Sähköiset laskut: Mitä se on ja miten se toimii

Kirjanpitomaailma kehittyy jatkuvasti, ja suuri osa dokumentaatiosta on automatisoitu ja digitalisoitu, mukaan lukien laskut, jotka ovat keskeinen työkalu ostettaessa tai myytäessä, olivatpa kyseessä sitten tuotteet tai palvelut.

Vähitellen tästä asiakirjasta on tulossa suosittu sähköisesti eri maissa ja eri markkinasektoreilla, jotta voidaan helpottaa kirjanpitoprosesseja yrityksessä ja antaa asiakkaille tarkkoja tietoja siitä, mitä he kuulevat, pystyvät laajentamaan yksityiskohtaisesti, mitä maksetaan ja kaikki ominaisuudet, mitä ostetaan, kuten erien määrä (jos niin valittu), tapahtuman aika, lyhyesti sanottuna.

Epäilemättä, sähköiset laskut lisääntyvät, eli yhä useammat yritykset sisällyttävät ne kirjanpitodynamiikkaansa, joten on tärkeää perehtyä niihin. Olipa sinulla sitten yritys tai itsenäisenä ammatinharjoittajana tai vaikka olisitkin vakituinen asiakas, tietämyksesi laajentaminen tästä asiakirjasta on varmasti hyödyllistä.

Mikä on sähköinen lasku?

Saatat jo tietää mikä on lasku on, mutta entä sähköinen lasku?

Ensimmäinen asia, joka sinun tulisi tietää, on se, että sähköinen lasku on kirjanpitoasiakirja, jolla on täsmälleen sama tarkoitus kuin fyysisellä laskulla (paperilla), eli sillä on samat oikeusvaikutukset, mutta sillä erotuksella, että se laaditaan sähköisessä muodossa (se saapuu internetin kautta joko tietokoneellesi tai matkapuhelimeesi, joko sähköpostitse tai WhatsApp-sovelluksella). Muista, että laskun avulla voidaan perustella tuotteen tai palvelun toimittaminen, minkä vuoksi se on tärkeä ja sitä olisi pyydettävä jokaisen ostoksen yhteydessä.

Toinen huomioon otettava seikka on se, että lasku kaikissa muodoissaan edellyttää vastaanottajan suostumusta, koska vastaanottaja päättää lopulta, miten se vastaanotetaan (pyydetäänkö se fyysisesti vai sähköisesti).

Milloin sähköinen laskutus on pakollista?

Sähköisen laskutuksen vaatimus riippuu kunkin maan lainsäädännöstä; esimerkiksi Espanjassa se on pakollinen tietyntyyppisille yrityksille ja toiminnoille. Lisäksi kaikkien julkishallintoa laskuttavien yritysten on tehtävä niin 1. tammikuuta 2021 alkaen.

Tiedoksi (siltä varalta, että haluatte jossain vaiheessa tutustua siihen), että kyseisiä laskuja säännellään 30. marraskuuta 2012 annetulla kuninkaallisella asetuksella 1619/2012, jolla säännellään laskutusvelvoitteita, kuten:

• Laskun laatimisvelvollisuus, kuten mainittu, on aina annettava ostajalle.
• Nykyiset laskutyypit,
• Laskun sisältö, jonka on oltava selkeä ja yksiselitteinen.
• Laskua koskevat vaatimukset
• Määräajat ja pidättäminen (kuinka kauan se kestää, eli kuinka kauan se on aktiivinen tai voimassa vaatimuksen esittämiseksi)
• Toinen velvollisuus on määritellä, onko lasku kaksoiskappale, yhteenveto tai oikaisulasku.

Sähköisten laskujen tyypit

Sähköisiä laskuja on kahta päätyyppiä, joista toinen on strukturoidussa muodossa ja toinen strukturoimattomassa muodossa. Molemmat sähköiset asiakirjat voidaan lähettää digitaalisesti Internetin kautta. Erona on se, että toinen voidaan automatisoida (strukturoitu) ja toinen ei.

Muista, että laskujen automatisointi liittyy niiden hallintaan koko prosessin ajan, eli niiden seurantaan niiden laatimisesta maksujen täsmäytykseen asti. Tämä säästää aikaa yritysten hallinnollisissa tehtävissä ja tuo myös enemmän selkeyttä, kun tiedetään perinnästä, maksuista ja siitä, mitä on hankittu.

Onko sinulla epäilyksiä? Seuraavan selityksen avulla saat varmasti paljon selkeämmän käsityksen:

• Laskut jäsennellyssä muodossa: Tämäntyyppiset laskut voidaan luoda automaattisesti laskutusjärjestelmällä, ja maksu- ja kirjanpitojärjestelmät voivat käsitellä niitä kaikkine tietoineen automatisoidusti. Käyttämällä näitä laskuja voit tutustua erilaisiin sekä asiakasta että yritystä kiinnostaviin tietoihin, koska voit laajentaa tietoja klikkaamalla tiettyjä osioita.
• Rakenteettomassa muodossa olevat laskut: Nämä ovat periaatteessa kuvaa, eli niitä on käsiteltävä, jotta ne voidaan syöttää tietokonejärjestelmiin manuaalisesti. Tähän kuuluvat skannatut paperilaskut ja PDF-tiedostot. Ne eivät itsessään anna pääsyä muihin tietoihin kuin niihin merkittyihin tietoihin, mutta niitä ei voi myöskään laajentaa, toisin sanoen ei voi mennä pidemmälle, koska ne ovat kuin fyysisen laskun valokuvaa.

Aiheeseen liittyvä artikkeli: Laskun ja laskun ero.

Sähköisen laskun edut

Kuten huomaat, systematisointi voi olla yksi eduista, kun käytetään sähköisen laskutuksen käytöstä, on kuitenkin muitakin etuja, jotka kannattaa tietää, ja näistä tärkeimmät ovat seuraavat:

• Tarjoaa suuremman tarkkuuden: se vähentää inhimillisiä virheitä, koska, kuten mainittiin, ne voidaan automatisoida käyttämällä apuna ohjelmisto, mikä estää ihmistä manipuloimasta niitä tietojen tallentamiseksi. Tämä säästää myös aikaa.
• Lyhentää käsittelyjaksoja, kuten perintä.
• Käyttämällä sähköistä laskutusta sinun ei tarvitse maksaa tulostusta tai lähettämisestä kustannuksiakoska kaikki tapahtuu verkossa.
• Optimoi tallennustila, kaikki tehdään tietokoneella, joten voit tallentaa levylle tai pilvipalveluun.
• Auttaa tarjoamaan parempaa asiakaspalvelua, tukea ja seurantaa.
• Poistaa paperin kulutuksen, on ympäristöystävällinen.
• Minimoi petosriskin.
• Parantaa IT-järjestelmien hallintaa, muun muassa .

Haitat

Vaikka edut ovatkin näkyviä, on kuitenkin myös muita haittoja, jotka kannattaa ottaa huomioon sähköiseen laskutukseen siirryttäessä:

• Tavan puute: jotkut ihmiset eivät ole vielä tottuneet tämäntyyppiseen laskutukseen, joten he pyytävät fyysistä laskua eivätkä anna sähköiselle laskulle suurta arvoa (joten se olisi kaksinkertaista työtä).
• Se on tehtävä enemmän suosittu pienten ja keskisuurten yritysten (pk-yritykset) keskuudessa, jotka eivät ole tottuneet laatimaan tämäntyyppisiä laskuja.
• Vielä on olemassa automaattinen hylkääminen monet tositteet hylätään edelleen automaattisesti, koska laskujen lähettämisessä ilmenee järjestelmä- tai ohjelmistovirheitä (vaikka tilanne on vähitellen paranemassa).
• Vaatii alkuinvestointeja: Tarvitaan investointeja tekniikkaan, jotta sitä voidaan käyttää, koska tarvitaan ohjelmisto- tai teknologiatoimittaja, mutta tämän investoinnin jälkeen säästetään rahaa.
• Se ei voi olla peruuttaa, tämä on mahdollista vain antamalla hyvityslaskuja laskun kokonaissummasta, joten on tärkeää käyttää ohjelmisto- tai teknologiapalveluntarjoajaa, jonka avulla nämä ongelmat on helpompi ratkaista.

Mitä tapahtuu, jos minulla ei ole sähköistä laskua?

Sinun on otettava huomioon, että yritysten on (suuremmassa määrin) yhä useammin toteutettava velvollisuus ottaa käyttöön sähköinen lasku, jotta ne voivat noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia (maasta riippuen), mutta Espanjan tapauksessa, jos näitä laskuja ei oteta käyttöön, voidaan määrätä jopa 10 000 euron suuruisia seuraamuksia. (Tarkista joka tapauksessa sen paikan lakien mukaan, jossa toimit).

Kuka ei ole velvollinen laskuttamaan sähköisesti?

Edellä esitetystä huolimatta kannattaa pitää mielessä, että yksittäiset ammatinharjoittajat tai freelancerit eivät ole velvollisia toimittamaan laskujaan sähköisesti, vaan ainoastaan, jos he haluavat tehdä niin, tai ainakin näin tulee olemaan vuoden 2023 aikana, joten nyt on täydellinen aika tutustua tähän uuteen tapaan toimittaa tai saada tämä asiakirja käyttöönsä.

Jos minulla on maksamattomia sähköisiä laskuja asiakkailta, mitä voin tehdä?

Jos sinulla on maksamattomia sähköisiä laskuja asiakkailtasi, voit harkita muutamia vaihtoehtoja:

-Muistuta asiakkaita maksamattomista laskuista ja pyydä heitä maksamaan ne mahdollisimman pian. Voit lähettää heille muistutuksen sähköpostitse tai puhelimitse.

-Tarjoa maksusuunnitelmaa asiakkaille, joilla on maksamattomia laskuja. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto, jos asiakkaalla on taloudellisia vaikeuksia.

-Harkitse perintätoimiston tai asianajajan palkkaamista auttamaan sinua maksamattomien laskujen perinnässä. Jos sinulla on erääntyneitä maksuja laskuista, Oddcoll on kansainvälinen perintätoimisto joka takaa onnistuneen maksun. Ota yhteyttä nyt! Kannustamme lukemaan Maksumuistutussähköposti ja Kuinka kerätä maksamattomat laskut.

-Jos asiakas ei maksa, voit harkita oikeustoimia. Tähän voi kuulua esimerkiksi oikeusjutun nostaminen sinua vastaan.

Johtopäätös

Sähköinen laskutus on yksi askel kohti asiakirjojen digitalisointia, sillä se helpottaa ostonseurantaprosessia, minkä lisäksi ostajan on helpompi tallentaa ja tehdä mahdolliset vaateet verkossa, ja yrityksen on helpompi osallistua siihen.

Olitpa sitten suuri yritys, pieni yritys tai itsenäinen ammatinharjoittaja, on aika oppia hieman tästä dokumentoinnista, koska ennemmin tai myöhemmin siitä tulee vaatimus osto- ja myyntivälineenä millä tahansa alalla.