Processus de demande d’argent liquide : Qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?

Vous êtes-vous déjà demandé comment les entreprises pouvaient conserver un enregistrement clair et précis de toutes leurs transactions ? Elles y parviennent grâce à un processus correct de réconciliation des paiements, également connu sous le nom de ¨cash application process¨.

Dans cet article, j’expliquerai exactement ce qu’est le “processus d’application des liquidités”, son importance dans l’administration financière d’une entreprise, son impact et tous ses aspects clés.

Si vous voulez apprendre ce qui se cache derrière l’efficacité opérationnelle des entreprises, continuez à lire.

Qu’est-ce que la procédure d’appel de fonds ?

Le processus d’encaissement, également connu sous le nom de processus de rapprochement des paiements, est un ensemble de procédures qu’une entreprise suit pour identifier, enregistrer et appliquer avec précision les paiements reçus de ses clients à ses comptes clients. Essentiellement, ce processus garantit que les paiements en retard effectués par les clients sont correctement affectés aux factures correspondantes ou aux comptes en suspens dans les registres comptables de l’entreprise.

Ce processus est d’une importance vitale pour garantir une comptabilité précise et préserver la santé financière de l’entreprise. Il consiste à réconcilier les registres internes de l’entreprise avec les transactions réelles, telles que les virements bancaires, les chèques ou les paiements électroniques, afin de s’assurer qu’elles sont toutes correctement enregistrées et comptabilisées.

Composants clés du processus ?

Une procédure et un contrôle corrects sont la clé d’une santé financière forte et stable. Il est essentiel de suivre les processus de rapprochement des paiements pour pouvoir prendre des décisions en connaissance de cause, maintenir un équilibre favorable et assurer un flux de trésorerie bénéfique. Pour comprendre ce que ce processus intègre, nous allons discuter de ses composantes ici :

Recevoir l’information

Le processus de rapprochement des paiements commence lorsque l’entreprise reçoit des informations sur les paiements effectués par les clients. Ces informations peuvent provenir de différentes sources, telles que les relevés bancaires, les plateformes de paiement en ligne ou les systèmes de facturation internes.

Identifier les paiements

Une fois les informations reçues, l’étape suivante consiste à identifier les paiements correspondant aux factures ou aux transactions spécifiques. Qu’est-ce que cela implique ? Comparer les détails des paiements reçus avec les archives internes de l’entreprise pour s’assurer qu’ils sont correctement attribués.

Rapprocher les données

À ce stade, les données relatives aux paiements reçus sont comparées aux registres internes de l’entreprise afin de s’assurer qu’elles correspondent. Les détails tels que le montant du paiement, la date et toute référence ou numéro de facture sont vérifiés. S’il y a des divergences, elles sont examinées et résolues.

Application du paiement

Une fois que la coïncidence entre les données a été vérifiée, les paiements sont appliqués aux factures correspondantes dans les systèmes comptables. Il s’agit d’enregistrer dans les livres comptables que les paiements ont été reçus et appliqués, ce qui permet un suivi précis des flux de trésorerie.

Résolution des litiges

Si des différences ou des incohérences sont constatées entre les paiements reçus et les enregistrements internes, une enquête plus approfondie doit être menée.

Rapprochement bancaire

Une fois que les paiements ont été appliqués aux factures correspondantes dans les registres internes, un rapprochement bancaire est effectué. Il s’agit de comparer les données relatives aux paiements enregistrées dans les grands livres avec les données figurant sur les relevés bancaires, afin de s’assurer que tout est équilibré et que rien n’a été oublié.

Les rapports

Enfin, des rapports sont générés, indiquant l’état des paiements reçus, les soldes impayés et les divergences résolues. Ces rapports sont précieux pour la prise de décisions futures et pour conserver une vision claire et actualisée de la santé financière de l’entreprise.

Étapes du processus de demande d’argent

Le processus de demande d’espèces est essentiel pour garantir que les paiements des clients sont gérés avec précision et efficacité. Il s’agit donc d’un élément vital de la gestion financière de l’entreprise, car il permet également aux registres internes de refléter fidèlement les transactions. Les étapes de ce processus sont les suivantes :

Étape 1 : Recevoir les paiements

Lorsque les clients effectuent des paiements, ceux-ci peuvent être effectués en espèces, par chèque, par transfert électronique ou par carte de crédit, et sont reçus par l’entreprise.

Étape 2 : Identification des transactions

Chaque paiement doit être identifié et relié à la facture ou au compte correspondant. Pour ce faire, il est nécessaire d’utiliser des détails tels que les numéros de factures ou d’autres données pertinentes.

Étape 3 : Enregistrement dans le système comptable

Les paiements sont enregistrés dans le système comptable de l’entreprise, en veillant à ce que le montant et la date du paiement soient correctement enregistrés.

Étape 4 : Rapprochement des paiements

Les documents comptables sont comparés aux relevés bancaires pour s’assurer que les paiements enregistrés correspondent aux transactions réelles effectuées à la banque.

Étape 5 : Affectation des liquidités

Il est essentiel d’affecter correctement les paiements reçus aux factures correspondantes ou aux comptes en suspens.

Étape 6 : Mise à jour des relevés de compte

Les relevés de compte des clients sont mis à jour pour refléter les paiements effectués et les comptes qui ont été réglés avec succès.

Étape 7 : Résolution des écarts

Tout écart entre les enregistrements comptables et les paiements effectifs est examiné et résolu. Cela peut impliquer de communiquer avec les clients pour clarifier les problèmes et garantir l’exactitude des données.

Étape 8 : Rapports et analyses

Des rapports et des analyses sont générés pour évaluer l’efficacité du processus. Il est ainsi possible d’identifier des tendances, de détecter des schémas et d’évaluer la santé financière générale de l’entreprise.

Les défis que vous pouvez relever

Relever des défis, quel que soit le domaine, nécessite une combinaison d’attention méticuleuse, de technologie appropriée et de bonnes pratiques de gestion. La première étape consiste à identifier les scénarios possibles auxquels vous pourriez être confronté, afin de disposer de plans d’urgence pour qu’aucune situation ne vous prenne complètement au dépourvu. Lorsque nous parlons de récupération d’argent, certains des défis que vous pourriez rencontrer sont les suivants :

Différence de données

Les données qui apparaissent dans votre base de données et sur vos relevés bancaires présentent souvent des différences, dues à des erreurs humaines ou à des problèmes de transmission de données.

Paiements non identifiés

Lorsque les clients ne fournissent pas d’informations claires sur la facture à laquelle correspond un paiement, un suivi et une enquête supplémentaires sont nécessaires.

Volume transactionnel

Dans les entreprises dont le volume de transactions est élevé, le processus de rapprochement peut devenir complexe, prendre du temps et donner lieu à davantage d’erreurs.

Changements dans les paiements

Les paiements partiels, les remboursements ou les ajustements peuvent compliquer le rapprochement, car il est difficile d’identifier le montant exact payé et de l’affecter correctement à la facture correspondante.

Manque de documentation

Si les transactions et les paiements ne sont pas clairement enregistrés, il peut être difficile de suivre et de vérifier les paiements reçus.

Manque de collaboration

Si les clients ne fournissent pas d’informations exactes ou ne répondent pas aux demandes, il sera très difficile de résoudre les divergences et les difficultés.

Erreurs de concordance des données

Les informations contenues dans les dossiers, telles que les numéros de facture ou les codes de référence, peuvent être saisies de manière incorrecte, ce qui entraîne des erreurs lors de l’attribution des paiements.

Manque d’automatisation

Si le processus de rapprochement est effectué manuellement sans l’aide d’outils ou de logiciels, il sera plus susceptible d’être entaché d’erreurs et prendra plus de temps.

Automatisation de Cash App : Outils

Lorsqu’il s’agit du processus d’application de trésorerie, l’automatisation est une ressource inestimable, car dans le monde de la finance, l’efficacité est essentielle. Grâce à une variété d’outils technologiques spécialement conçus pour optimiser le processus de demande d’argent, les entreprises peuvent simplifier considérablement les processus, minimiser les erreurs et libérer des ressources pour d’autres tâches. Voici quelques exemples d’outils :

HighRadius Cash Application Cloud

HighRadius est une solution basée sur le cloud qui utilise l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour automatiser le rapprochement des paiements. Vous pouvez identifier automatiquement les paiements et les affecter aux factures correspondantes.

Gestion des créances SAP

La plateforme de gestion des créances de SAP offre une variété d’outils d’automatisation, par exemple, grâce à l’utilisation de règles et d’algorithmes personnalisables, elle rationalise l’identification et l’affectation des paiements, elle s’intègre également dans les systèmes comptables existants.

Paiements QuickBooks

QuickBooks, une plateforme populaire pour les petites entreprises, offre la possibilité de comptabiliser automatiquement les paiements effectués via QuickBooks dans le grand livre, ce qui permet de gagner du temps sur la saisie manuelle des données.

Microsoft Dynamics 365 Finance

Dynamics 365 Finance peut automatiquement appliquer les paiements aux factures et générer des rapports détaillés sur l’état et les tendances des paiements.

Avantages d’un processus efficace

Un processus d’application de trésorerie efficace n’est pas seulement un objectif pour les entreprises, mais aussi un investissement stratégique qui comporte un certain nombre d’avantages significatifs. De nouveaux avantages apparaissent au fur et à mesure que les entreprises cherchent à optimiser leur processus d’encaissement. Voici quelques-uns des principaux avantages qui en découlent :

Conformité normative

Un processus d’appel de fonds efficace peut contribuer à garantir l’enregistrement exact des transactions et le respect des exigences comptables et réglementaires.

Optimisation des flux de trésorerie

En s’assurant que les paiements sont appliqués correctement et que les comptes sont tenus à jour, les entreprises optimisent leurs flux de trésorerie.

Réponse rapide

La rapidité de la confirmation des paiements et de la mise à jour des relevés de compte améliore la satisfaction des clients et renforce les relations commerciales.

Réduction des erreurs

L’automatisation réduit considérablement le risque d’erreurs humaines dans le processus.

Économies

Elle libère du temps pour les équipes financières, permettant aux professionnels de se concentrer sur des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée, et réduit les coûts liés, par exemple, au stockage physique.

Vous avez besoin de liquidités ? Pourquoi ne pas demander à vos clients d’effectuer des paiements tardifs ?

Vous êtes confronté à des retards de paiement de la part de vos clients et vous savez à quel point il peut être difficile de conserver les liquidités nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise ? Et si nous vous disions qu’il existe une solution qui peut vous aider à récupérer ces paiements en souffrance ?

Bienvenue chez Oddcoll, votre allié en matière d’optimisation financière. Notre plateforme est dédiée à la simplification et à l’accélération du processus de recouvrement d’actifs, vous permettant d’obtenir les liquidités dont vous avez besoin de la manière la plus efficace. Vous n’avez plus à vous soucier de la tâche fastidieuse de contacter, négocier manuellement les paiements, car Oddcoll le fait pour vous. Oddcoll vous libère du fardeau du travail manuel et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Alors pourquoi ne pas demander à vos clients des paiements tardifs et vous assurer que vos flux de trésorerie sont fluides ? Nous sommes là pour vous aider à transformer votre processus de recouvrement de créances, à améliorer votre efficacité financière et à renforcer vos relations avec vos clients.

Une trésorerie solide n’est plus qu’à un pas !

Conclusion

Le processus de demande de liquidités, s’il n’est pas effectué correctement, peut devenir un obstacle important dans la gestion financière de toute entreprise. Du rapprochement manuel aux erreurs humaines en passant par le manque de visibilité en temps réel, les défis peuvent être nombreux. Les innovations technologiques disponibles vous aideront à surmonter les obstacles, à optimiser vos flux de trésorerie et à renforcer la relation avec vos clients. L’efficacité de la gestion des paiements se traduit par une plus grande liquidité et des décisions plus précises, ce qui ouvre la voie à la croissance et au succès.

Dans un monde des affaires en constante évolution, Oddcoll se distingue comme un phare de l’optimisation financière, guidant les entreprises vers l’efficacité et la réalisation de leurs objectifs. Si vous cherchez à augmenter l’efficacité du recouvrement de créances internationales et à ouvrir la porte à un avenir financier plus brillant, Oddcoll est votre meilleur allié pour le recouvrement de créances irrécouvrables

En savoir plus : Qu’est-ce que le recouvrement de créances pour en savoir un peu plus.