Просрочени плащания: 6 професионални и ефективни стратегии за изискване на [2023]

Ако ви е омръзнало да преследвате клиентите си за просрочени плащания, вие сте на правилното място! В тази статия ще ви разкажем за най-добрите съвети, които можете да приложите, за да решите ефективно този проблем. Несъмнено това е една от най-неприятните ситуации за всеки бизнес, затова ви казваме, пригответе се да си върнете парите!

Какво представлява просроченото плащане?

Просрочено плащане е плащане, което не е извършено в рамките на срока, установен във финансово или договорно споразумение. Обикновено дадено плащане се счита за просрочено, ако не е получено в рамките на 30 дни след уговорения срок.

Просрочените плащания могат да причинят финансови проблеми на компаниите, тъй като могат да засегнат паричните им потоци и способността им да изпълняват собствените си финансови ангажименти.

Освен това преследването на закъснели плащания може да бъде стресиращ и отнемащ време процес за собствениците на предприятия. Поради тази причина е важно да имате ефективни стратегии за изискване на закъснели плащания и поддържане на добри отношения с клиентите, за да избегнете подобни ситуации.

Кога и как да поискате?

На първо място би било най-добре, ако клиентът може да плати след получаване на фактурите (препоръчваме ви да прочетете ” Сметка срещу фактура“), но това не винаги е така. Въпреки това за паричния поток на вашата компания е от съществено значение да получавате плащане навреме, тъй като по този начин ще избегнете просрочени или просрочени сметки.

Можете да приложите напомняне за плащане преди датата на падежа, но избягвайте да го правите по-късно. Всъщност препоръчваме да изпратите напомнянето една седмица преди това.

Знаем, че е трудно да се изискват плащания, но тайната е винаги да имате професионален тон във всичките си напомнящи писма или имейли.

Препоръчваме ви да бъдете приятелски настроени и учтиви, тъй като грубо формулираното съобщение може да навреди на отношенията ви с клиента. Ето как да го направите:

Свързана статия: Какво представлява фактурата

Как да поискате? Следвайте тези стъпки

Изпратете напомняне 5 дни преди датата на плащане
Subject: Напомняне за плащане на фактура

Уважаеми [име на клиента],

Надявам се, че този имейл ще ви намери добре. Пиша ви, за да ви напомня, че фактурата [Номер на фактурата] с падеж [Дата на падежа] все още не е платена.

Ще Ви бъда благодарен, ако можете да извършите плащането възможно най-скоро, за да можем да поддържаме добри бизнес отношения. Ако имате някакви въпроси или проблеми във връзка с плащането, моля, не се колебайте да се свържете с мен, за да можем да ги решим заедно.

Очаквам с нетърпение да се свържете с мен.

С най-добри пожелания,

[Вашето име]

Защо този имейл е ефективен?

Това е много кратко и уважително напомняне. Това позволява на клиента да вземе бързо решение и да не отнема време от личните си задължения.

Ако няма отговор в рамките на 5 дни, напомнете му отново
Subject: Напомняне за плащане на втора фактура

Уважаеми [име на клиента],

Надявам се, че сте добре. Исках само да проследя въпроса с фактурата [номер на фактура], която все още не е платена.

Опасявам се, че са възникнали някакви проблеми или недоразумения по отношение на плащането, така че Ви моля да се свържете с мен възможно най-скоро, за да обсъдим и потърсим решение.

Очаквам скоро да се свържете с мен.

С уважение,

[Вашето име]

Защо този имейл е ефективен?

Поради закъснялото плащане имате пълното право да изострите тона на напомнянето си. Включете необходимите подробности, като например сумата и номера на фактурата. Напомнете им колко дни са изминали от датата на плащане и каква е била тя. Сега никога не спирайте да бъдете учтиви, тъй като не знаете какви усложнения може да има клиентът ви.

Ако няма отговор в рамките на 10 дни след първия имейл, напомнете им отново
Subject: Напомняне за плащане на последната фактура

Уважаеми [име на клиента],

Надявам се, че този имейл ще ви намери добре. Съжалявам, че се налага да продължавам да повтарям въпроса за фактурата [Номер на фактурата], но трябва да ви напомня, че тя все още не е платена.

Разбирам, че е възможно да са възникнали неочаквани проблеми, но бих искал да се свържа с Вас възможно най-скоро, за да ги обсъдим и да намерим решение, което да е полезно и за двете страни.

Моля, уведомете ме, ако мога да бъда полезен с нещо повече.

С най-добри пожелания,

[Вашето име]

Защо този имейл е ефективен?

На този етап вашето напомняне трябва да има директен тон. След толкова дни трябва да изисквате плащане с абсолютен натиск. От друга страна, важно е да бъдете кратки, за да не разсейвате клиента, и да го помолите да потвърди дали е получил изпратените по-рано от вас напомняния или е изгубил фактурата.

Как да се справяме със закъснели плащания?

Уреждайте фактурите незабавно

Не препоръчваме да чакате, докато фактурите станат изискуеми за обработка. Най-добрият вариант е да уреждате фактурите при получаването им, тъй като това ви позволява да имате по-добра организация и управление на разходите, както и да разпределяте средства на конкретни получатели, за да започнете процеса веднага.

От друга страна, ако незабавното уреждане на фактурите е пречка за вас, трябва да помислите за планиране на плащанията. И за да стане това възможно, вземете предвид броя на дните, които са необходими, за да се дебитира сметката на получателя, за да се гарантира получаването на плащането.

Автоматизирайте процеса на плащане на сметките си

Като автоматизирате процесите на счетоводните си задължения, можете да увеличите скоростта, качеството и точността. Като елиминирате всички ръчни процеси, ще избегнете загубени фактури, отрицателен паричен поток и двойни или закъснели плащания.

Затова препоръчваме да инвестирате в софтуер за счетоводни задължения, който се интегрира с вашата счетоводна система и напълно елиминира ръчното въвеждане на данни и възможните грешки. Както и в международна агенция за събиране на вземания като Oddcoll, където можете да спестите много време при управлението на просрочените плащания. Ако видите, че вашият клиент не плаща дълга, Oddcoll ви гарантира, че ще ви бъде платено. Не се колебайте да се свържете с тях.

Съвети, които трябва да имате предвид

• Комуникирайте с клиента: Важно е да комуникирате с клиента веднага щом установите забавено плащане. Възможно е да има основателна причина за забавянето и едно обикновено обаждане или имейл може да е достатъчно, за да се разреши проблемът.
• Бъдете любезни и професионални: Въпреки че преследването на закъснели плащания може да бъде разочароващо, от решаващо значение е да поддържате професионално и любезно отношение през цялото време. Агресивността или грубостта само ще влошат ситуацията.
• Сключете писмено споразумение: Винаги е препоръчително условията на всяко споразумение да се определят в писмена форма. Това включва условията за плащане и всички други условия, свързани със сделката. По този начин и двете страни ще имат ясно разбиране за това какво се очаква.
• Поискайте срок за плащане: Ако клиентът не е в състояние да плати веднага, помислете дали да не поискате срок за плащане. Това може да помогне за облекчаване на финансовия натиск върху клиента и да му даде време да изпълни задълженията си.
• Предложете медиация: Ако нещата станат трудни, помислете за използването на медиатор. Медиаторът може да ви помогне да постигнете споразумение по взаимно съгласие, без да прибягвате до съдебни действия.

Не заплашвайте веднага с правни действия: Заплашването с правни действия веднага може да постави другата страна в отбранителна позиция и да затрудни разрешаването на проблема. Вместо това се опитайте да разрешите проблема по взаимно съгласие и ако е необходимо, обмислете правни действия като крайна мярка.

Заключение

Забавените плащания могат да бъдат източник на стрес и финансови проблеми за всеки бизнес. Важно е обаче да помните, че съществуват ефективни стратегии за изискване на закъснели плащания и за поддържане на добри взаимоотношения с клиентите.

Комуникацията с клиента, сключването на писмени споразумения, изискването на срокове за плащане и проучването на възможностите за медиация са някои от стъпките, които могат да бъдат предприети за разрешаване на проблемите със забавените плащания.

Освен това е изключително важно винаги да се подхожда към закъснелите плащания по професионален и учтив начин, като се избягват заплахите и се поддържа открито отношение към разрешаването на проблемите. Като следвате тези стратегии, ще можете да възстановите парите си и да поддържате здрави взаимоотношения с клиентите си.