Forfaldne betalinger: 6 strategier til at inddrive dem 2023

Hvis du er træt af at jagte dine kunder for forfaldne betalinger, er du kommet til det rette sted! I denne artikel vil vi fortælle dig de bedste tips, du kan implementere for at løse dette problem effektivt. Det er utvivlsomt en af de mest frustrerende situationer for enhver virksomhed, så vi siger dig, gør dig klar til at få dine penge tilbage!

Hvad er en forfalden betaling?

En forfalden betaling er en betaling, der ikke er foretaget inden for den tidsramme, der er fastsat i en finansiel eller kontraktlig aftale. Generelt betragtes en betaling som forsinket, hvis den ikke er modtaget inden for 30 dage efter den aftalte forfaldsdato.

Forsinkede betalinger kan skabe økonomiske problemer for virksomheder, da de kan påvirke deres cashflow og deres evne til at opfylde deres egne finansielle forpligtelser.

Desuden kan det være en stressende og tidskrævende proces for virksomhedsejere at forfølge forsinkede betalinger. Derfor er det vigtigt at have effektive strategier til at anmode om forsinkede betalinger og opretholde gode kunderelationer for at undgå situationer som denne.

Hvornår og hvordan skal man spørge?

Først og fremmest ville det være bedst, hvis kunden kan betale efter at have modtaget fakturaerne (vi anbefaler dig at læse regning vs. faktura), men det er ikke altid tilfældet. Det er dog vigtigt for din virksomheds likviditet at modtage betaling til tiden, da du på den måde undgår forsinkede eller forfaldne regninger.

Du kan implementere en betalingspåmindelse før forfaldsdatoen, men undgå at gøre det senere. Faktisk anbefaler vi, at du sender påmindelsen en uge før.

Vi ved, at det er svært at bede om betalinger, men hemmeligheden er altid at have en professionel tone i alle dine påmindelsesbreve eller e-mails.

Vi anbefaler, at du er venlig og høflig, da en uhøfligt formuleret besked kan skade dit forhold til kunden. Sådan gør du det:

Relateret artikel: Sådan gør du: “For at få en påmindelse om en aftale med en anden person, skal du bruge en påmindelse: Hvad er en faktura

Hvordan spørger du? Følg disse trin

Send en påmindelse 5 dage før forfaldsdatoen
Emne: Påmindelse om betaling af faktura

Kære [Kundens navn],

Jeg håber, at du har det godt med denne e-mail. Jeg skriver for at minde dig om, at fakturaen [Fakturanummer] med forfaldsdato [Forfaldsdato] endnu ikke er blevet betalt.

Jeg vil sætte pris på, at du vil foretage betalingen så hurtigt som muligt, så vi kan opretholde et godt forretningsforhold. Hvis du har spørgsmål eller problemer vedrørende betaling, er du velkommen til at kontakte mig, så vi kan løse det sammen.

Jeg ser frem til at høre fra dig.

Med venlig hilsen,

[Dit navn]

Hvorfor er denne e-mail effektiv?

Det er en meget kort og respektfuld påmindelse. Det giver kunden mulighed for at træffe hurtige beslutninger og ikke tage tid fra personlige forpligtelser.

Hvis der ikke er kommet noget svar inden for 5 dage, kan du minde dem igen
Emne: Anden påmindelse om betaling af fakturaen

Kære [Kundens navn],

Jeg håber, du har det godt. Jeg ville blot følge op på spørgsmålet om fakturaen [Fakturanummer], som stadig ikke er betalt.

Jeg er bekymret for, at der er opstået problemer eller misforståelser i forbindelse med betalingen, så jeg beder Dem kontakte mig hurtigst muligt for at drøfte og finde en løsning.

Jeg ser frem til at høre fra dig snarest.

Med venlig hilsen,

[Dit navn]

Hvorfor er denne e-mail effektiv?

På grund af den forsinkede betaling har du ret til at skærpe tonen i din påmindelse. Indarbejd de nødvendige detaljer som f.eks. beløbet og fakturanummeret. Mind dem om, hvor mange dage der er gået siden forfaldsdatoen, og hvad datoen var. Hold nu aldrig op med at være høflig, da du ikke ved, hvilke komplikationer din kunde kan have.

Hvis der ikke er kommet noget svar inden for 10 dage efter den første e-mail, skal du minde dem igen
Emne: Sidste påmindelse om betaling af fakturaen

Kære [Kundens navn],

Jeg håber, at du har det godt med denne e-mail. Jeg er ked af at skulle blive ved med at gentage spørgsmålet om fakturaen [Fakturanummer], men jeg må minde dig om, at den stadig ikke er betalt.

Jeg forstår, at der kan være opstået uventede problemer, men jeg vil gerne kommunikere med dig så hurtigt som muligt for at drøfte dem og finde en løsning, der fungerer for begge parter.

Lad mig venligst vide, hvis jeg kan være til yderligere hjælp.

Med venlig hilsen,

[Deres navn]

Hvorfor er denne e-mail effektiv?

På dette tidspunkt bør din påmindelse have en direkte tone. Efter så mange dage bør du kræve betaling med absolut pres. På den anden side er det vigtigt at være kortfattet for ikke at distrahere kunden og bede ham om at bekræfte, om han har modtaget dine tidligere udsendte påmindelser, eller om han har forlagt fakturaen.

Hvordan håndterer man forsinkede betalinger?

Betal fakturaer med det samme

Vi anbefaler ikke at vente, til fakturaerne skal behandles. Den bedste løsning er at afregne fakturaer ved modtagelsen, da dette giver dig mulighed for at få en bedre organisering og styring af udgifterne samt for at tildele midler til bestemte modtagere, så processen kan starte med det samme.

Hvis det derimod er en hindring for dig at afregne fakturaer med det samme, bør du overveje at planlægge betalinger. Og for at få dette til at fungere, skal du tage højde for det antal dage, det tager, før betalingen bliver debiteret modtagerens konto for at sikre modtagelse af betalingen.

Automatiser din kreditorproces

Ved at automatisere dine kreditorprocesser kan du øge hastigheden, kvaliteten og nøjagtigheden. Ved at eliminere alle manuelle processer undgår du tabte fakturaer, negativ cashflow og dobbelte eller forsinkede betalinger.

Derfor anbefaler vi, at du investerer i en software til kreditorbehandling, der integrerer med dit regnskabssystem og helt eliminerer manuel dataindtastning og mulige fejl. Samt et internationalt inkassobureau som Oddcoll, hvor du kan spare en masse tid på håndtering af udestående betalinger. Hvis du kan se, at din kunde ikke betaler gælden, sikrer Oddcoll dig at blive betalt. Du skal ikke tøve med at kontakte dem.

Tips at huske på

• Kommuniker med kunden: Det er vigtigt at kommunikere med kunden, så snart en forsinket betaling er opdaget. Der kan være en gyldig grund til forsinkelsen, og et simpelt opkald eller en e-mail kan være nok til at løse problemet.
• Vær høflig og professionel: Selv om det kan være frustrerende at forfølge forsinkede betalinger, er det vigtigt at bevare en professionel og høflig holdning til enhver tid. Hvis du er aggressiv eller uhøflig, vil det kun gøre situationen værre.
• Indgå en skriftlig aftale: Det er altid tilrådeligt at fastlægge vilkårene for enhver aftale skriftligt. Dette omfatter betalingsbetingelser og alle andre betingelser i forbindelse med transaktionen. På denne måde har begge parter en klar forståelse af, hvad der forventes.
• Anmod om en betalingsfrist: Hvis kunden ikke er i stand til at betale med det samme, kan du overveje at anmode om en betalingsfrist. Dette kan være med til at lette det økonomiske pres på kunden og give ham tid til at opfylde sine forpligtelser.
• Foretag mægling: Hvis tingene bliver vanskelige, kan du overveje at bruge en mægler. En mægler kan hjælpe jer med at nå frem til en mindelig aftale uden at gribe til retslige skridt.

Tru ikke med retslige skridt med det samme: Hvis du truer med retslige skridt med det samme, kan det sætte den anden part i defensiven og gøre det vanskeligt at løse problemet. Prøv i stedet at løse problemet i mindelighed, og overvej om nødvendigt retslige skridt som en sidste udvej.

Konklusion

Forsinkede betalinger kan være en kilde til stress og økonomiske problemer for enhver virksomhed. Det er dog vigtigt at huske, at der findes effektive strategier til at anmode om forsinkede betalinger og opretholde gode kundeforhold.

Kommunikation med kunden, udarbejdelse af skriftlige aftaler, anmodning om betalingsbetingelser og undersøgelse af mæglingsmuligheder er nogle af de skridt, der kan tages for at løse problemer med forsinkede betalinger.

Desuden er det afgørende at behandle forsinkede betalinger på en professionel og høflig måde til enhver tid, undgå trusler og bevare en åben holdning til problemløsning. Ved at følge disse strategier vil du være i stand til at få dine penge tilbage og opretholde et sundt forhold til dine kunder.