Überfällige Zahlungen: 6 professionelle und wirksame Strategien zur Einforderung

Wenn Sie es leid sind, Ihre Kunden wegen überfälliger Zahlungen zu verfolgen, sind Sie hier genau richtig! In diesem Artikel werden wir Ihnen die besten Tipps geben, mit denen Sie dieses Problem wirksam lösen können. Zweifellos ist dies eine der frustrierendsten Situationen für jedes Unternehmen, also sagen wir Ihnen: Machen Sie sich bereit, Ihr Geld zurückzubekommen!

Was ist eine überfällige Zahlung?

Eine überfällige Zahlung ist eine Zahlung, die nicht innerhalb des in einer finanziellen oder vertraglichen Vereinbarung festgelegten Zeitrahmens geleistet wird. Im Allgemeinen gilt eine Zahlung als verspätet, wenn sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach dem vereinbarten Fälligkeitstermin eingegangen ist.

Verspätete Zahlungen können Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten bringen, da sie sich auf ihren Cashflow und ihre Fähigkeit auswirken können, ihren eigenen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.

Darüber hinaus kann die Einforderung verspäteter Zahlungen für die Unternehmen stressig und zeitaufwändig sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, über wirksame Strategien für die Einforderung verspäteter Zahlungen und die Pflege guter Kundenbeziehungen zu verfügen, um solche Situationen zu vermeiden.

Wann und wie sollte man nachfragen?

Zunächst einmal wäre es am besten, wenn der Kunde nach Erhalt der Rechnungen zahlen kann (wir empfehlen Ihnen, Rechnung vs. Rechnungen zu lesen), aber das ist nicht immer der Fall. Für den Cashflow Ihres Unternehmens ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass die Zahlungen rechtzeitig eingehen, da Sie auf diese Weise säumige oder überfällige Rechnungen vermeiden können.

Sie können eine Zahlungserinnerung vor dem Fälligkeitsdatum einrichten, aber vermeiden Sie es, dies später zu tun. Wir empfehlen, die Zahlungserinnerung eine Woche vorher zu versenden.

Wir wissen, dass es schwer ist, um Zahlungen zu bitten, aber das Geheimnis ist, dass Sie in Ihren Mahnschreiben oder E-Mails immer einen professionellen Ton anschlagen.

Wir empfehlen Ihnen, freundlich und höflich zu sein, denn eine unhöflich formulierte Nachricht kann Ihrer Beziehung zum Kunden schaden. Hier erfahren Sie, wie Sie das machen:

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Wie man fragt? Befolgen Sie diese Schritte

Senden Sie eine Mahnung 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum
Betreff: Zahlungserinnerung für Rechnungen

Sehr geehrter [Name des Kunden],

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich schreibe Ihnen, um Sie daran zu erinnern, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] mit einem Fälligkeitsdatum von [Fälligkeitsdatum] noch nicht bezahlt worden ist.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie die Zahlung so bald wie möglich vornehmen könnten, damit wir eine gute Geschäftsbeziehung aufrechterhalten können. Sollten Sie Fragen oder Probleme mit der Zahlung haben, können Sie sich gerne an mich wenden, damit wir gemeinsam eine Lösung finden können.

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Warum ist diese E-Mail wirksam?

Sie ist eine sehr kurze und respektvolle Erinnerung. So kann der Kunde schnelle Entscheidungen treffen und muss sich nicht mit seinen persönlichen Verpflichtungen ablenken.

Wenn innerhalb von 5 Tagen keine Antwort erfolgt, erinnern Sie ihn erneut
Betreff: Zweite Mahnung zur Zahlung der Rechnung

Sehr geehrter [Name des Kunden],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte nur noch einmal auf die Rechnung [Rechnungsnummer] zurückkommen, die immer noch offen ist.

Ich befürchte, dass es bei der Zahlung zu Problemen oder Missverständnissen gekommen ist, und bitte Sie daher, mich so bald wie möglich zu kontaktieren, um eine Lösung zu finden.

Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Warum ist diese E-Mail wirksam?

Aufgrund des Zahlungsverzugs haben Sie jedes Recht, den Ton Ihrer Mahnung zu verschärfen. Fügen Sie die notwendigen Details wie den Betrag und die Rechnungsnummer ein. Erinnern Sie sie daran, wie viele Tage seit dem Fälligkeitsdatum vergangen sind und welches Datum es war. Bleiben Sie dabei stets höflich, denn Sie wissen nicht, welche Komplikationen Ihr Kunde haben könnte.

Wenn innerhalb von 10 Tagen nach der ersten E-Mail keine Reaktion erfolgt, erinnern Sie ihn erneut daran
Betreff: Zahlungserinnerung für die letzte Rechnung

Sehr geehrter [Name des Kunden],

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Es tut mir leid, dass ich Sie immer wieder auf die Rechnung [Rechnungsnummer] ansprechen muss, aber ich muss Sie daran erinnern, dass diese noch aussteht.

Ich verstehe, dass unerwartete Probleme aufgetreten sind, aber ich möchte mich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen, um sie zu besprechen und eine Lösung zu finden, die für beide Seiten funktioniert.

Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich Ihnen weiter behilflich sein kann.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Warum ist diese E-Mail wirksam?

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihre Mahnung einen direkten Ton haben. Nach so vielen Tagen sollten Sie die Zahlung mit absolutem Druck fordern. Andererseits ist es wichtig, sich kurz zu fassen, um den Kunden nicht abzulenken, und ihn zu bitten, zu bestätigen, ob er Ihre zuvor gesendeten Mahnungen erhalten hat oder ob er die Rechnung verlegt hat.

Wie geht man mit verspäteten Zahlungen um?

Rechnungen sofort begleichen

Es ist nicht empfehlenswert, mit der Bearbeitung der Rechnungen zu warten, bis diese fällig sind. Am besten ist es, Rechnungen sofort nach Erhalt zu begleichen, da dies eine bessere Organisation und Verwaltung der Ausgaben ermöglicht und die Mittel bestimmten Empfängern zugewiesen werden können, um den Vorgang sofort zu starten.

Wenn die sofortige Begleichung von Rechnungen jedoch ein Hindernis für Sie darstellt, sollten Sie einen Zahlungsplan in Betracht ziehen. Damit dies funktioniert, sollten Sie die Anzahl der Tage berücksichtigen, die es dauert, bis die Zahlung vom Konto des Empfängers abgebucht wird, um den Zahlungseingang zu gewährleisten.

Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung

Durch die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung können Sie die Geschwindigkeit, Qualität und Genauigkeit erhöhen. Indem Sie alle manuellen Prozesse eliminieren, vermeiden Sie verlorene Rechnungen, negativen Cashflow und doppelte oder verspätete Zahlungen.

Daher empfehlen wir Ihnen, in eine Kreditorenbuchhaltungssoftware zu investieren, die in Ihr Buchhaltungssystem integriert ist und die manuelle Dateneingabe und mögliche Fehler vollständig eliminiert. Und ein internationales Inkassobüro wie Oddcoll, mit dem Sie viel Zeit bei der Verwaltung ausstehender Zahlungen sparen können. Wenn Sie sehen, dass Ihr Kunde die Schulden nicht bezahlt, sichert Ihnen Oddcoll zu, dass Sie bezahlt werden. Zögern Sie nicht, sie zu kontaktieren.

Tipps, die Sie beachten sollten

• Kommunizieren Sie mit dem Kunden: Es ist wichtig, mit dem Kunden zu kommunizieren, sobald ein Zahlungsverzug festgestellt wird. Möglicherweise gibt es einen triftigen Grund für die Verzögerung, und ein einfacher Anruf oder eine E-Mail können ausreichen, um das Problem zu lösen.
• Seien Sie höflich und professionell: Auch wenn es frustrierend sein kann, verspäteten Zahlungen nachzugehen, ist es wichtig, stets eine professionelle und höfliche Haltung einzunehmen. Aggressives oder unhöfliches Verhalten macht die Situation nur noch schlimmer.
• Schließen Sie eine schriftliche Vereinbarung ab: Es ist immer ratsam, die Bedingungen einer Vereinbarung schriftlich festzuhalten. Dazu gehören auch die Zahlungsbedingungen und alle anderen Bedingungen, die mit dem Geschäft zusammenhängen. Auf diese Weise haben beide Parteien eine klare Vorstellung davon, was erwartet wird.
• Verlangen Sie ein Zahlungsziel: Wenn der Kunde nicht in der Lage ist, sofort zu zahlen, sollten Sie um ein Zahlungsziel bitten. Dies kann dazu beitragen, den finanziellen Druck auf den Kunden zu mindern und ihm Zeit zu geben, seinen Verpflichtungen nachzukommen.
• Schlichtung anregen: Wenn die Dinge schwierig werden, sollten Sie einen Vermittler einschalten. Ein Mediator kann Ihnen helfen, eine gütliche Einigung zu erzielen, ohne den Rechtsweg zu beschreiten.

Drohen Sie nicht sofort mit rechtlichen Schritten: Wenn Sie sofort mit rechtlichen Schritten drohen, kann dies die andere Partei in die Defensive drängen und die Lösung des Problems erschweren. Versuchen Sie stattdessen, das Problem gütlich zu lösen, und ziehen Sie notfalls rechtliche Schritte als letztes Mittel in Betracht.

Fazit

Zahlungsverzug kann für jedes Unternehmen eine Quelle von Stress und finanziellen Problemen sein. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass es wirksame Strategien gibt, um verspätete Zahlungen einzufordern und gute Kundenbeziehungen zu pflegen.

Die Kommunikation mit dem Kunden, das Aufsetzen schriftlicher Vereinbarungen, das Einfordern von Zahlungsfristen und das Ausloten von Schlichtungsmöglichkeiten sind einige der Schritte, die unternommen werden können, um Probleme mit verspäteten Zahlungen zu lösen.

Darüber hinaus ist es wichtig, verspätete Zahlungen stets professionell und höflich anzusprechen, Drohungen zu vermeiden und eine offene Einstellung zur Problemlösung zu bewahren. Wenn Sie diese Strategien befolgen, werden Sie in der Lage sein, Ihr Geld zurückzubekommen und gesunde Beziehungen zu Ihren Kunden zu pflegen.