Factures électroniques : Qu’est-ce que la facture électronique et comment fonctionne-t-elle ?

Le monde de la comptabilité continue d’évoluer et de nombreux documents ont été automatisés et numérisés, y compris les factures, qui sont un outil essentiel lors de l’achat ou de la vente, qu’il s’agisse de produits ou de services.

Peu à peu, ce document devient populaire sous forme électronique dans différents pays et secteurs du marché, afin de faciliter les processus comptables dans une entreprise et de fournir aux clients des informations précises sur ce qu’ils consultent, en étant en mesure de développer en détail ce qui est payé et toutes les caractéristiques de ce qui est acheté, comme le nombre de versements (si choisi), l’heure de la transaction, en bref.

Sans aucun doute, factures électroniques se développeront, c’est-à-dire que de plus en plus d’entreprises les intégreront dans leur dynamique comptable, d’où l’importance de se familiariser avec elles. Que vous ayez une entreprise ou que vous soyez indépendant, ou encore que vous soyez un client régulier, il vous sera certainement utile d’élargir vos connaissances sur ce document.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Vous savez peut-être déjà ce qu’est une facture mais qu’en est-il de la facture électronique ?

La première chose à savoir est qu’une facture électronique est un document comptable qui a exactement la même fonction qu’une facture physique (sur papier), c’est-à-dire qu’elle a les mêmes effets juridiques, à la différence qu’elle est émise sous forme électronique (elle arrive par internet sur votre ordinateur ou votre téléphone portable, soit par courrier électronique, soit par l’application Whats). Gardez à l’esprit que la facture sert à justifier la livraison d’un produit ou d’un service, c’est pourquoi elle est importante et devrait être demandée lors de chaque achat.

Un autre aspect à prendre en considération est que la facture, quel que soit son format, est soumise au consentement du destinataire, puisque c’est ce dernier qui décide en dernier ressort de la manière de la recevoir (physiquement ou électroniquement).

Quand la facturation électronique est-elle obligatoire ?

L’obligation de facturation électronique dépend de la réglementation de chaque pays ; en Espagne, par exemple, elle est obligatoire pour certains types d’entreprises et d’opérations. En outre, toutes les entreprises qui facturent l’administration publique doivent le faire à partir du 1er janvier 2021.

À titre d’information (au cas où vous souhaiteriez la consulter), ces factures sont réglementées par le décret royal 1619/2012 du 30 novembre, qui contrôle les obligations de facturation, telles que :

• L’obligation d’émettre une facture, comme mentionné, doit toujours être donnée à un acheteur.
• Les types de factures existants,
• Le contenu de la facture, qui doit être clair et explicite.
• Les exigences relatives à la facture
• Les délais et la conservation (la durée de validité, c’est-à-dire la durée pendant laquelle la facture est active ou en vigueur pour faire une réclamation)
• Une autre obligation consiste à préciser si la facture est un duplicata, une facture récapitulative ou une facture rectificative.

Types de factures électroniques

Il existe deux principaux types de factures électroniques, l’une en format structuré et l’autre en format non structuré. Les deux documents électroniques peuvent être transmis numériquement, via l’internet. La différence réside dans le fait que l’un peut être automatisé (structuré) et l’autre non.

Rappelons que l’automatisation des factures consiste à les gérer tout au long du processus, c’est-à-dire à en assurer le suivi depuis leur émission jusqu’à la réconciliation des paiements. Cela permet de gagner du temps dans les tâches administratives des entreprises et de mieux connaître les encaissements, les paiements et ce qui a été acquis.

Vous avez des doutes ? Avec les explications suivantes, vous y verrez certainement plus clair :

• Les factures en format structuré : Ce type de factures peut être généré automatiquement par un système de facturation et peut être traité avec toutes ses données de manière automatisée par les systèmes de paiement et de comptabilité. En accédant à ces factures, vous pouvez connaître différentes données intéressantes pour le client et l’entreprise, puisque vous pouvez développer l’information en cliquant sur certaines sections.
• Factures au format non structuré : Il s’agit essentiellement d’une image, c’est-à-dire qu’elle doit être traitée pour être introduite dans les systèmes informatiques, au moyen d’une intervention manuelle. Il s’agit notamment des factures papier scannées et des fichiers PDF. En soi, elles ne permettent pas d’accéder à plus d’informations que celles qui y sont indiquées, mais celles-ci ne peuvent pas être développées, c’est-à-dire qu’il n’est pas possible d’aller plus loin, car cela revient à regarder une photo d’une facture physique.

Article connexe : Différence entre facture et note.

Avantages de la facture électronique

Comme vous pouvez le constater, la systématisation peut être l’un des avantages de l’utilisation de la la facturation électronique, cependant, d’autres avantages méritent d’être connus, parmi lesquels les plus importants sont les suivants :

• Une plus grande précisionelle réduit l’erreur humaine, puisque, comme nous l’avons dit, elle peut être automatisée au moyen de logicielce qui évite à une personne de les manipuler pour stocker l’information. Cela permet également de gagner du temps.
• Raccourcir les cycles de traitementla facturation électronique permet de réduire les cycles de traitement des factures, comme le recouvrement.
• En utilisant la facturation électronique vous n’avez pas à payer les frais d’impression ou d’expédition d’expéditionpuisque tout se fait en ligne.
• Optimiser l’espace de stockage, tout se fait par ordinateur, vous pouvez donc sauvegarder sur disque ou dans le nuage.
• Permet d’offrir un meilleur service à la clientèlevous bénéficiez ainsi d’un meilleur service à la clientèle, d’un meilleur soutien et d’un meilleur suivi.
• Élimine la consommation de papierest respectueux de l’environnement.
• Réduit le risque de fraude.
• Amélioration de la gestion des systèmes informatiquesentre autres.

Inconvénients

Cependant, bien que les avantages soient visibles, il existe d’autres aspects qui constituent des inconvénients et qui méritent d’être pris en compte lors du passage à la facturation électronique :

• Manque d’habitudecertaines personnes ne sont pas encore habituées à ce type de facture, elles demandent donc une facture physique et n’accordent pas beaucoup d’importance à la facture électronique (ce qui reviendrait à faire deux fois le même travail).
• Il faut donc plus populaire auprès des petites et moyennes entreprises (PME), qui n’ont pas l’habitude d’émettre ce type de facture.
• Il existe encore automatique rejet de nombreuses pièces justificatives en raison de défaillances du système ou du logiciel lors de l’envoi des factures (bien que cela s’améliore progressivement).
• Nécessite un investissement initial : Il est nécessaire d’investir dans la technologie pour pouvoir l’utiliser, puisqu’un fournisseur de logiciel ou de technologie est nécessaire, mais c’est après cet investissement que l’on réalise des économies.
• Il ne peut pas être elle ne peut pas être annulée, cela n’est possible qu’en émettant des notes de crédit pour le montant total de la facture, d’où l’importance d’un logiciel ou d’un fournisseur de technologie avec lequel il est plus facile de résoudre ces problèmes.

Que se passe-t-il si je n’ai pas de facture électronique ?

Vous devez tenir compte du fait que les entreprises (dans une plus large mesure) doivent de plus en plus appliquer l’obligation de mettre en œuvre la facture électronique afin de se conformer aux exigences légales (en fonction du pays), cependant, dans le cas de l’Espagne, si ces factures ne sont pas mises en œuvre, des pénalités pouvant aller jusqu’à 10 000 euros peuvent être imposées. (Dans tous les cas, vérifiez selon les lois du lieu où vous opérez).

Qui n’est pas obligé de facturer par voie électronique ?

Malgré ce qui précède, il faut garder à l’esprit que les professionnels individuels ou les indépendants ne sont pas obligés de soumettre leurs factures par voie électronique, seulement s’ils le souhaitent, ou du moins ce sera le cas au cours de l’année 2023, c’est donc le moment idéal pour se familiariser avec cette nouvelle façon de soumettre ou d’accéder à ce document.

Que puis-je faire si j’ai des factures électroniques impayées par des clients ?

Si vous avez des factures électroniques impayées de la part de vos clients, il y a quelques options que vous pouvez envisager :

-Rappelez à vos clients qu’ils ont des factures impayées et demandez-leur de les payer dès que possible. Vous pouvez leur envoyer un rappel par courrier électronique ou par téléphone.

-Proposez un plan de paiement aux clients dont les factures sont impayées. Cela peut être une bonne option si le client a des difficultés financières.

-Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement ou à un avocat pour vous aider à recouvrer les factures impayées. Si vous avez des paiements en retard des factures, Oddcoll est un agence internationale de recouvrement de créances qui garantit le succès du paiement. Contactez-nous dès maintenant ! Nous vous encourageons à lire Courriel de rappel de paiement et Comment recouvrer les factures impayées.

-Si le client ne paie pas, vous pouvez envisager une action en justice. Cette action peut consister à intenter une action en justice contre vous.

Conclusion

La facturation électronique est un pas de plus vers la numérisation des documents, car elle facilite le processus de suivi des achats. En outre, il est plus pratique pour l’acheteur de stocker et de faire une réclamation en ligne, et pour l’entreprise, il est plus pratique de s’en occuper.

Ainsi, que vous soyez une grande entreprise, une petite entreprise ou un professionnel indépendant, il est temps d’en apprendre un peu plus sur cette documentation car, tôt ou tard, elle deviendra une exigence en tant qu’outil d’achat et de vente dans n’importe quel secteur d’activité.