Bon de livraison: Qu’est-ce que c’est, comment le créer, quand et exemples

Si vous avez une entreprise ou si vous travaillez dans le monde de l’entreprise, vous avez probablement entendu parler de factures et de bons de livraison. Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, ce qui peut entraîner des confusions et des erreurs lors de la documentation des transactions commerciales.

C’est pourquoi, dans cet article, nous nous attacherons à expliquer ce qu’est un bon de livraison et à quoi il sert, ainsi qu’à vous aider à le différencier d’une facture. Il est important de disposer de ces connaissances pour gérer correctement les documents commerciaux dans votre entreprise et éviter ainsi les problèmes avec l’administration fiscale. Lisez la suite pour découvrir tout ce qu’il faut savoir sur les bons de livraison et leur relation avec les factures !

Qu’est-ce qu’un bordereau d’expédition ?

Un bordereau d’expédition est un document commercial utilisé pour enregistrer la livraison d’un produit et sert de preuve de livraison. Il est utilisé dans le processus de vente et d’achat de produits et est délivré par le vendeur pour confirmer la livraison à l’acheteur.

Le bon de livraison est un document essentiel pour le vendeur et l’acheteur, car il il permet de vérifier la livraison d’un service et d’éviter d’éventuels conflits. En outre, il peut servir de base à l’établissement d’une facture, document qui détaille la valeur du produit livré et qui est utilisé à des fins fiscales.

Que contient un bordereau d’expédition et quelles sont ses parties ?

Les bordereaux d’expédition doivent avoir une structure spécifique, même si vous utilisez un logiciel de bons de livraison ou un modèle. Un bordereau d’expédition doit répondre aux spécifications suivantes :

  • Nom et coordonnées du vendeur.
  • Le nom et les coordonnées de l’acheteur : adresse, numéro de TVA ou NF.
  • La date de livraison.
  • La date d’émission.
  • Description des produits de la commande.
  • Quantité de chaque produit faisant partie de la commande.

En outre, il peut également comporter un cachet ou une signature du destinataire.

 

Exemples de bordereaux d’expédition

Voici à quoi ressemble un bon de livraison. Son format est similaire à celui des factures, mais il est appelé “bon de livraison”.

 

Types de bordereaux d’expédition

Il existe plusieurs types de bordereaux d’expédition utilisés dans le processus de vente et d’achat de produits. Voici une brève description des plus courants :

  • Bon de livraison : le bon de livraison est utilisé pour enregistrer la réception des marchandises ou des services par l’acheteur. Dans ce cas, le bon de livraison est émis par le fournisseur ou le vendeur et sert de preuve de livraison.
  • Bon de livraison de vente : il s’agit du bon de livraison émis par le vendeur pour enregistrer la livraison du produit à l’acheteur. Il sert de preuve de livraison et de base à l’établissement d’une facture.
  • Bon de livraison de retour : utilisé lorsque l’acheteur renvoie le produit livré par le vendeur. Dans ce cas, le bon de retour sert de preuve de retour et de base pour l’émission d’une note de crédit.
  • Bon de livraison : est le document utilisé pour enregistrer la livraison du produit par le transporteur à l’acheteur. Il sert de preuve de livraison et peut servir de base à l’établissement d’une facture.
  • Bordereau d’enlèvement : il sert à enregistrer l’enlèvement des marchandises ou des services par l’acheteur ou le transporteur. Il sert à vérifier l’encaissement et peut servir de base à l’émission d’une facture.
  • Lettre de voiture valorisée : est un type de lettre de voiture qui inclut la valeur des produits ou des services livrés. Cette valeur peut être exprimée dans une devise ou dans une unité de mesure spécifique, telle que le kilo ou le litre. Il est utilisé pour accréditer la livraison de biens ou de services et pour que le destinataire ait la preuve de la valeur de ce qui a été livré.
  • Bon de livraison non valorisé : il s’agit d’un type de bon de livraison qui ne mentionne pas la valeur des produits ou services livrés. Ce type de bon de livraison est principalement utilisé lorsque la valeur des produits livrés n’est pas pertinente ou nécessaire à la gestion de l’entreprise. Par exemple, en cas de livraison d’échantillons ou de petites quantités de produits.

Il est important de garder à l’esprit que, bien qu’il existe différents types de bons de livraison, ils constituent tous des documents essentiels pour le contrôle et la gestion des transactions commerciales.

Comment un bordereau d’expédition est-il établi ?

L’émission d’un bon de livraison peut varier en fonction de l’entreprise et du système de gestion utilisé, mais en général, les étapes de l’émission d’un bon de livraison sont les suivantes :

  • Identifier les produits ou services à livrer : avant d’émettre un bon de livraison, il est nécessaire d’identifier les produits ou services à livrer. Il est essentiel que la description des produits ou services à livrer soit claire afin d’éviter toute confusion.
  • Préparer le bon de livraison : Une fois les produits ou services identifiés, le bon de livraison doit être préparé. Il doit contenir des informations telles que le numéro, la date d’émission, le nom et l’adresse du destinataire, la description des produits ou services livrés, la quantité livrée et la signature de la personne responsable de la livraison.
  • Vérifier les informations : Il est important de vérifier l’exactitude des informations figurant sur le bordereau d’expédition avant de le remettre au destinataire. Il s’agit notamment de vérifier que la description des produits ou services livrés est exacte et que la quantité livrée est correcte.

Il est essentiel de garder à l’esprit que le processus d’émission d’un bon de livraison peut varier en fonction des besoins de l’entreprise et du système de gestion utilisé. Dans tous les cas, il est dans tous les cas, il est nécessaire que le bon de livraison contienne toutes les informations nécessaires pour accréditer la livraison des biens ou des services, et qu’il prenne le temps de vérifier que la quantité livrée est correcteil convient également de prendre le temps de vérifier que les informations sont exactes et correctes avant de remettre le bon de livraison au destinataire.

Conseils pour l’utilisation des bordereaux d’expédition

Voici quelques conseils pour l’utilisation des bordereaux d’expédition :

  • Utiliser un format standardisé : Il est conseillé d’utiliser un format de bordereau d’expédition standardisé afin de s’assurer que toutes les informations nécessaires sont incluses. Si possible, utilisez le format fourni par le système de gestion de l’entreprise.
  • Inclure des informations claires et précises : il est important que la description des produits ou services livrés soit claire et précise afin d’éviter les complications. Il est conseillé d’inclure des informations détaillées sur les caractéristiques des produits ou services, telles que la taille, le poids ou la couleur.
  • Remettre le bon de livraison au destinataire : Il est essentiel de remettre le bon de livraison au destinataire comme preuve de la livraison des marchandises ou des services. Si possible, il est conseillé de faire signer le bon de livraison par le destinataire comme preuve de réception.
  • Archiver une copie du bon de livraison : Conservez une copie du bon de livraison dans l’entreprise comme preuve de la livraison des biens ou des services. Cela vous permettra d’avoir une trace des livraisons effectuées et facilitera la gestion des paiements correspondants.

Quelle est la différence entre un bon de livraison et une facture ?

Un bordereau d’expédition et une facture sont deux documents différents utilisés à différentes étapes du processus de vente (si vous ne connaissez pas la différence entre une facture et un reçu ereau d’expédition, consultez l’article). Voici les principales différences entre un bordereau de livraison et une facture :

  • Un bon de livraison est un document utilisé pour prouver la livraison de biens ou de services, tandis qu’une facture est un document utilisé pour demander le paiement.
  • Dans certains pays, le bon de livraison n’est pas un document obligatoire, alors que la facture l’est. Cela signifie que, dans certains cas, un bordereau d’expédition peut ne pas être délivré, mais qu’une facture doit toujours l’être.
  • Lebon de livraison est délivré au moment de la livraison des marchandises ou des services, tandis que la facture est délivrée après la livraison des marchandises ou des services.
  • La facture est un document fiscal qui sert à déclarer la vente et le paiement de la taxe correspondante. Le bon de livraison, quant à lui, n’est pas un document fiscal et n’a pas d’incidence fiscale directe.

Les deux documents sont importants dans le processus de vente, mais ils ont des fonctions différentes et sont émis à des moments différents. Cliquez ici : À quoi sert une facture ?

En revanche, si vous avez des factures à recevoir et que vous trouvez frustrant de contacter chacun de vos clients, nous vous recommandons d’utiliser Oddcoll, une plateforme de  recouvrement de créances internationale pour d’économiser des heures de travail dans la gestion du recouvrement des créances commerciales. Si vous souffrez de retards de paiement, nous vous recommandons de lire : Paiements en retard et courriels de rappel de paiement.

 

Conclusion

Le bordereau d’expédition sert de preuve de livraison et est essentiel pour garder une trace des produits ou services livrés. En outre, l’utilisation de bons de livraison peut faciliter la gestion des paiements correspondants et aider à planifier les achats futurs. En résumé, le bon de livraison est un document clé dans le processus de vente qui assure la transparence et l’efficacité dans la gestion des livraisons et des paiements.

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