Електронни фактури: Какво е и как работи?

Светът на счетоводството продължава да се развива и голяма част от документацията е автоматизирана и дигитализирана, включително фактурите, които са ключов инструмент при покупко-продажба, независимо дали става въпрос за продукти или услуги.

Малко по малко този документ става популярен в електронен вид в различни страни и пазарни сектори, това с цел да се улеснят счетоводните процеси в дадена компания и да се предостави на клиентите точна информация за това, с което се консултират, като могат да се разширят в детайли това, което се плаща, и всички характеристики на закупеното като брой вноски (ако е избрано така), време на сделката, накратко.

Несъмнено, електронните фактури ще се развиват, т.е. все повече компании ще ги включват в динамиката на счетоводството си, затова е важно да се запознаете с тях. Независимо дали имате фирма или сте самонает, или дори ако сте редовен клиент, разширяването на познанията ви за този документ със сигурност ще ви бъде от полза.

Какво представлява електронната фактура?

Може би вече знаете какво е фактура е, но какво е електронна фактура?

Първото нещо, което трябва да знаете, е, че електронна фактура е счетоводен документ, който служи за същата цел като физическата фактура (на хартия), т.е. има същите правни последици, с тази разлика, че се издава в електронен формат (пристига по интернет на вашия компютър или мобилен телефон, по електронна поща или чрез приложение whats). Имайте предвид, че фактурата служи за обосноваване на доставката на даден продукт или услуга, ето защо тя е важна и трябва да се изисква при всяка покупка.

Друг аспект, който трябва да се вземе под внимание, е, че фактурата във всеки един от нейните формати подлежи на съгласие от страна на получателя, тъй като той е този, който окончателно решава как да я получи (дали да я поиска физически или по електронен път).

Кога е задължително издаването на електронни фактури?

Изискването за електронно фактуриране зависи от нормативната уредба на всяка държава; в Испания например то е задължително за някои видове дружества и операции. Освен това всички дружества, които фактурират на публичната администрация, трябва да го правят от 1 януари 2021 г.

Като информация (в случай, че в даден момент искате да направите справка), тези фактури се регулират от Кралски указ 1619/2012 от 30 ноември, който контролира задълженията за фактуриране, като например

• Задължението за издаване на фактура, както беше споменато, винаги трябва да бъде предоставено на купувача.
• Съществуващите видове фактури,
• Съдържанието на фактурата, което трябва да бъде ясно и недвусмислено.
• Изисквания към фактурата
• Срокове и задържане (колко време трае, т.е. колко време е активна или в сила, за да се предяви претенция)
• Друго задължение е да се посочи дали фактурата е дублираща, рекапитулативна или коригираща фактура.

Видове електронни фактури

Съществуват два основни вида електронни фактури – едната е в структуриран формат, а другата – в неструктуриран формат. И двата електронни документа могат да се предават в цифров вид чрез интернет. Разликата е, че единият може да бъде автоматизиран (структуриран), а другият – не.

Не забравяйте, че автоматизацията на фактурите е свързана с управлението им по време на целия процес, т.е. с проследяването им от момента на издаването им до съгласуването на плащанията. Това спестява време при административните задачи на компаниите и също така осигурява по-голяма яснота, когато става въпрос за познаване на събиранията, плащанията и това, което е придобито.

Имате ли някакви съмнения? Със следващото обяснение със сигурност ще ви е много по-ясно:

• Фактури в структуриран формат: Този тип фактури могат да бъдат генерирани автоматично от система за фактуриране и могат да бъдат обработвани с всички данни по автоматизиран начин от платежни и счетоводни системи. Чрез достъпа до тези фактури можете да научите различни данни, които представляват интерес както за клиента, така и за дружеството, тъй като можете да разширите информацията, като кликнете върху определени раздели.
• Фактури в неструктуриран формат: Те представляват основно изображение, т.е. трябва да бъдат обработени, за да бъдат въведени в компютърните системи, чрез ръчна намеса. Това включва сканирани хартиени фактури и PDF файлове. Сами по себе си те не позволяват достъп до повече информация от посочената в тях, но тя не може да бъде разширена, т.е. не е възможно да се отиде по-далеч, защото това е все едно да се гледа снимка на физическа фактура.

Свързана статия: Разлика между фактура и сметка.

Предимства на електронната фактура

Както можете да видите, систематизирането може да бъде едно от предимствата на използването на електронно фактуриране, но има и други предимства, които си струва да се знаят, като сред тях най-важните са:

• Осигурява по-голяма точност: намалява човешките грешки, тъй като, както бе споменато, те могат да бъдат автоматизирани с помощта на софтуер, което не позволява на човек да ги манипулира, за да съхранява информацията. Това също така спестява време.
• Съкращаване на циклите на обработка, като например събирането.
• Чрез използването на електронно фактуриране не се налага да плащате за отпечатване или доставка разходи, тъй като всичко се извършва онлайн.
• Оптимизирайте пространството за съхранение, всичко се извършва с помощта на компютър, така че можете да запазвате на диска или в облака.
• Помага да се осигури по-добро обслужване на клиентите, поддръжка и последващи действия.
• Елиминира потреблението на хартия, е благоприятно за околната среда.
• Намалява до минимум риска от измами.
• Подобрено управление на ИТ системите, наред с други.

Недостатъци

Въпреки че предимствата са видими, има и други аспекти, които са недостатъци и които си струва да се вземат предвид при преминаването към електронно фактуриране:

• Липса на навик: някои хора все още не са свикнали с този вид фактури, затова искат физическа фактура и не отдават голямо значение на електронната (така че тя би била двойна работа).
• Необходимо е да се направи повече популярна сред малките и средните предприятия (МСП), които не са свикнали да издават този вид фактури.
• Все още има автоматичен отхвърляне на много ваучери поради системни или софтуерни грешки при изпращането на фактури (въпреки че това постепенно се подобрява).
• Изисква първоначална инвестиция: Необходимо е да се инвестира в технология, за да може да се използва, тъй като е необходим доставчик на софтуер или технология, но след тази инвестиция идват и спестяванията.
• Не може да се анулирана, това е възможно само чрез издаване на кредитни известия за цялата сума на фактурата, откъдето идва и значението на доставчика на софтуер или технологии, с който е по-лесно да се решат тези проблеми.

Какво се случва, ако не разполагам с електронна фактура?

Трябва да вземете предвид, че компаниите (в по-голяма степен) все по-често трябва да изпълняват задължението за въвеждане на електронна фактура, за да спазят законовите изисквания (в зависимост от страната), но в случая на Испания, ако тези фактури не са въведени, могат да бъдат наложени санкции в размер до 10 000 евро. (Във всеки случай проверете в съответствие със законите на мястото, където извършвате дейност).

Кой не е задължен да издава електронни фактури?

Въпреки гореизложеното, имайте предвид, че отделните професионалисти или лицата, упражняващи свободни професии, не са задължени да подават фактурите си по електронен път, а само ако желаят да го направят, или поне така ще бъде през 2023 г., така че това е идеалният момент да се запознаете с този нов начин за подаване или достъп до този документ.

Ако имам неплатени електронни фактури от клиенти, какво мога да направя?

Ако имате неплатени електронни фактури от ваши клиенти, има няколко възможности, които може да обмислите:

-Напомнете на клиентите за неплатените фактури и ги помолете да ги платят възможно най-скоро. Можете да им изпратите напомняне по имейл или по телефона.

-Предложете план за плащане на клиентите с неплатени фактури. Това може да е добър вариант, ако клиентът има финансови затруднения.

-Обмислете възможността да наемете агенция за събиране на вземания или адвокат, който да ви помогне да си възстановите неплатените фактури. Ако имате просрочени плащания от фактури, Oddcoll е международен колектор на дългове която гарантира успешно плащане. Свържете се с нея сега! Насърчаваме ви да прочетете Имейл с напомняне за плащане и Как да събираме неплатени фактури.

-Ако клиентът не плати, можете да обмислите предприемането на правни действия. Това може да включва подаване на съдебен иск срещу вас.

Заключение

Електронното фактуриране е още една стъпка към цифровизацията на документите, тъй като улеснява процеса на проследяване на покупката, освен това за купувача е по-удобно да съхранява и да прави рекламации онлайн, а за компанията е по-удобно да я обслужва.

Така че независимо дали сте голяма компания, малка фирма или самостоятелно заето лице, време е да научите малко повече за тази документация, защото рано или късно тя ще се превърне в изискване като инструмент за покупка и продажба във всяка индустрия.