluta pressione. D’altra parte, è importante essere brevi per non distrarre il cliente e chiedergli di confermare se ha ricevuto i solleciti precedentemente inviati o se ha smarrito la fattura.

Come gestire i ritardi di pagamento?

Liquidare le fatture immediatamente

Non è consigliabile aspettare che le fatture vengano elaborate. L’opzione migliore è quella di liquidare le fatture al momento della ricezione, in quanto ciò consente di avere una migliore organizzazione e gestione delle spese, nonché di assegnare fondi a destinatari specifici per avviare immediatamente il processo.

D’altra parte, se la liquidazione immediata delle fatture è un ostacolo per voi, dovreste considerare la possibilità di programmare i pagamenti. Per farlo, è necessario tenere conto del numero di giorni necessari per l’addebito del pagamento sul conto del destinatario, in modo da garantire la ricezione del pagamento.

Automatizzare il processo di contabilità fornitori

Automatizzando i processi di contabilità fornitori, è possibile aumentare la velocità, la qualità e l’accuratezza. Eliminando i processi manuali, eviterete fatture perse, flussi di cassa negativi e pagamenti doppi o in ritardo.

Per questo motivo, vi consigliamo di investire in un software per la contabilità fornitori che si integri con il vostro sistema contabile ed elimini completamente l’inserimento manuale dei dati e i possibili errori. Inoltre, è consigliabile rivolgersi a un‘agenzia di recupero crediti internazionale come Oddcoll, che consente di risparmiare molto tempo nella gestione dei pagamenti in sospeso. Se vedete che il vostro cliente non paga il debito, Oddcoll vi assicura di essere pagati. Non esitate a contattarli.

Suggerimenti da tenere a mente

• Comunicare con il cliente: È importante comunicare con il cliente non appena viene rilevato un ritardo nei pagamenti. Potrebbe esserci un motivo valido per il ritardo e una semplice telefonata o un’e-mail potrebbero essere sufficienti per risolvere il problema.
• Siate cortesi e professionali: Anche se può essere frustrante inseguire i pagamenti in ritardo, è fondamentale mantenere sempre un atteggiamento professionale e cortese. Essere aggressivi o scortesi non farà altro che peggiorare la situazione.
• Stabilire un accordo scritto: È sempre consigliabile stabilire per iscritto i termini di qualsiasi accordo. Ciò include i termini di pagamento e qualsiasi altra condizione relativa alla transazione. In questo modo, entrambe le parti hanno una chiara comprensione di ciò che ci si aspetta.
• Richiedere un termine di pagamento: Se il cliente non è in grado di pagare immediatamente, considerate la possibilità di richiedere un termine di pagamento. Questo può contribuire ad alleviare la pressione finanziaria sul cliente e a dargli il tempo di adempiere ai propri obblighi.
• Ricorrere alla mediazione: Se le cose si fanno difficili, prendete in considerazione la possibilità di ricorrere a un mediatore. Un mediatore può aiutarvi a raggiungere un accordo amichevole senza ricorrere ad azioni legali.

Non minacciare subito azioni legali: Minacciare subito un’azione legale può mettere la controparte sulla difensiva e rendere difficile la risoluzione del problema. Cercate invece di risolvere il problema in modo amichevole e, se necessario, considerate l’azione legale come ultima risorsa.

Conclusione

I ritardi di pagamento possono essere fonte di stress e di problemi finanziari per qualsiasi azienda. Tuttavia, è importante ricordare che esistono strategie efficaci per richiedere i ritardi di pagamento e mantenere buone relazioni con i clienti.

Comunicare con il cliente, stabilire accordi scritti, richiedere termini di pagamento ed esplorare opzioni di mediazione sono alcune delle misure che possono essere adottate per risolvere i problemi di ritardo nei pagamenti.

Inoltre, è fondamentale affrontare i ritardi di pagamento in modo sempre professionale e cortese, evitando minacce e mantenendo un atteggiamento aperto alla risoluzione dei problemi. Seguendo queste strategie, sarete in grado di recuperare il vostro denaro e di mantenere relazioni sane con i vostri clienti.