Elektroniske fakturaer: Hvad er det, og hvordan det fungerer

Regnskabsverdenen fortsætter med at udvikle sig, og meget dokumentation er blevet automatiseret og digitaliseret, herunder fakturaer, som er et vigtigt redskab ved køb og salg af produkter eller tjenesteydelser.

Lidt efter lidt bliver dette dokument elektronisk populært i forskellige lande og markedssektorer, dette for at lette regnskabsprocesserne i en virksomhed og for at give kunderne præcise oplysninger om, hvad de konsulterer, idet de kan uddybe i detaljer, hvad der betales, og alle egenskaberne ved det, der købes, som antal afdrag (hvis det vælges), tidspunktet for transaktionen, kort sagt.

Utvivlsomt, elektroniske fakturaer vil vokse, det vil sige, at flere og flere virksomheder vil indarbejde dem i deres regnskabsdynamik, så det er vigtigt at blive fortrolig med dem. Uanset om du har en virksomhed eller er selvstændig, eller selv om du er en fast kunde, vil det helt sikkert være nyttigt at udvide din viden om dette dokument.

Hvad er en elektronisk faktura?

Du ved måske allerede hvad en faktura er er, men hvad med en elektronisk faktura?

Det første, du bør vide, er, at en elektronisk faktura er et regnskabsdokument, der tjener nøjagtig samme formål som en fysisk faktura (på papir), dvs. den har samme juridiske virkninger, med den forskel, at den udstedes i elektronisk format (den kommer via internettet enten til din computer eller mobiltelefon, enten via e-mail eller whats app). Husk på, at fakturaen tjener til at dokumentere leveringen af et produkt eller en tjenesteydelse, og derfor er den vigtig og bør anmodes om ved hvert køb.

Et andet aspekt, der skal tages i betragtning, er, at fakturaen i alle dens formater er underlagt modtagerens samtykke, da det er modtageren, der i sidste ende beslutter, hvordan den skal modtages (om den skal rekvireres fysisk eller elektronisk).

Hvornår er elektronisk fakturering obligatorisk?

Kravet om elektronisk fakturering afhænger af reglerne i de enkelte lande; i Spanien er det f.eks. obligatorisk for visse typer virksomheder og aktiviteter. Desuden skal alle virksomheder, der fakturerer den offentlige forvaltning, gøre det fra den 1. januar 2021.

Til orientering (hvis du på et tidspunkt ønsker at konsultere det) er disse fakturaer reguleret af kongeligt dekret 1619/2012 af 30. november, som styrer faktureringsforpligtelserne, som f.eks:

• Forpligtelsen til at udstede en faktura skal som nævnt altid gives til en køber.
• De eksisterende typer af fakturaer,
• Fakturaens indhold, som skal være klart og tydeligt.
• Krav til fakturaer
• Tidsfrister og tilbageholdelse (hvor længe den varer, dvs. hvor længe den er aktiv eller gældende for at gøre et krav gældende)
• En anden forpligtelse er at angive, om fakturaen er en duplikat-, sammenfattende eller berigtigelsesfaktura.

Typer af elektroniske fakturaer

Der findes to hovedtyper af elektroniske fakturaer, en i struktureret format og en anden i ustruktureret format. Begge elektroniske dokumenter kan overføres digitalt via internettet. Forskellen er, at den ene kan automatiseres (struktureret), mens den anden ikke kan automatiseres.

Husk, at automatiseringen af fakturaer har at gøre med forvaltningen af dem gennem hele processen, dvs. at holde styr på dem fra det tidspunkt, hvor de udstedes, og indtil betalingerne er afstemt. Det sparer tid i virksomhedernes administrative opgaver og giver også større klarhed, når det gælder om at kende til inkasso, betalinger og hvad der er blevet erhvervet.

Er du i tvivl? Med den følgende forklaring vil du helt sikkert få det meget klarere:

• Fakturaer i struktureret format: Denne type fakturaer kan genereres automatisk af et faktureringssystem og kan behandles automatisk med alle data i betalings- og regnskabssystemer. Ved at få adgang til disse fakturaer kan man få kendskab til forskellige data af interesse for både kunden og virksomheden, da man kan udvide oplysningerne ved at klikke på bestemte afsnit.
• Fakturaer i ustruktureret format: Disse fakturaer er grundlæggende et billede, dvs. de skal behandles manuelt for at kunne indlæses i computersystemerne. Dette omfatter scannede papirfakturaer og PDF-filer. De giver i sig selv ikke adgang til flere oplysninger end dem, der er angivet, men de kan ikke udvides, dvs. det er ikke muligt at gå videre, fordi det er som at se på et foto af en fysisk faktura.

Relateret artikel: Forskellen mellem faktura og regning.

Fordele ved en elektronisk faktura

Som du kan se, kan systematisering være en af fordelene ved at bruge elektronisk fakturering, men der er andre fordele, der er værd at kende, blandt disse er de vigtigste:

• Giver større nøjagtighed: det reducerer menneskelige fejl, da de som nævnt kan automatiseres ved hjælp af software, hvilket forhindrer, at en person kan manipulere dem for at gemme oplysningerne. Dette sparer også tid.
• Forkorter behandlingscyklusser, som f.eks. indsamling.
• Ved at bruge elektronisk fakturering behøver du ikke at betale for udskrivning eller forsendelse omkostninger, da alt foregår online.
• Optimering af lagerplads, da alt foregår via computer, så du kan gemme på disk eller i skyen.
• Hjælper med at give bedre kundeservice, support og opfølgning.
• Eliminerer papirforbrug, er miljøvenligt.
• Minimerer risikoen for svindel.
• Forbedret forvaltning af it-systemer, bl.a. .

Ulemper

Selv om fordelene er synlige, er der dog også andre aspekter, som er ulemper, og som er værd at tage hensyn til, når man skifter til elektronisk fakturering:

• Manglende vane: nogle mennesker er stadig ikke vant til denne type faktura, så de beder om en fysisk faktura og tillægger ikke den elektroniske faktura stor værdi (så det ville være dobbeltarbejde).
• Det skal gøres mere populær blandt små og mellemstore virksomheder (SMV’er), som ikke er vant til at udstede denne type fakturaer.
• Der er stadig automatisk afvisning af mange fakturaer på grund af system- eller softwarefejl i forbindelse med fremsendelse af fakturaer (selv om dette gradvist forbedres).
• Kræver en startinvestering: Det er nødvendigt at investere i teknologi for at kunne bruge den, da det er nødvendigt med en software- eller teknologileverandør, men efter denne investering kommer besparelserne.
• Det kan ikke være annulleres, dette er kun muligt ved at udstede kreditnotaer på det samlede fakturabeløb, derfor er det vigtigt med en software- eller teknologileverandør, med hvilken det er lettere at løse disse problemer.

Hvad sker der, hvis jeg ikke har en elektronisk faktura?

Du skal tage hensyn til, at virksomhederne (i højere grad) i stigende grad skal implementere forpligtelsen til at implementere den elektroniske faktura for at overholde lovkravene (afhængigt af landet), men i Spaniens tilfælde, hvis disse fakturaer ikke er implementeret, kan der pålægges sanktioner på op til 10.000 euro. (Under alle omstændigheder skal du kontrollere i henhold til lovgivningen på det sted, hvor du opererer).

Hvem er ikke forpligtet til at fakturere elektronisk?

På trods af ovenstående skal du huske på, at individuelle erhvervsdrivende eller freelancere ikke er forpligtet til at indsende deres fakturaer elektronisk, men kun hvis de ønsker det, eller det vil i hvert fald være tilfældet i 2023, så det er det perfekte tidspunkt til at lære om denne nye måde at indsende eller få adgang til dette dokument på.

Hvis jeg har ubetalte elektroniske fakturaer fra kunder, hvad kan jeg så gøre?

Hvis du har ubetalte elektroniske fakturaer fra dine kunder, er der et par muligheder, som du måske kan overveje:

-Du kan vælge følgende muligheder: Mind kunderne om udestående fakturaer og bed dem om at betale dem så hurtigt som muligt. Du kan sende dem en påmindelse pr. e-mail eller telefon.

-Tilbyd en betalingsplan til kunder med udestående fakturaer. Dette kan være en god mulighed, hvis kunden har økonomiske problemer.

-Overvej at hyre et inkassobureau eller en advokat til at hjælpe dig med at inddrive udestående fakturaer. Hvis du har forfaldne betalinger fra fakturaer, Oddcoll er en internationalt inkassofirma bureau, der garanterer en vellykket betaling. Kontakt nu! Vi opfordrer til at læse E-mail med påmindelse om betaling og Sådan opkræver du ubetalte fakturaer.

-Hvis kunden ikke betaler, kan du overveje at tage retslige skridt. Dette kan omfatte indgivelse af en retssag mod dig.

Konklusion

Elektronisk fakturering er endnu et skridt i retning af digitalisering af dokumenter, da det letter købssporingsprocessen, og det er desuden mere bekvemt for køberen at gemme og fremsætte krav online, og for virksomheden er det mere bekvemt at deltage i den.

Så uanset om du er en stor virksomhed, en lille virksomhed eller en selvstændig erhvervsdrivende, er det på tide at lære lidt om denne dokumentation, for før eller siden vil det blive et krav som et købs- og salgsværktøj i enhver branche.