Facturas Electrónicas: Qué son y cómo funcionan

El mundo de la contabilidad sigue evolucionando, y gran parte de la documentación se ha automatizado y digitalizado, incluidas las facturas, que son una herramienta clave a la hora de comprar o vender, ya sean productos o servicios.

Poco a poco este documento se está popularizando de manera electrónica en diferentes países y sectores del mercado, esto con el fin de facilitar los procesos contables en una empresa y poder brindar a los clientes información precisa sobre lo que consultan, pudiendo ampliar de manera detallada lo que se está pagando y todas las características de lo que se está adquiriendo como número de cuotas (si así se elige), tiempo de la transacción, en fin.

Sin lugar a dudas, facturas electrónicas crecerán, es decir, cada vez más empresas las incorporarán a su dinámica contable, por lo que es importante familiarizarse con ellas. Tanto si tienes una empresa como si eres autónomo, o incluso si eres un cliente habitual, ampliar tus conocimientos sobre este documento seguro que te vendrá muy bien.

¿Qué es una factura electrónica?

Es posible que ya sepa qué es una factura pero, ¿qué es una factura electrónica?

Lo primero que debe saber es que una factura electrónica es un documento contable que sirve exactamente para lo mismo que una factura física (en papel), es decir, tiene los mismos efectos legales, con la diferencia de que se emite en formato electrónico (llega por internet ya sea a tu ordenador o móvil, ya sea por email o whats app). Ten en cuenta que la factura sirve para justificar la entrega de un producto o servicio, por eso es importante y debe solicitarse con cada compra.

Otro aspecto a tener en cuenta es que la factura en cualquiera de sus formatos está sujeta al consentimiento del destinatario, ya que es éste quien finalmente decide cómo recibirla (si solicitarla física o electrónicamente).

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica depende de la normativa de cada país; en España, por ejemplo, es obligatoria para algunos tipos de empresas y operaciones. Además, todas las empresas que facturen a la Administración Pública deberán hacerlo a partir del 1 de enero de 2021.

Como dato (por si en algún momento quieres consultarlo), dichas facturas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, tales como:

• La obligación de expedir factura, como se ha dicho, debe darse siempre a un comprador.
• Los tipos de facturas existentes,
• El contenido de la factura, que debe ser claro y explícito.
• Los requisitos de la factura
• Plazos y retención (cuánto tiempo dura, es decir, cuánto tiempo está activa o vigente para reclamar)
• Otra obligación es especificar si la factura es un duplicado, recapitulativa o rectificativa.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos principales de facturas electrónicas, una en formato estructurado y otra en formato no estructurado. Ambos documentos electrónicos pueden transmitirse digitalmente, a través de Internet. La diferencia es que uno puede automatizarse (estructurado) y el otro no.

Recordemos que la automatización de las facturas tiene que ver con la gestión de las mismas a lo largo de todo el proceso, es decir, su seguimiento desde que se emiten hasta que se concilian los pagos. Esto ahorra tiempo en las tareas administrativas de las empresas y además proporciona una mayor claridad a la hora de conocer los cobros, los pagos y lo que se ha adquirido.

¿Tiene alguna duda? Con la siguiente explicación seguro que lo tienes mucho más claro:

• Facturas en formato estructurado: Este tipo de facturas pueden ser generadas automáticamente por un sistema de facturación y pueden ser procesadas con todos sus datos de forma automatizada, por sistemas de pago y contabilidad. Accediendo a estas facturas se pueden conocer diferentes datos de interés tanto para el cliente como para la empresa, ya que se podría ampliar la información pinchando en determinados apartados.
• Facturas en formato no estructurado: Son básicamente una imagen, es decir, deben ser procesadas para su introducción en los sistemas informáticos, mediante intervención manual. Aquí se incluyen las facturas en papel escaneadas y los archivos PDF. Por sí solas no permiten acceder a más información que la que allí se indica, pero ésta no puede ampliarse, es decir, no es posible ir más allá porque es como ver una foto de una factura física.

Artículo relacionado: Diferencia entre factura y recibo.

Ventajas de la factura electrónica

Como puedes ver, la sistematización puede ser una de las ventajas de utilizar factura electrónica, sin embargo, existen otras ventajas que vale la pena conocer, entre estas las más importantes son:

• Proporciona mayor precisión: reduce el error humano, ya que, como se ha mencionado, se pueden automatizar mediante softwarelo que evita que una persona los manipule para almacenar la información. Esto también ahorra tiempo.
• Acorta los ciclos de procesamientocomo el cobro.
• Al utilizar la facturación electrónica no tiene que pagar impresión o gastos de gastos de envío, ya que todo se hace online.
• Optimiza el espacio de almacenamiento, todo se hace por ordenador, por lo que se puede guardar en disco o en la nube.
• Ayuda a ofrecer un mejor servicio al cliente, soporte y seguimiento.
• Elimina el consumo de papeles respetuoso con el medio ambiente.
• Minimiza el riesgo de fraude.
• Mejora la gestión de los sistemas informáticosentre otros.

Desventajas

Sin embargo, aunque las ventajas son visibles, hay otros aspectos que son desventajas y que merece la pena tener en cuenta a la hora de pasarse a la facturación electrónica:

• Falta de costumbre: algunas personas aún no están acostumbradas a este tipo de factura, por lo que piden una factura física y no le dan mucho valor a la electrónica (por lo que sería doble trabajo).
• Hay que hacer más popular entre las pequeñas y medianas empresas (PYME), que no están acostumbradas a emitir este tipo de facturas.
• Todavía existe el automático rechazo de muchos comprobantes debido a fallos del sistema o del software en el envío de facturas (aunque esto está mejorando gradualmente).
• Requiere inversión inicial: Es necesario invertir en tecnología para poder utilizarlo, ya que se necesita un proveedor de software o tecnología, sin embargo, después de esa inversión viene el ahorro de dinero.
• No se puede cancelada, esto sólo es posible emitiendo notas de crédito por el importe total de la factura, de ahí la importancia de un proveedor de software o tecnología con el que sea más fácil solucionar estos problemas.

¿Qué ocurre si no tengo factura electrónica?

Debes tener en cuenta que las empresas (en mayor medida) deben implantar cada vez más la obligación de implantar la factura electrónica para cumplir con los requisitos legales (dependiendo del país), sin embargo, en el caso de España, si no se implantan estas facturas, se pueden imponer sanciones de hasta 10.000 euros. (En cualquier caso, compruebe según las leyes del lugar donde opere).

¿Quién no está obligado a facturar electrónicamente?

A pesar de lo anterior, ten en cuenta que los profesionales individuales o autónomos no están obligados a presentar sus facturas electrónicamente, sólo si así lo desean, o al menos así será durante 2023, por lo que es el momento perfecto para conocer esta nueva forma de presentar o acceder a este documento.

Si tengo facturas electrónicas impagadas de clientes, ¿qué puedo hacer?

Si tiene facturas electrónicas impagadas de sus clientes, hay algunas opciones que puede considerar:

-Recuerde a los clientes las facturas pendientes y pídales que las paguen lo antes posible. Puedes enviarles un recordatorio por correo electrónico o por teléfono.

-Ofrezca un plan de pago a los clientes con facturas pendientes. Puede ser una buena opción si el cliente tiene dificultades financieras.

-Considere la posibilidad de contratar a una agencia de cobros o a un abogado para que le ayude a recuperar las facturas pendientes. Si tiene pagos atrasados de facturas, Oddcoll es un cobrador de deudas internacional que garantiza el éxito de los pagos. ¡Contacte ahora! Le animamos a leer Recordatorio de pago por correo electrónico y Cómo cobrar facturas impagadas.

-Si el cliente no paga, puede plantearse emprender acciones legales. Esto podría incluir la presentación de una demanda contra usted.

Conclusión

La factura electrónica es un paso más hacia la digitalización de los documentos ya que facilita el proceso de seguimiento de la compra, además, para el comprador es más cómodo almacenar y realizar cualquier reclamación online, y para la empresa es más cómodo atenderla.

Así que tanto si eres una gran empresa, una pequeña empresa o un profesional autónomo, es hora de aprender un poco sobre esta documentación porque más pronto que tarde se convertirá en un requisito como herramienta de compra y venta en cualquier sector.