Сметка срещу фактура: Разлики, които трябва да знаете

Случвало ли ви се е да получите сметка и фактура? Знаете ли каква е разликата между тях? Въпреки че често се използват като взаимозаменяеми, важно е да знаете разликите между тях, за да избегнете объркване и проблеми в процеса на събиране на вземания. В тази статия ще обясним подробно какво е сметка и какво е фактура, както и основните разлики между тях.

Какво представлява фактурата?

Това е документ, в който са описани закупените продукти или услуги и общата сума, която трябва да се плати за тях. Най-общо казано, фактурата е документ, който се използва за регистриране и искане на плащане на неизплатено задължение.

Фактурата е цифров документ, в който е посочено описанието на услугата или продукта, както и срокът на годност. Ако възникне някакво неудобство, фактурата служи като правен документ в подкрепа на всякакъв вид искове. Тя се използва и за включване на инструкции за плащане или доставка, които могат да бъдат заверени чрез надеждна система за електронен подпис.

Фактурата трябва да съдържа следните данни:

• Идентификационна информация: В този раздел трябва да добавите информация за компанията и информация за клиента, като име и адрес, но можете да поискате и телефонен номер и имейл.

• Количества: Артикулите трябва да бъдат поръчани със съответното им количество, тъй като в края на списъка всички цени се събират, което води до общата сума.

• Описание на стоките или услугите: Обяснение на всички стоки и услуги, които ще се предлагат. Те трябва да бъдат ясно описани, за да се избегнат евентуални недоразумения.

Какво представлява сметката?

Сметката е известна като официален запис, в който се съдържа информация за покупката като артикули, държавни, правителствени или местни данъци и цени са посочени. Всички компании, извършващи транзакции, могат да използват сметка за записване на информацията за покупката и клиента.

От друга страна, тя се изпраща след приключване на сделката, за да има средство за комуникация, в което са изразени общите цени.

Сметката трябва да съдържа следните данни:

• Контакт: Информация за клиента и фирмата. В този раздел няма ограничение, което означава, че е възможно да се разшири, ако е необходимо.

• Нова фактура: Тя служи като препратка, за да се разграничи от следващите фактури.

• Дата: Дата на транзакцията.

• Общо: Общата сума на услугите и стоките.

Разлика между фактура и сметка?

Сметка и фактура са термини, които се отнасят до документи, използвани при търговски и финансови транзакции. Въпреки че често се използват като взаимозаменяеми, между тях има някои тънки разлики:

Различни термини за един документ

Сметката и фактурата са препратки към един и същ документ, но за него се използват различни термини в зависимост от това от коя страна на бизнес сделката сте.

Фактурата е документ, който съдържа информация за това колко пари се дължат от даден клиент. Тя се счита за фактура от фирмата, която е предложила стоки и услуги на клиента. Сега клиентът, който получава тази фактура, я приема като сметка, която трябва да бъде платена.

Разгледайте този пример за това как тези термини се прилагат в счетоводството:

1. Частна езикова школа ще изпрати на курсиста фактура за курса, който той желае да посещава. Ученикът получава тази фактура като сметка и заплаща съответната сума. След това училището ще изпрати на ученика разписка като доказателство, че фактурата е платена. Самата фактура е документ, в който се посочва дължимата сума за вече доставена стока или услуга.
2. Например, ако отидете в ресторант и си поръчате храна, в края на храненето ресторантът ще ви даде сметка, в която са посочени цените на храната, напитките, които сте консумирали, и общата сума на плащането.

Различни документи, различни държави

Фактурата е официален документ, който се издава преди или след доставката на стоки или услуги. Тя се използва за искане на плащане и предоставяне на конкретни данни за доставените продукти. В нея трябва да бъдат включени следните данни:

1. Думата “фактура
2. Уникален номер на фактурата
3. Дата на издаване
4. Дата на падежа на фактурата
5. Вашият адрес и данни за контакт (трябва да включват цена и кратко описание)
6. Информация за контакт с клиента
7. Подробности за предоставените стоки или услуги
8. Условия за плащане
9. Съответната обща сума

Въпреки че е възможно да бъде включена и информация за ДДС (данък върху добавената стойност), както и за специфични за отрасъла приспадания, като CIS (Construction Inductry Scheme).

Сметките обаче често съдържат по-малко информация, тъй като показват само ограничени данни за плащанията и данъците. Всъщност е възможно да се пропусне информация за клиента.

Когато получите фактура от ресторант, това не означава, че тя е официален документ. Тъй като данните в нея могат да бъдат ограничени до номера на масата, напитките и храната, ДДС и общата сума. С други думи, формалността на фактурата няма да се прилага в този случай.

Защо сметката е по-малко формална от фактурата? Това е така, защото сметките обикновено се използват за еднократни сделки, което означава, че купувачът плаща, когато поръчката е направена и стоките и услугите са получени.

Кога се използва фактура?

Сметката се използва, за да потвърди, че е получено плащане и функционира като доказателство за транзакция. Те се използват за водене на точен регистър на транзакциите и за счетоводни и данъчни цели. Обикновено тя се издава от доставчика на стоки или услуги и е адресирана до клиента, който е извършил плащането.

Кога се използва фактура?

Фактурата се използва за установяване на условията на плащане и детайлите на сделката преди доставката на продукта. Тя се използва за установяване на неизплатено задължение както и за счетоводни и данъчни цели. Освен това тя се издава от доставчика на стоки или услуги и се адресира до клиента. В заключение, с него се установяват условията за плащане и подробностите по сделката, преди да се пристъпи към доставката.

Кой от тях е по-добре да се използва?

Това зависи от вида на транзакцията, която желаете да приложите, тъй като, както бе споменато по-горе, сметката се използва, когато не е необходим неофициален запис. От друга страна, фактурата изисква конкретна и много по-подробна информация.

Какъвто и да е вашият случай, проучете какъв вид регистрация отговаря на вашите нужди. Напомняме ви, че ако клиентите ви имат просрочени плащания (прочетете статията имейл с напомняне за плащане) и в продължение на месеци сте ги преследвали, за да извършат плащането, Oddcoll е международна агенция за събиране на дългове която гарантира, че ще ви бъде платено, и го прави вместо вас. Това е много просто, работи в три лесни стъпки. Те работят и на международно ниво в много държави: събиране на дългове в Германия, събиране на дългове в Малайзия, събиране на дългове във Филипините и т.н.

Просто следвайте стъпките и само за няколко минути ще се освободите от много работа. Не се замисляйте, автоматизирайте плащането на дълговете си и спестете часове работа!

Препоръчвате ли софтуер за автоматизиране на фактурирането?

Отговорът е “да”, защото той ви позволява да автоматизирате работата и да спестите време и усилия в процеса на фактуриране. Софтуерът за фактуриране ще ви помогне да създавате и изпращате фактури бързо и ефикасно, което може да ви помогне да подобрите ефективността и производителността на вашия бизнес.

Освен това софтуерът може да ви помогне и да поддържате проследявате фактурите и неизплатените плащания, което е идеално за по-точен контрол на паричните потоци и за избягване на проблеми със събирането на дългове. Той може също така да ви помогне да генерирате важни отчети и статистически данни за вашите финанси, което може да ви помогне да вземате по-информирани решения за вашия бизнес.

Въпреки това, е изключително важно да изберете надежден и сигурен софтуер за фактуриране, който е подходящ за специфичните ви бизнес нужди. Когато избирате софтуер за фактуриране, прегледайте неговите функции и характеристики, за да сте сигурни, че отговаря на вашите изисквания. Важно е също така да разгледате цената на софтуера и да се уверите, че той се вписва в бюджета ви.

Всъщност съществуват инструменти, които ви позволяват да правите следното:

• Персонализиране и създаване на професионални фактури.
• Изпращайте фактури от мобилния си телефон.
• Изпращайте напомняния на клиентите си.
• Интегрирайте счетоводен софтуер и управлявайте финансите си.

Готови ли сте да автоматизирате работата си?

Заключение

Разбиране на разликите между фактура и сметка ще ви помогне да избегнете объркване и проблеми при събирането на вземания. Докато фактурата се издава преди доставката на стока или услуга и съдържа подробна информация за условията на плащане, сметката се издава след получаване на плащането и просто потвърждава, че то е прието.

От друга страна, за да избегнете проблеми със събирането на дългове, е изключително важно да определите ясни условия за плащане и да ги съобщите ясно на клиентите си. Освен това е от решаващо значение да водите точна документация за всички транзакции и да разполагате със система за проследяване на плащанията. Като следвате тези съвети, можете да избегнете объркването и проблемите със събирането на дългове и да осигурите здравословен паричен поток за вашия бизнес.