Elektronische Rechnungen: Was ist und wie es funktioniert

Die Welt der Buchhaltung entwickelt sich ständig weiter, und viele Dokumente wurden automatisiert und digitalisiert, darunter auch Rechnungen, die ein wichtiges Instrument beim Kauf oder Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen darstellen.

Nach und nach wird dieses Dokument in verschiedenen Ländern und Marktsektoren auf elektronischem Wege populär, um die Buchhaltungsprozesse in einem Unternehmen zu vereinfachen und den Kunden genaue Informationen über das, was sie konsultieren, zu liefern, wobei sie in der Lage sind, im Detail zu erweitern, was bezahlt wird und alle Merkmale dessen, was gekauft wird, wie die Anzahl der Raten (wenn so gewählt), die Zeit der Transaktion, kurz gesagt.

Zweifelsohne, elektronische Rechnungen zweifellos werden elektronische Rechnungen zunehmen, d. h. immer mehr Unternehmen werden sie in ihre Buchhaltungsdynamik einbeziehen, weshalb es wichtig ist, sich mit ihnen vertraut zu machen. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen haben oder selbständig sind, oder ob Sie ein regelmäßiger Kunde sind, wird es sicher nützlich sein, Ihr Wissen über dieses Dokument zu erweitern.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Sie wissen vielleicht schon was eine Rechnung ist, aber was ist eine elektronische Rechnung?

Das Erste, was Sie wissen sollten, ist, dass eine elektronische Rechnung ein Buchhaltungsdokument ist, das genau den gleichen Zweck erfüllt wie eine physische Rechnung (auf Papier), d. h. sie hat die gleichen rechtlichen Auswirkungen, mit dem Unterschied, dass sie in elektronischer Form ausgestellt wird (sie kommt über das Internet entweder auf Ihren Computer oder Ihr Handy, entweder per E-Mail oder per WhatsApp). Denken Sie daran, dass die Rechnung dazu dient, die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu belegen, weshalb sie wichtig ist und bei jedem Kauf angefordert werden sollte.

Ein weiterer zu berücksichtigender Aspekt ist, dass die Rechnung in jedem ihrer Formate der Zustimmung des Empfängers unterliegt, da dieser letztendlich entscheidet, wie er sie erhalten möchte (ob er sie physisch oder elektronisch anfordert).

Wann ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?

Wann die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist, hängt von den Vorschriften des jeweiligen Landes ab; in Spanien beispielsweise ist sie für bestimmte Arten von Unternehmen und Tätigkeiten obligatorisch. Darüber hinaus müssen alle Unternehmen, die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellen, dies ab dem 1. Januar 2021 tun.

Zur Information (für den Fall, dass Sie es irgendwann einmal nachlesen möchten): Diese Rechnungen werden durch das Königliche Dekret 1619/2012 vom 30. November geregelt, das die Rechnungsstellungspflichten regelt, wie zum Beispiel:

  • Die Verpflichtung, eine Rechnung auszustellen, muss, wie bereits erwähnt, immer dem Käufer auferlegt werden.
  • Die bestehenden Arten von Rechnungen,
  • Der Inhalt der Rechnung, der klar und deutlich sein muss.
  • Anforderungen an Rechnungen
  • Fristen und Aufbewahrungsfristen (wie lange sie gelten, d. h. wie lange sie aktiv oder in Kraft sind, um eine Forderung geltend zu machen)
  • Außerdem muss angegeben werden, ob es sich bei der Rechnung um eine doppelte, eine zusammenfassende oder eine berichtigende Rechnung handelt.

Arten von elektronischen Rechnungen

Es gibt zwei Haupttypen von elektronischen Rechnungen, eine im strukturierten und eine im unstrukturierten Format. Beide elektronischen Dokumente können digital über das Internet übermittelt werden. Der Unterschied besteht darin, dass das eine automatisiert werden kann (strukturiert) und das andere nicht.

Denken Sie daran, dass die Automatisierung von Rechnungen mit ihrer Verwaltung während des gesamten Prozesses zu tun hat, d. h. mit der Verfolgung der Rechnungen von der Ausstellung bis zum Abgleich der Zahlungen. Dies spart Zeit bei den Verwaltungsaufgaben der Unternehmen und sorgt für mehr Klarheit, wenn es darum geht, Einzüge, Zahlungen und Erwerbe zu kennen.

Haben Sie noch Zweifel? Mit der folgenden Erklärung werden Sie es sicher viel klarer haben:

  • Rechnungen im strukturierten Format: Diese Art von Rechnungen kann automatisch von einem Fakturierungssystem erstellt und mit all ihren Daten automatisiert von Zahlungs- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Durch den Zugriff auf diese Rechnungen können Sie verschiedene Daten erfahren, die sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen von Interesse sind, da Sie die Informationen durch Anklicken bestimmter Abschnitte erweitern können.
  • Rechnungen in unstrukturiertem Format: Bei diesen Rechnungen handelt es sich im Wesentlichen um ein Bild, d. h. sie müssen manuell bearbeitet werden, um in die Computersysteme eingegeben werden zu können. Dazu gehören gescannte Papierrechnungen und PDF-Dateien. Sie erlauben an sich keinen Zugriff auf mehr Informationen als das, was dort angegeben ist, aber diese können nicht erweitert werden, d.h. es ist nicht möglich, weiter zu gehen, weil es so ist, als würde man ein Foto einer physischen Rechnung betrachten.

Ähnlicher Artikel: Unterschied zwischen Rechnungen und Rechnungen.

Vorteile einer elektronischen Rechnung

Wie Sie sehen können, kann die Systematisierung einer der Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, es gibt jedoch noch weitere Vorteile, die es zu kennen gilt, darunter die wichtigsten:

  • Bietet größere Genauigkeit: Sie reduziert menschliche Fehler, da sie, wie bereits erwähnt, mit Hilfe von softwaredadurch wird verhindert, dass eine Person sie manipulieren kann, um die Informationen zu speichern. Das spart auch Zeit.
  • Verkürzung der Bearbeitungszyklenwie zum Beispiel das Inkasso.
  • Durch den Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung müssen Sie keine Kosten für Druck oder Versand kostenda alles online erledigt wird.
  • Optimieren Sie den Speicherplatz, denn alles wird per Computer erledigt, sodass Sie auf der Festplatte oder in der Cloud speichern können.
  • Hilft bei der Bereitstellung besseren Kundenserviceunterstützung und Nachbereitung.
  • Eliminiert den Papierverbrauchund ist umweltfreundlich.
  • Minimiert das Risiko von Betrug.
  • Verbesserte Verwaltung der IT-Systemeunter anderem.

Nachteile

Trotz der offensichtlichen Vorteile gibt es jedoch auch Nachteile, die bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung berücksichtigt werden sollten:

  • Mangelnde Gewohnheitmanche Menschen sind noch nicht an diese Art von Rechnungen gewöhnt, so dass sie eine physische Rechnung verlangen und der elektronischen Rechnung nicht viel Bedeutung beimessen (es wäre also doppelte Arbeit).
  • Es muss mehr getan werden mehr populärer gemacht werden bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die es nicht gewohnt sind, diese Art von Rechnungen auszustellen.
  • Noch gibt es automatische ablehnung viele Belege werden aufgrund von System- oder Softwarefehlern bei der Übermittlung von Rechnungen automatisch abgelehnt (obwohl sich dies allmählich verbessert).
  • Erfordert Anfangsinvestitionen: Es ist eine Investition in die Technologie erforderlich, um sie nutzen zu können, da ein Software- oder Technologieanbieter benötigt wird, aber nach dieser Investition kommen die finanziellen Einsparungen.
  • Sie kann nicht sie kann nicht storniert werden, dies ist nur durch die Ausstellung von Gutschriften über den Gesamtbetrag der Rechnung möglich, daher die Bedeutung eines Software- oder Technologieanbieters, mit dem es einfacher ist, diese Probleme zu lösen.

Was passiert, wenn ich keine elektronische Rechnung habe?

Sie müssen berücksichtigen, dass die Unternehmen (in zunehmendem Maße) die Verpflichtung zur Einführung der elektronischen Rechnung umsetzen müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen (je nach Land), wobei im Falle Spaniens bei Nichtumsetzung dieser Rechnungen Strafen von bis zu 10.000 Euro verhängt werden können. (Prüfen Sie in jedem Fall die Gesetze des Landes, in dem Sie tätig sind).

Wer ist nicht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Trotz der obigen Ausführungen sollten Sie nicht vergessen, dass Einzelunternehmer oder Freiberufler nicht verpflichtet sind, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, sondern nur, wenn sie dies wünschen. Dies wird zumindest im Jahr 2023 der Fall sein, so dass dies der perfekte Zeitpunkt ist, um sich über diese neue Art der Einreichung oder des Zugangs zu diesem Dokument zu informieren.

Was kann ich tun, wenn ich unbezahlte elektronische Rechnungen von Kunden habe?

Wenn Sie unbezahlte elektronische Rechnungen von Ihren Kunden haben, gibt es einige Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen sollten:

-Erinnern Sie Ihre Kunden an ausstehende Rechnungen und bitten Sie sie, diese so bald wie möglich zu bezahlen. Sie können ihnen eine Erinnerung per E-Mail oder Telefon schicken.

-Bieten Sie Kunden mit ausstehenden Rechnungen einen Zahlungsplan an. Dies kann eine gute Option sein, wenn der Kunde in finanziellen Schwierigkeiten steckt.

-Ziehen Sie in Erwägung, ein Inkassobüro oder einen Anwalt zu beauftragen, der Ihnen bei der Eintreibung ausstehender Rechnungen hilft. Wenn Sie überfällige Zahlungen von Rechnungen, Oddcoll ist ein internationales Inkassobüro inkassobüro, das eine erfolgreiche Zahlung garantiert. Kontaktieren Sie uns jetzt! Wir ermutigen zum Lesen Zahlungserinnerungs-E-Mail und Wie man unbezahlte Rechnungen eintreibt.

-Wenn der Kunde nicht zahlt, können Sie rechtliche Schritte in Erwägung ziehen. Dazu könnte die Einreichung einer Klage gegen Sie gehören.

Fazit

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein weiterer Schritt in Richtung der Digitalisierung von Dokumenten, da sie den Prozess der Kaufverfolgung erleichtert. Außerdem ist es für den Käufer bequemer, seine Forderungen online zu speichern und zu stellen, und für das Unternehmen ist es bequemer, sie zu bearbeiten.

Egal, ob Sie ein großes Unternehmen, ein kleines Unternehmen oder ein Selbständiger sind, es ist an der Zeit, sich mit dieser Dokumentation vertraut zu machen, denn sie wird eher früher als später in jeder Branche als Kauf- und Verkaufsinstrument erforderlich werden.

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