Účet vs. faktura: Hlavní rozdíly, které byste měli znát

Dostali jste někdy účet a fakturu? Víte, jaký je mezi nimi rozdíl? Ačkoli se často používají zaměnitelně, je důležité znát rozdíly mezi nimi, abyste se vyhnuli záměně a problémům v procesu vymáhání pohledávek. V tomto článku vám podrobně vysvětlíme, co je to účet a co je to faktura, a také hlavní rozdíly mezi nimi.

Co je to faktura?

Je to dokument, který obsahuje podrobnosti o zakoupených produktech nebo službách a celkovou částku, která za ně má být zaplacena. Obecně lze říci, že faktura je dokument, který slouží k evidenci a žádosti o zaplacení neuhrazeného dluhu.

Faktura je digitální dokument, v němž je uveden popis služby nebo výrobku a datum splatnosti. Pokud se vyskytnou nějaké nepříjemnosti, faktura slouží jako právní dokument k doložení jakéhokoli typu nároku. Používá se také k uvedení platebních nebo přepravních pokynů, které lze ověřit pomocí spolehlivého systému elektronického podpisu.

Faktura musí obsahovat následující údaje:

• Identifikační údaje: V této části byste měli doplnit údaje o společnosti a údaje o zákazníkovi, jako je jméno a jeho adresa, můžete však požadovat i telefonní číslo a e-mail.

• Množství: Položky by měly být objednány s příslušným množstvím, protože na konci seznamu se všechny ceny sečtou a výsledkem je celková částka.

• Popis zboží nebo služeb: Vysvětlení veškerého zboží a služeb, které mají být nabízeny. Měly by být jasně popsány, aby se předešlo případným nedorozuměním.

Co je to účet?

Směnka je známá jako formální záznam, kde jsou uvedeny informace o nákupu jako jsou položky, státní, vládní nebo místní daně a ceny jsou uvedeny. Všechny společnosti, které provádějí transakce, mohou používat účtenku k zaznamenání informací o nákupu a zákazníkovi.

Na druhé straně se zasílá po ukončení transakce, aby byl k dispozici komunikační prostředek, kde jsou vyjádřeny celkové ceny.

Účet musí obsahovat následující údaje:

• Kontakt: Údaje o zákazníkovi a firmě. V rámci této části není stanoven žádný limit, což znamená, že je možné ji v případě potřeby rozšířit.

• Nová faktura: Funguje jako odkaz pro odlišení od následujících faktur.

• Datum: Datum transakce.

• Celkem: Součet služeb a zboží.

Účet vs. faktura Rozdíly mezi fakturou a účtem?

Účet a faktura jsou pojmy, které označují dokumenty používané v obchodních a finančních transakcích. Ačkoli se často používají zaměnitelně, existují mezi nimi některé jemné rozdíly:

Různé termíny pro jeden dokument

Účet a faktura jsou odkazy na stejný dokument, ale používají se pro něj různé termíny v závislosti na tom, na které straně obchodní transakce stojíte.

Faktura je dokument, který obsahuje informace o tom, kolik peněz zákazník dluží. Je považována za fakturu od společnosti, která zákazníkovi nabídla zboží a služby. Zákazník, který tuto fakturu obdrží, ji nyní bere v úvahu jako účet k zaplacení.

Podívejte se na tento příklad, jak jsou tyto pojmy zavedeny v účetnictví:

1. Soukromá jazyková škola zašle studentovi fakturu za kurz, který si přeje absolvovat. Student tuto fakturu obdrží jako účet a zaplatí příslušnou částku. Škola pak studentovi zašle potvrzení o zaplacení faktury jako důkaz, že faktura byla uhrazena. Samotný účet je dokument, který uvádí dlužnou částku za již dodané zboží nebo službu.
2. Například pokud jdete do restaurace a objednáte si jídlo, restaurace vám na konci jídla vystaví účet, na kterém jsou uvedeny ceny jídla, zkonzumovaných nápojů a celková částka k zaplacení.

Různé doklady, různé státy

Faktura je formální doklad, který se vystavuje před nebo po dodání zboží nebo služeb. Slouží k žádosti o platbu a k uvedení konkrétních údajů o dodaných výrobcích. Musí obsahovat následující údaje:

1. Slovo “faktura
2. Jedinečné číslo faktury
3. Datum vystavení
4. Datum splatnosti faktury
5. Vaše adresa a kontaktní údaje (musí obsahovat cenu a krátký popis)
6. Kontaktní údaje zákazníka
7. Údaje o poskytnutém zboží nebo službách
8. Platební podmínky
9. Příslušná celková částka

Je však možné, že budou zahrnuty i informace o DPH (dani z přidané hodnoty) a také o odpočtech specifických pro dané odvětví, jako je CIS (Construction Inductry Scheme).

Účty však často obsahují méně informací, protože uvádějí pouze omezené údaje o platbách a daních. Ve skutečnosti je možné informace o zákazníkovi vynechat.

Když obdržíte fakturu z restaurace, neznamená to, že se jedná o formální dokument. Jelikož se její údaje mohou omezit na číslo stolu, nápoje a jídlo, DPH a celkovou částku. Jinými slovy, formální náležitosti faktury se v tomto případě neuplatní.

Proč je účet méně formální než faktura? Je tomu tak proto, že účty se obvykle používají pro jednorázové transakce, což znamená, že kupující zaplatí v okamžiku, kdy je objednávka učiněna a zboží a služby obdrženy.

Kdy se směnka používá?

Účet se používá k potvrzení, že platba byla přijata a slouží jako doklad o transakci. Používá se k přesné evidenci transakcí a pro účetní a daňové účely. Zpravidla ji vystavuje dodavatel zboží nebo služeb a je určena zákazníkovi, který platbu provedl.

Kdy se faktura používá?

Faktura se používá ke stanovení platebních podmínek a údajů o transakci před dodáním produktu. Je to slouží k vytvoření neuhrazeného dluhu a také pro účetní a daňové účely. Kromě toho ji vystavuje dodavatel zboží nebo služeb a je určena zákazníkovi. V závěru stanovuje platební podmínky a podrobnosti transakce před zahájením dodávky.

Který z nich je lepší použít?

To záleží na typu transakce, kterou chcete realizovat, protože, jak bylo uvedeno výše, účet se používá v případech, kdy neformální záznam není nutný. Naproti tomu faktura vyžaduje konkrétní a mnohem podrobnější informace.

Ať už je váš případ jakýkoli, prostudujte si, jaký typ evidence vyhovuje vašim potřebám. Připomínáme, že pokud vaši zákazníci mají platby po splatnosti (přečtěte si článek e-mail s upomínkou o zaplacení) a vy je již několik měsíců uháníte, aby platbu uhradili, Oddcoll je mezinárodní agentura pro vymáhání pohledávek která zajistí, abyste dostali zaplaceno, a udělá to za vás. Je to velmi jednoduché, funguje to ve třech jednoduchých krocích. Působí také mezinárodně v mnoha zemích: vymáhání pohledávek v Německu, vymáhání pohledávek v Malajsii, vymáhání pohledávek na Filipínách atd…

Stačí postupovat podle tohoto návodu a během několika minut vám odpadne spousta práce. Nerozmýšlejte se, zautomatizujte si splácení dluhů a ušetřete si hodiny práce!

Doporučujete nějaký fakturační software pro automatizaci fakturace?

Odpověď zní ano, protože vám umožní automatizovat práci a ušetřit čas a námahu v procesu fakturace. Fakturační software vám pomůže rychle a efektivně vytvářet a odesílat faktury, což vám pomůže zvýšit efektivitu a produktivitu vašeho podnikání.

Kromě toho vám software může také pomoci vést sledovat faktury a neuhrazené platby, což je ideální pro přesnější kontrolu toku peněz a předcházení problémům s vymáháním pohledávek. Může vám také pomoci vytvářet důležité zprávy a statistiky o vašich financích, které vám pomohou činit informovanější rozhodnutí o vašem podnikání.

Nicméně, je velmi důležité, abyste si vybrali spolehlivé a bezpečný fakturační software, který vyhovuje vašim specifickým obchodním potřebám. Při výběru fakturačního softwaru si projděte jeho funkce a vlastnosti, abyste se ujistili, že splňuje vaše požadavky. Je také důležité zvážit cenu softwaru a ujistit se, že se vejde do vašeho rozpočtu.

Existují totiž nástroje, které vám umožňují následující činnosti:

• Přizpůsobit a vytvářet profesionální faktury.
• Odesílat faktury z mobilního telefonu.
• Odesílat upomínky svým zákazníkům.
• Integrujte účetní software a spravujte své finance.

Jste připraveni automatizovat svou práci?

Závěr

Pochopení rozdílů mezi fakturou a účtem vám pomůže vyhnout se zmatkům a problémům při vymáhání pohledávek. Zatímco faktura je vystavena před dodáním zboží nebo služby a obsahuje podrobnosti o platebních podmínkách, účet je vystaven po přijetí platby a pouze potvrzuje, že byla přijata.

Na druhou stranu, abyste se vyhnuli problémům s vymáháním pohledávek, je nezbytné, abyste stanovili jasné platební podmínky a jasně je sdělili svým zákazníkům. Kromě toho je také velmi důležité, abyste vedli přesné záznamy o všech transakcích a měli zavedený systém sledování plateb. Dodržováním těchto rad se vyhnete zmatkům a problémům s vymáháním pohledávek a zajistíte svému podniku zdravý peněžní tok.