Késedelmes fizetések: 6 professzionális és hatékony behajtási stratégia
Ha belefáradt már abba, hogy ügyfelei késedelmes fizetései miatt üldözze őket, akkor a legjobb helyen jár! Ebben a cikkben a legjobb tippeket adjuk meg, hogy hatékonyan megoldja ezt a problémát. Kétségtelen, hogy ez az egyik legfrusztrálóbb helyzet minden vállalkozás számára, ezért azt mondjuk Önnek: Készüljön fel, hogy visszakapja a pénzét!
Mi az a késedelmes fizetés?
A késedelmes fizetés olyan fizetés, amelyet nem teljesítettek a pénzügyi vagy szerződéses megállapodásban meghatározott határidőn belül.. Általánosságban elmondható, hogy késedelmesnek minősül az a fizetés, amely nem érkezik meg a megállapított esedékességtől számított 30 napon belül.
A késedelmes fizetések pénzügyi nehézségeket okozhatnak a vállalatok számára, mivel befolyásolhatják a pénzforgalmat és a saját pénzügyi kötelezettségeik teljesítésére való képességüket.
Ezenkívül a késedelmes fizetések üldözése stresszes és időigényes folyamat lehet a vállalkozók számára. Ezért, fontos, hogy hatékony stratégiákkal rendelkezzünk a késedelmes fizetések behajtására és a jó ügyfélkapcsolatok fenntartására az ilyen helyzetek elkerülése érdekében.
Mikor és hogyan kérdezzünk?
Először is az lenne a legjobb, ha az ügyfél a számlák kézhezvétele után tudna fizetni, de ez nem mindig van így. Azonban ez Vállalatának pénzforgalma szempontjából kulcsfontosságú, hogy a kifizetések időben beérkezzenek.mivel így elkerülheti a késedelmes vagy késedelmes számlákat.
Az esedékesség előtt beállíthat fizetési emlékeztetőt, de kerülje el, hogy később tegye meg. Javasoljuk, hogy az emlékeztetőt egy héttel korábban küldje el.
Tudjuk, hogy nehéz fizetést kérni, de a titok az, hogy a fizetési felszólító levelekben vagy e-mailekben mindig professzionális hangnemben fogalmazzon.
Azt tanácsoljuk, hogy legyen barátságos és udvarias, mert egy durván megfogalmazott üzenet árthat az ügyféllel való kapcsolatának. Íme, hogyan:
Hogyan kérdezzünk? Kövesse az alábbi lépéseket
Emlékeztető küldése 5 nappal az esedékesség előtt
Tárgy: Számlák fizetési felszólítása
Kedves [Client’s name],
Remélem, hogy ez az e-mail jól találja Önt. Azért írok, hogy emlékeztessem Önt, hogy a [Invoice number] számla, amelynek esedékességi dátuma [Due date], még nem került kifizetésre.
Hálás lennék, ha a lehető leghamarabb megtenné a kifizetést, hogy jó üzleti kapcsolatot tudjunk fenntartani. Ha bármilyen kérdése vagy problémája van a fizetéssel kapcsolatban, kérjük, bátran lépjen kapcsolatba velem, hogy együtt megoldhassuk a problémát.
Várom, hogy jelentkezzenek.
Tisztelettel,
[Your name]
Miért hatékony ez az e-mail?
Ez egy nagyon rövid és tiszteletteljes emlékezet. Ez lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy gyors döntéseket hozzon anélkül, hogy időt kellene töltenie személyes kötelezettségekkel.
Ha 5 napon belül nem kap választ, emlékeztesse őket újra.
Tárgy: Második számlafizetési felszólítás
Kedves [Client’s name],
Remélem, jól vagy. Csak vissza akartam térni a [Invoice Number] számlára, amely még mindig nyitva van.
Attól tartok, hogy a fizetéssel kapcsolatban problémák vagy félreértések merültek fel, ezért kérem, hogy a lehető leghamarabb lépjen kapcsolatba velem, hogy megoldást találjunk.
Várom, hogy hamarosan jelentkezzen.
Tisztelettel,
[Your name]
Miért hatékony ez az e-mail?
A fizetési késedelem miatt minden joga megvan ahhoz, hogy élesítse a felszólítás hangnemét. Adja meg a szükséges adatokat, például az összeget és a számla számát. Emlékeztesse őket, hogy hány nap telt el az esedékesség óta, és milyen dátummal. Soha ne hagyja abba az udvariasságot, mert nem tudhatja, milyen komplikációi lehetnek az ügyfelének.
Ha az első e-mailtől számított 10 napon belül nem kap választ, emlékeztesse őket újra.
Tárgy: Fizetési felszólítás az utolsó számlára vonatkozóan
Kedves [Client’s name],
Remélem, hogy ez az e-mail jól találja Önt. Sajnálom, hogy folyton a [Invoice number] számlát hozom fel, de emlékeztetnem kell Önöket, hogy az még mindig függőben van.
Megértem, hogy váratlan problémák merülhettek fel, de szeretném minél hamarabb felvenni Önnel a kapcsolatot, hogy megbeszéljük azokat, és olyan megoldást találjunk, amely mindkét fél számára megfelelő.
Kérem, tudassa velem, ha további segítségére lehetek.
Tisztelettel,
[Your name]
Miért hatékony ez az e-mail?
Ezen a ponton az emlékeztető levélnek közvetlen hangvételűnek kell lennie. Ennyi nap elteltével abszolút nyomásgyakorlással kell követelnie a fizetést. Másrészt fontos, hogy rövid legyen, hogy ne zavarja az ügyfelet, és kérje meg, hogy erősítse meg, hogy megkapta-e a korábban küldött emlékeztetőket, vagy elvesztette a számlát.
Hogyan kezeli a késedelmes fizetéseket?
Számlák azonnali kiegyenlítése
Nem ajánlott a számlák feldolgozásával megvárni a számlák esedékességét. A legjobb megoldás a Számlák kifizetése kézhezvételkorEz lehetővé teszi a kiadások jobb rendszerezését és kezelését, valamint a pénzeszközök meghatározott címzettekhez való hozzárendelését, hogy a folyamat azonnal elindulhasson.
Ha azonban a számlák azonnali kifizetése akadályt jelent az Ön számára, fontolja meg egy fizetési terv megkötését. Ahhoz, hogy ez működjön, figyelembe kell venni, hogy a kifizetés beérkezésének biztosítása érdekében hány napot vesz igénybe a kifizetésnek a kedvezményezett számlájáról történő levonása.
Automatizálja a fizetendő számlák folyamatát
A fizetendő számlák automatizálásával, növelheti a sebességet, a minőséget és a pontosságot. A kézi folyamatok kiküszöbölésével elkerülheti az elveszett számlákat, a negatív pénzforgalmat és a dupla vagy késedelmes kifizetéseket.
Ezért azt javasoljuk, hogy fektessen be olyan könyvelési szoftverbe, amely integrálódik a könyvelési rendszerébe, és teljesen kiküszöböli a kézi adatbevitelt és a lehetséges hibákat. Valamint egy olyan nemzetközi behajtó ügynökség, mint a OddcollSok időt takaríthat meg a kintlévőségek kezelésével. Ha úgy látja, hogy ügyfele nem fizeti a tartozását, az Oddcoll biztosítja Önt arról, hogy Önt kifizetik. Ne habozzon felvenni velük a kapcsolatot.
Figyelembe veendő tippek
- Kommunikáljon az ügyféllel: Fontos, hogy a fizetési késedelem észlelésekor azonnal kommunikáljon az ügyféllel. Lehet, hogy a késedelemnek jogos oka van, és egy egyszerű telefonhívás vagy e-mail elegendő a probléma megoldásához.
- Legyen udvarias és professzionális: Bár frusztráló lehet a késedelmes fizetések üldözése, fontos, hogy mindig professzionális és udvarias hozzáállást tanúsítson. Az agresszív vagy durva viselkedés csak ront a helyzeten.
- Készítsen írásbeli megállapodást: Mindig ajánlatos a megállapodás feltételeit írásban rögzíteni. Ez magában foglalja a fizetési feltételeket és a tranzakcióval kapcsolatos egyéb feltételeket is. Így mindkét félnek világos elképzelése van arról, hogy mi az elvárás.
- Kérjen fizetési határidőt: Ha az ügyfél nem tud azonnal fizetni, kérjen fizetési határidőt. Ez segíthet enyhíteni az ügyfélre nehezedő pénzügyi nyomást, és időt adhat neki, hogy eleget tegyen kötelezettségeinek.
- Közvetítés lefolytatása: Ha a dolgok megnehezednek, hívhat egy közvetítőt. A közvetítő segíthet Önnek abban, hogy peres eljárás nélkül, békés úton jusson egyezségre.
- Ne fenyegetőzzön azonnal jogi lépésekkel: A jogi lépésekkel való azonnali fenyegetés a másik felet védekező helyzetbe hozhatja, és megnehezítheti a probléma megoldását. Ehelyett próbálja meg békésen megoldani a problémát, és ha szükséges, végső megoldásként fontolja meg a jogi lépéseket.
Következtetés
Késedelmes fizetések bármely vállalat számára stressz és pénzügyi problémák forrása lehet. Fontos azonban nem elfelejteni, hogy vannak hatékony stratégiák a késedelmes fizetések behajtására és a jó ügyfélkapcsolatok fenntartására.
Az ügyféllel való kommunikáció, az írásbeli megállapodások létrehozása, a fizetési határidők követelése és a választottbírósági lehetőségek feltárása csak néhány lépés a késedelmes fizetési problémák megoldására.
Emellett elengedhetetlen, hogy a késedelmes fizetéseket mindig szakszerűen és udvariasan kezelje, kerülje a fenyegetéseket, és nyitottan álljon hozzá a problémamegoldáshoz. Ha követi ezeket a stratégiákat, akkor képes lesz arra, hogy visszakapja a pénzét, és egészséges kapcsolatokat ápoljon az ügyfeleivel.
Kapcsolódó bejegyzés
Fizetésképtelenségi eljárás német vállalatok ellen!
ODDCOLL
Az Oddcoll egy nemzetközi adósságbehajtási szolgáltatás.
Megkönnyítjük a vállalatok számára, hogy külföldön is fogadhassanak fizetéseket ügyfeleiktől.