Mis on elektrooniline arve?

Te võib-olla juba teate, mis on arve, aga mis on elektrooniline arve?

Esimene asi, mida peaksite teadma, on see, et elektrooniline arve on raamatupidamisdokument, mis täidab täpselt sama eesmärki kui füüsiline (paberil) arve, st sellel on samad õiguslikud tagajärjed, ainult et see väljastatakse elektroonilisel kujul (see jõuab interneti kaudu kas teie arvutisse või mobiiltelefoni, kas e-posti või Whats Appi kaudu). Pidage meeles, et arve on toote või teenuse tarnimise põhjendamiseks, mistõttu on see oluline ja seda tuleks nõuda iga ostu puhul.

Teine aspekt, mida tuleb arvesse võtta, on see, et arve mis tahes kujul sõltub vastuvõtja nõusolekust, sest vastuvõtja on see, kes lõpuks otsustab, kuidas ta selle kätte saab (kas ta soovib seda füüsiliselt või elektrooniliselt).

Millal on elektrooniline arvete esitamine kohustuslik?

Elektroonilise arveldamise nõue sõltub iga riigi eeskirjadest; näiteks Hispaanias on see kohustuslik teatud tüüpi ettevõtete ja tehingute puhul. Lisaks peavad kõik ettevõtted, kes esitavad arveid avaliku halduse asutustele, seda tegema alates 1. jaanuarist 2021.

Informatsioonina (juhul, kui te mingil hetkel soovite sellega tutvuda), on need arved reguleeritud 30. novembri kuningliku dekreediga 1619/2012, mis kontrollib arvete esitamise kohustusi, näiteks:

• Arve väljastamise kohustus, nagu mainitud, peab alati olema antud ostjale.
• Olemasolevad arvete liigid,
• Arve sisu, mis peab olema selge ja selgesõnaline.
• Nõuded arve esitamisele
• Tähtajad ja kinnipidamine (kui kaua see kestab, st kui kaua see on aktiivne või kehtiv, et esitada nõue)
• Teine kohustus on täpsustada, kas arve on dubleeriv, koond- või parandusarve.

Elektrooniliste arvete liigid

Elektroonilisi arveid on kahte peamist tüüpi, üks on struktureeritud ja teine struktureerimata kujul. Mõlemat elektroonilist dokumenti saab edastada digitaalselt, Interneti kaudu. Erinevus seisneb selles, et ühte saab automatiseerida (struktureeritud) ja teist mitte.

Pidage meeles, et arvete automatiseerimine on seotud nende haldamisega kogu protsessi vältel, st nende jälgimisega alates nende väljastamisest kuni maksete kooskõlastamiseni. See säästab aega ettevõtete haldusülesannetes ja annab ka suurema selguse, kui on vaja teada, millised on laekumised, maksed ja mis on soetatud.

Kas teil on mingeid kahtlusi? Järgmise selgituse abil on teil kindlasti palju selgem:

• Arved struktureeritud kujul: Seda tüüpi arveid saab automaatselt genereerida arveldussüsteemi abil ja neid saab koos kõigi selle andmetega automatiseeritult töödelda makse- ja raamatupidamissüsteemides. Sellistele arvetele juurdepääsul saate teada erinevaid andmeid, mis pakuvad huvi nii kliendile kui ka ettevõttele, sest te saate teavet laiendada, klõpsates teatud osadel.
• Arved struktureerimata kujul: Need on põhimõtteliselt pilt, st neid tuleb töödelda, et need arvutisüsteemidesse sisestada, käsitsi. Siia kuuluvad skaneeritud paberarved ja PDF-failid. Iseenesest ei võimalda need juurdepääsu rohkemale teabele kui seal märgitud, kuid seda ei saa laiendada, st kaugemale ei saa minna, sest see on nagu füüsilise arve foto vaatamine.

Seotud artikkel: Erinevus arve ja arve vahel.

Elektroonilise arve eelised

Nagu näete, võib süstematiseerimine olla üks eeliseid, kui kasutate elektroonilise arve kasutamine, kuid on ka teisi eeliseid, mida tasub teada, neist kõige olulisemad on järgmised:

• Tagab suurema täpsuse: vähendab inimlikke vigu, kuna, nagu mainitud, saab neid automatiseerida abil tarkvara, mis takistab inimesel nendega manipuleerimast, et salvestada teavet. See säästab ka aega.
• Lühendab töötlemistsükleid, nagu näiteks kogumine.
• Kasutades elektroonilist arveldamist ei pea te maksma trükkimist või saatmise eest kuludkuna kõik toimub internetis.
• Optimeerige salvestusruumi, kõik toimub arvutis, nii et saate salvestada kettale või pilve.
• Aitab pakkuda paremat klienditeenindust, toetust ja järelkontroll.
• Kõrvaldab paberi tarbimise, on keskkonnasõbralik.
• Minimeerib pettuse riski.
• Parandab IT-süsteemide haldamist, muu hulgas.

Puudused

Kuigi eelised on nähtavad, on siiski ka teisi aspekte, mis on puudused ja millega tasub elektroonilisele arvete esitamisele üleminekul arvestada:

• Harjumuse puudumine: mõned inimesed ei ole veel harjunud seda tüüpi arvetega, mistõttu nad küsivad füüsilist arvet ja ei anna elektroonilisele arvele suurt väärtust (seega oleks see topelt töö).
• Tuleb teha rohkem populaarseks väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete (VKEd) seas, kes ei ole harjunud seda tüüpi arveid väljastama.
• Veel on olemas automaatne tagasilükkamine paljude arvete saatmisel esinevate süsteemi- või tarkvaravigade tõttu (kuigi see olukord on järk-järgult paranemas).
• Nõuab alginvesteeringuid: Selle kasutamiseks on vaja investeerida tehnoloogiasse, sest vaja on tarkvara või tehnoloogia pakkujat, kuid pärast seda investeeringut tuleb raha kokku hoida.
• See ei saa olla tühistada, see on võimalik ainult arve kogusumma kohta kreeditarvete väljastamisega, seega on oluline tarkvara- või tehnoloogiapakkuja, kelle abil on neid probleeme lihtsam lahendada.

Mis juhtub, kui mul ei ole elektroonilist arvet?

Peate arvestama, et ettevõtted peavad (suuremal määral) üha enam rakendama elektroonilise arve rakendamise kohustust, et täita seadusest tulenevaid nõudeid (sõltuvalt riigist), kuid Hispaania puhul võib nende arvete rakendamata jätmise korral määrata kuni 10 000 euro suuruse trahvi. (Igal juhul kontrollige vastavalt selle koha seadustele, kus te tegutsete).

Kes ei ole kohustatud esitama arveid elektrooniliselt?

Hoolimata eeltoodust, pidage meeles, et üksikud spetsialistid või vabakutselised ei ole kohustatud oma arveid elektrooniliselt esitama, vaid ainult siis, kui nad seda soovivad, või vähemalt on see nii 2023. aasta jooksul, seega on ideaalne aeg tutvuda selle uue dokumendi esitamise või sellele juurdepääsu viisiga.

Kui mul on klientidelt maksmata elektroonilised arved, mida ma saan teha?

Kui teil on klientidelt tasumata elektroonilisi arveid, on mõned võimalused, mida võiksite kaaluda:

-Tuletage klientidele meelde tasumata arveid ja paluge neil need võimalikult kiiresti tasuda. Võite saata neile meeldetuletuse e-posti või telefoni teel.

-Pakkuge maksmata arvetega klientidele maksegraafikut. See võib olla hea võimalus, kui kliendil on rahalisi raskusi.

-Kaaluge inkassofirma või advokaadi palkamist, et aidata teil tasumata arveid sisse nõuda. Kui teil on arvete makseviivitusi, on Oddcoll rahvusvaheline inkassofirma, mis tagab eduka maksmise. Võtke kohe ühendust! Soovitame lugeda Maksumälu e-kirja ja Kuidas koguda tasumata arveid.

-Kui klient ei maksa, võite kaaluda juriidiliste meetmete võtmist. See võib hõlmata teie vastu hagi esitamist.

Kokkuvõte

Elektrooniline arvete esitamine on veel üks samm dokumentide digitaliseerimise suunas, sest see hõlbustab ostu jälgimise protsessi, lisaks on ostjale mugavam salvestada ja esitada mis tahes nõue internetis ning ettevõttele on mugavam osaleda.

Nii et olenemata sellest, kas olete suurettevõte, väikeettevõte või füüsilisest isikust ettevõtja, on aeg õppida veidi selle dokumentatsiooni kohta, sest pigem varem kui hiljem muutub see ostu-müügi vahendina igas tööstusharus nõutavaks.