Ληξιπρόθεσμες πληρωμές: 6 επαγγελματικές και αποτελεσματικές στρατηγικές για την υποβολή αιτημάτων

Αν έχετε κουραστεί να κυνηγάτε τους πελάτες σας για καθυστερημένες πληρωμές, είστε στο σωστό μέρος! Σε αυτό το άρθρο, θα σας πούμε τις καλύτερες συμβουλές που μπορείτε να εφαρμόσετε για να λύσετε αποτελεσματικά αυτό το πρόβλημα. Αναμφίβολα, πρόκειται για μια από τις πιο απογοητευτικές καταστάσεις για κάθε επιχείρηση, γι’ αυτό σας λέμε, ετοιμαστείτε να πάρετε πίσω τα χρήματά σας!

Τι είναι η ληξιπρόθεσμη πληρωμή;

 

Μια ληξιπρόθεσμη πληρωμή είναι πληρωμή που δεν πραγματοποιείται εντός του χρονικού πλαισίου που ορίζεται σε μια οικονομική ή συμβατική συμφωνία. Γενικά, μια πληρωμή θεωρείται εκπρόθεσμη εάν δεν έχει παραληφθεί εντός 30 ημερών από τη συμφωνηθείσα ημερομηνία λήξης.

Οι καθυστερημένες πληρωμές μπορούν να προκαλέσουν οικονομικά προβλήματα στις εταιρείες, καθώς μπορούν να επηρεάσουν τις ταμειακές τους ροές και την ικανότητά τους να ανταποκριθούν στις δικές τους οικονομικές υποχρεώσεις.

Επιπλέον, η καταδίωξη καθυστερημένων πληρωμών μπορεί να είναι μια αγχωτική και χρονοβόρα διαδικασία για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να έχουμε αποτελεσματικές στρατηγικές για να ζητάτε καθυστερημένες πληρωμές και να διατηρείτε καλές σχέσεις με τους πελάτες για να αποφύγετε καταστάσεις όπως αυτή.

 

Πότε και πώς να ρωτήσετε;

Πρώτα απ’ όλα, θα ήταν καλύτερο αν ο πελάτης μπορούσε να πληρώσει μετά την παραλαβή των τιμολογίων, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Ωστόσο, είναι απαραίτητη για την ταμειακή ροή της επιχείρησής σας, ώστε να λαμβάνετε πληρωμές εγκαίρως, καθώς, με αυτόν τον τρόπο, θα αποφύγετε τους καθυστερημένους ή ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς.

Μπορείτε να εφαρμόσετε μια υπενθύμιση πληρωμής πριν από την ημερομηνία λήξης, αλλά αποφύγετε να το κάνετε αργότερα. Στην πραγματικότητα, συνιστούμε να στείλετε την υπενθύμιση μια εβδομάδα πριν.

Ξέρουμε ότι είναι δύσκολο να ζητάτε πληρωμές, αλλά το μυστικό είναι να έχετε πάντα έναν επαγγελματικό τόνο σε όλες τις επιστολές ή τα μηνύματα υπενθύμισης.

Σας συνιστούμε να είστε φιλικοί και ευγενικοί, καθώς ένα αγενώς διατυπωμένο μήνυμα μπορεί να βλάψει τη σχέση σας με τον πελάτη. Ακούστε πώς θα το κάνετε:

 

Πώς να ρωτήσετε; Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα

Αποστολή υπενθύμισης 5 ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης

Θέμα: Υπενθύμιση πληρωμής τιμολογίου

Αγαπητή [Client’s name],

Ελπίζω αυτό το email να σας βρίσκει καλά. Σας γράφω για να σας υπενθυμίσω ότι το τιμολόγιο [Invoice number] με ημερομηνία λήξης [Due date] δεν έχει ακόμη εξοφληθεί.

Θα εκτιμούσα αν μπορούσατε να κάνετε την πληρωμή το συντομότερο δυνατό, ώστε να διατηρήσουμε μια καλή επιχειρηματική σχέση. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή προβλήματα σχετικά με την πληρωμή, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου, ώστε να μπορέσουμε να το λύσουμε μαζί.

Ανυπομονώ να σας ακούσω.

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,

[Your name]

Γιατί είναι αποτελεσματικό αυτό το email;

Πρόκειται για μια πολύ σύντομη και με σεβασμό υπενθύμιση. Αυτό επιτρέπει στον πελάτη να λαμβάνει γρήγορες αποφάσεις και να μην αφαιρεί χρόνο από τις προσωπικές του υποχρεώσεις.

Εάν δεν υπάρξει απάντηση σε 5 ημέρες, υπενθυμίστε τους το ξανά.

Θέμα: Δεύτερη υπενθύμιση πληρωμής τιμολογίου

Αγαπητή [Client’s name],

Ελπίζω να είστε καλά. Ήθελα απλώς να δώσω συνέχεια στο θέμα του τιμολογίου [Invoice Number], το οποίο εξακολουθεί να εκκρεμεί.

Ανησυχώ ότι έχουν προκύψει κάποια προβλήματα ή παρεξηγήσεις σχετικά με την πληρωμή, γι’ αυτό παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου το συντομότερο δυνατό για να συζητήσουμε και να αναζητήσουμε λύση.

Ανυπομονώ να σας ακούσω σύντομα.

Ειλικρινά δικός σας,

[Your name]

Γιατί είναι αποτελεσματικό αυτό το email;

Λόγω της καθυστερημένης πληρωμής, έχετε κάθε δικαίωμα να οξύνετε τον τόνο της υπενθύμισής σας. Αναφέρετε τα απαραίτητα στοιχεία, όπως το ποσό και τον αριθμό του τιμολογίου. Υπενθυμίστε τους πόσες ημέρες έχουν περάσει από την ημερομηνία λήξης και ποια ήταν η ημερομηνία. Τώρα, μη σταματήσετε ποτέ να είστε ευγενικοί, αφού δεν ξέρετε τι επιπλοκές μπορεί να έχει ο πελάτης σας.

Εάν δεν υπάρξει απάντηση εντός 10 ημερών από το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπενθυμίστε τους ξανά.

Θέμα: Υπενθύμιση πληρωμής τελευταίου τιμολογίου

Αγαπητή [Client’s name],

Ελπίζω αυτό το email να σας βρίσκει καλά. Λυπάμαι που πρέπει να επανέρχομαι στο θέμα του τιμολογίου [Invoice number], αλλά πρέπει να σας υπενθυμίσω ότι εξακολουθεί να εκκρεμεί.

Καταλαβαίνω ότι μπορεί να έχουν προκύψει απρόβλεπτα προβλήματα, αλλά θα ήθελα να επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό για να τα συζητήσουμε και να βρούμε μια λύση που να εξυπηρετεί και τα δύο μέρη.

Παρακαλώ ενημερώστε με αν μπορώ να σας βοηθήσω περαιτέρω.

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,

[Your name]

Γιατί είναι αποτελεσματικό αυτό το email;

Σε αυτό το σημείο η υπενθύμισή σας θα πρέπει να έχει άμεσο τόνο. Μετά από τόσες ημέρες θα πρέπει να απαιτήσετε πληρωμή με απόλυτη πίεση. Από την άλλη πλευρά, είναι σημαντικό να είστε σύντομοι για να μην αποσπάσετε την προσοχή του πελάτη και να του ζητήσετε να επιβεβαιώσει αν έλαβε τις υπενθυμίσεις που του στείλατε προηγουμένως ή αν έχει χάσει το τιμολόγιο.

Πώς να αντιμετωπίσετε τις καθυστερημένες πληρωμές;

 

Διακανονισμός τιμολογίων αμέσως

Δεν συνιστούμε να περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί η επεξεργασία των τιμολογίων. Η καλύτερη επιλογή είναι να να εξοφλεί τα τιμολόγια κατά την παραλαβή τους, καθώς αυτό σας επιτρέπει να έχετε καλύτερη οργάνωση και διαχείριση των εξόδων, καθώς και να διαθέτετε χρήματα σε συγκεκριμένους παραλήπτες για να ξεκινήσετε άμεσα τη διαδικασία.

Από την άλλη πλευρά, εάν η άμεση εξόφληση των τιμολογίων αποτελεί εμπόδιο για εσάς, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο προγραμματισμού των πληρωμών. Και για να λειτουργήσει αυτό, λάβετε υπόψη σας τον αριθμό των ημερών που απαιτούνται για τη χρέωση του λογαριασμού του παραλήπτη, ώστε να διασφαλιστεί η παραλαβή της πληρωμής.

Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών σας

Αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες των πληρωτέων λογαριασμών σας, μπορείτε να αυξήσετε την ταχύτητα, την ποιότητα και την ακρίβεια. Εξαλείφοντας κάθε χειροκίνητη διαδικασία, θα αποφύγετε τα χαμένα τιμολόγια, τις αρνητικές ταμειακές ροές και τις διπλές ή καθυστερημένες πληρωμές.

Ως εκ τούτου, συνιστούμε να επενδύσετε σε ένα λογισμικό πληρωτέων λογαριασμών που ενσωματώνεται στο λογιστικό σας σύστημα και εξαλείφει πλήρως τη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και τα πιθανά σφάλματα. Καθώς και μια διεθνής εταιρεία είσπραξης χρέους όπως η Oddcoll, όπου μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο στη διαχείριση των εκκρεμών πληρωμών. Αν δείτε ότι ο πελάτης σας δεν πληρώνει το χρέος, η Oddcoll σας εξασφαλίζει ότι θα πληρωθείτε. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί τους.

 

Συμβουλές που πρέπει να έχετε κατά νου

  • Επικοινωνήστε με τον πελάτη: Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τον πελάτη αμέσως μόλις διαπιστωθεί καθυστέρηση πληρωμής. Μπορεί να υπάρχει βάσιμος λόγος για την καθυστέρηση και ένα απλό τηλεφώνημα ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι αρκετό για την επίλυση του προβλήματος.

  • Να είστε ευγενικοί και επαγγελματίες: Παρόλο που μπορεί να είναι απογοητευτικό να κυνηγάτε καθυστερημένες πληρωμές, είναι σημαντικό να διατηρείτε μια επαγγελματική και ευγενική στάση ανά πάσα στιγμή. Το να είστε επιθετικοί ή αγενείς θα κάνει την κατάσταση χειρότερη.

  • Θέσπιση γραπτής συμφωνίας: Συνιστάται πάντοτε να καθορίζονται γραπτώς οι όροι κάθε συμφωνίας. Αυτό περιλαμβάνει τους όρους πληρωμής και οποιουσδήποτε άλλους όρους που σχετίζονται με τη συναλλαγή. Με αυτόν τον τρόπο, και τα δύο μέρη κατανοούν σαφώς τι αναμένεται.

  • Ζητήστε όρο πληρωμής: Εάν ο πελάτης δεν είναι σε θέση να πληρώσει αμέσως, εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε όρο πληρωμής. Αυτό μπορεί να συμβάλει στην ανακούφιση της οικονομικής πίεσης του πελάτη και να του δώσει χρόνο για να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του.

  • Φέρτε τη διαμεσολάβηση: Αν τα πράγματα δυσκολεύουν, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έναν διαμεσολαβητή. Ο διαμεσολαβητής μπορεί να σας βοηθήσει να καταλήξετε σε μια φιλική συμφωνία χωρίς να καταφύγετε σε νομικές ενέργειες.
  • Μην απειλείτε αμέσως με νομικές ενέργειες: Η άμεση απειλή νομικών ενεργειών μπορεί να θέσει το άλλο μέρος σε άμυνα και να δυσκολέψει την επίλυση του προβλήματος. Αντ’ αυτού, προσπαθήστε να επιλύσετε το πρόβλημα φιλικά και, αν χρειαστεί, εξετάστε τη νομική δράση ως έσχατη λύση.

 

 

Συμπέρασμα

Καθυστερημένες πληρωμές μπορεί να αποτελέσει πηγή άγχους και οικονομικών προβλημάτων για κάθε επιχείρηση. Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι υπάρχουν αποτελεσματικές στρατηγικές για να ζητάτε καθυστερημένες πληρωμές και να διατηρείτε καλές πελατειακές σχέσεις.

Η επικοινωνία με τον πελάτη, η κατάρτιση γραπτών συμφωνιών, η αίτηση όρων πληρωμής και η διερεύνηση επιλογών διαμεσολάβησης είναι μερικά από τα βήματα που μπορούν να ληφθούν για την επίλυση των προβλημάτων καθυστέρησης πληρωμών.

Επιπλέον, είναι κρίσιμο να αντιμετωπίζετε τις καθυστερήσεις πληρωμών με επαγγελματικό και ευγενικό τρόπο ανά πάσα στιγμή, αποφεύγοντας τις απειλές και διατηρώντας μια ανοιχτή στάση για την επίλυση του προβλήματος. Ακολουθώντας αυτές τις στρατηγικές, θα μπορέσετε να ανακτήσετε τα χρήματά σας και να διατηρήσετε υγιείς σχέσεις με τους πελάτες σας.

Σχετική δημοσίευση

Διαδικασία αφερεγγυότητας κατά γερμανικών εταιρειών!

ODDCOLL

Η Oddcoll είναι μια υπηρεσία για τη διεθνή είσπραξη οφειλών.
Διευκολύνουμε τις εταιρείες να πληρώνονται από τους πελάτες τους στο εξωτερικό.

RELATED ARTICLE  What is an Invoice and What is it used for? 2024
WordPress Image Lightbox Plugin