Fatture elettroniche: Cos’è e come funziona

Il mondo della contabilità continua a evolversi e molta documentazione è stata automatizzata e digitalizzata, comprese le fatture, che sono uno strumento fondamentale per l’acquisto o la vendita, sia di prodotti che di servizi.

A poco a poco questo documento si sta diffondendo per via elettronica in diversi Paesi e settori di mercato, questo per facilitare i processi contabili in un’azienda e per fornire ai clienti informazioni accurate su ciò che consultano, potendo espandere nel dettaglio ciò che viene pagato e tutte le caratteristiche di ciò che si sta acquistando come numero di rate (se così si è scelto), tempo della transazione, insomma.

Senza dubbio, fatture elettroniche cresceranno, cioè sempre più aziende le integreranno nelle loro dinamiche contabili, quindi è importante acquisire familiarità con esse. Sia che abbiate un’azienda o che siate lavoratori autonomi, sia che siate clienti abituali, ampliare le vostre conoscenze su questo documento vi sarà sicuramente utile.

Che cos’è una fattura elettronica?

Forse sapete già cos’è una fattura ma che cos’è una fattura elettronica?

La prima cosa da sapere è che una fattura elettronica è un documento contabile che ha esattamente lo stesso scopo di una fattura fisica (cartacea), cioè ha gli stessi effetti legali, con la differenza che viene emessa in formato elettronico (arriva via internet sia al computer che al cellulare, sia tramite e-mail che tramite whats app). Tenete presente che la fattura serve a giustificare la consegna di un prodotto o di un servizio, per questo è importante e va richiesta a ogni acquisto.

Un altro aspetto da tenere in considerazione è che la fattura, in qualsiasi formato, è soggetta al consenso del destinatario, poiché è quest’ultimo a decidere come riceverla (se richiederla fisicamente o elettronicamente).

Quando è obbligatoria la fatturazione elettronica?

L’obbligo di fatturazione elettronica dipende dalle normative di ciascun Paese; in Spagna, ad esempio, è obbligatorio per alcuni tipi di aziende e operazioni. Inoltre, tutte le aziende che fatturano alla Pubblica Amministrazione dovranno farlo a partire dal 1° gennaio 2021.

Come informazione (nel caso in cui a un certo punto vogliate consultarla), le fatture sono regolate dal Real Decreto 1619/2012 del 30 novembre, che controlla gli obblighi di fatturazione, come ad esempio:

• L’obbligo di emettere una fattura, come detto, deve sempre essere dato all’acquirente.
• I tipi di fattura esistenti,
• Il contenuto della fattura, che deve essere chiaro ed esplicito.
• I requisiti della fattura
• I limiti temporali e la conservazione (quanto dura, cioè per quanto tempo è attiva o in vigore per avanzare una richiesta di risarcimento)
• Un altro obbligo è quello di specificare se la fattura è un duplicato, un riepilogo o una rettifica.

Tipi di fatture elettroniche

Esistono due tipi principali di fatture elettroniche, una in formato strutturato e l’altra in formato non strutturato. Entrambi i documenti elettronici possono essere trasmessi in formato digitale, attraverso Internet. La differenza è che uno può essere automatizzato (strutturato) e l’altro no.

Ricordate che l’automazione delle fatture consiste nel gestirle durante l’intero processo, cioè nel tenerne traccia dal momento dell’emissione fino alla riconciliazione dei pagamenti. Ciò consente di risparmiare tempo nelle attività amministrative delle aziende e di avere maggiore chiarezza quando si tratta di conoscere gli incassi, i pagamenti e ciò che è stato acquisito.

Avete dei dubbi? Con le spiegazioni che seguono avrete sicuramente le idee molto più chiare:

• Fatture in formato strutturato: Questo tipo di fatture può essere generato automaticamente da un sistema di fatturazione e può essere elaborato con tutti i suoi dati in modo automatizzato dai sistemi di pagamento e di contabilità. Accedendo a queste fatture è possibile conoscere diversi dati di interesse sia per il cliente che per l’azienda, potendo ampliare le informazioni cliccando su determinate sezioni.
• Fatture in formato non strutturato: Sono fondamentalmente immagini, cioè devono essere elaborate per essere inserite nei sistemi informatici, attraverso un intervento manuale. Si tratta di fatture cartacee scansionate e di file PDF. Di per sé non consentono di accedere a più informazioni di quelle indicate, ma non possono essere ampliate, cioè non è possibile andare oltre perché è come guardare la foto di una fattura fisica.

Articolo correlato: Differenza tra fattura e parcella.

Vantaggi della fattura elettronica

Come si può notare, la sistematizzazione può essere uno dei vantaggi dell’uso della fatturazione elettronica, tuttavia, ci sono altri vantaggi che vale la pena conoscere, tra cui i più importanti sono:

• Fornisce una maggiore precisione: riduce l’errore umano, in quanto, come già detto, può essere automatizzata per mezzo di softwareche impedisce a una persona di manipolarli per memorizzare le informazioni. In questo modo si risparmia anche tempo.
• Accorcia i cicli di elaborazionecome l’incasso.
• Utilizzando la fatturazione elettronica non si devono pagare le spese di stampa o spedizione spese di stampa o di spedizionepoiché tutto viene fatto online.
• Ottimizza lo spazio di archiviazione: tutto viene fatto al computer, quindi è possibile salvare su disco o nel cloud.
• Aiuta a fornire un migliore servizio clientisupporto e follow-up.
• Elimina il consumo di cartaè rispettoso dell’ambiente.
• Riduce al minimo il rischio di frodi.
• Migliora la gestione dei sistemi IT, tra gli altri.

Svantaggi

Tuttavia, sebbene i vantaggi siano evidenti, ci sono altri aspetti che costituiscono degli svantaggi e che vale la pena tenere in considerazione quando si passa alla fatturazione elettronica:

• Mancanza di abitudine: alcune persone non sono ancora abituate a questo tipo di fattura, per cui chiedono una fattura fisica e non danno molto valore a quella elettronica (quindi sarebbe un doppio lavoro).
• È necessario rendere più popolare tra le piccole e medie imprese (PMI), che non sono abituate a emettere questo tipo di fattura.
• Esiste ancora automatico rifiuto automatico di molti voucher a causa di errori di sistema o di software nell’invio delle fatture (anche se la situazione sta gradualmente migliorando).
• Richiede un investimento iniziale: È necessario investire nella tecnologia per poterla utilizzare, poiché è necessario un fornitore di software o di tecnologia, ma dopo questo investimento arriva il risparmio di denaro.
• Non può essere non può essere annullata, è possibile solo emettendo note di credito per l’importo totale della fattura, da qui l’importanza di un software o di un fornitore di tecnologia con cui è più facile risolvere questi problemi.

Cosa succede se non ho una fattura elettronica?

Bisogna tenere conto che le aziende (in misura maggiore) devono sempre più attuare l’obbligo di implementare la fattura elettronica per rispettare i requisiti di legge (a seconda del Paese); tuttavia, nel caso della Spagna, se queste fatture non vengono implementate, possono essere comminate sanzioni fino a 10.000 euro. (In ogni caso, verificare in base alle leggi del luogo in cui si opera).

Chi non è obbligato a fatturare elettronicamente?

Nonostante quanto detto sopra, tenete presente che i singoli professionisti o freelance non sono obbligati a presentare le loro fatture in formato elettronico, ma solo se lo desiderano, o almeno questo sarà il caso nel corso del 2023, quindi è il momento perfetto per conoscere questo nuovo modo di presentare o accedere a questo documento.

Se ho fatture elettroniche non pagate dai clienti, cosa posso fare?

Se avete fatture elettroniche non pagate dai vostri clienti, potete prendere in considerazione alcune opzioni:

-Ricordare ai clienti le fatture in sospeso e chiedere loro di pagarle il prima possibile. Potete inviare un promemoria per e-mail o per telefono.

-Offrite un piano di pagamento ai clienti con fatture in sospeso. Questa può essere una buona opzione se il cliente ha difficoltà finanziarie.

-Considerate la possibilità di assumere un’agenzia di recupero crediti o un avvocato per aiutarvi a recuperare le fatture insolute. Se avete pagamenti in ritardo da fatture, Oddcoll è un agenzia internazionale di recupero crediti che garantisce il buon esito del pagamento. Contattate subito! Vi invitiamo a leggere Email di sollecito di pagamento e Come riscuotere le fatture non pagate.

-Se il cliente non paga, si può pensare di intraprendere un’azione legale. Questo potrebbe includere la presentazione di una causa contro di voi.

Conclusione

La fatturazione elettronica è un ulteriore passo verso la digitalizzazione dei documenti, in quanto facilita il processo di tracciabilità degli acquisti; inoltre, per l’acquirente è più comodo archiviare e presentare qualsiasi reclamo online, mentre per l’azienda è più conveniente assistere.

Quindi, che siate una grande azienda, una piccola impresa o un libero professionista, è il momento di imparare qualcosa su questa documentazione, perché prima o poi diventerà un requisito come strumento di acquisto e vendita in qualsiasi settore.