Какво представлява фактурата и за какво се използва? 2023

Чудили ли сте се някога какво представлява фактурата и за какво служи? Въпреки че може да звучи скучно, фактурите са основен инструмент за всеки бизнес, който продава продукти или услуги на кредит. И ако отговаряте за финансовото управление на вашата компания, е важно да разберете как работят те и как да издавате правилно фактури.

В тази статия ще обясним по прост начин какво представлява фактурата и за какво се използва. Освен това ще ви покажем различните видове фактури, които съществуват, и каква информация трябва да съдържат те. Не пропускайте!

Какво представлява фактурата?

Фактурата е търговски документ, който регистрира продажбата на стоки или услуги от доставчик на клиент. В нея са описани продадените продукти или услуги, единичната цена, общата сума, която трябва да се плати, и данъците.

Важно е да се отбележи, че фактурите имат и правна функция, тъй като са валиден документ, доказващ съществуването на търговска сделка. Поради тази причина в много страни компаниите са задължени да издават фактури и е важно да се уверите, че спазвате местните разпоредби относно тяхното издаване и съдържание.

За какво служи?

Този документ е от съществено значение за финансовото управление на всяко предприятие, тъй като позволява да се води подробен отчет за извършените продажби и предстоящите плащания. Освен това той има няколко важни функции за бизнеса, сред които са:

• Счетоводен запис: Благодарение на фактурата е възможно да се регистрират продажбите и предстоящите плащания. Освен че улеснява счетоводството и финансовото управление на дружеството.

• Финансов контрол: Фактурата е инструмент, който ви помага да контролирате приходите и разходите на бизнеса, което ви позволява да знаете ясно и точно състоянието на вземанията и задълженията.

• Спазване на законодателството: В много страни законът изисква от компаниите да издават фактури, за да докажат съществуването на бизнес сделка, така че фактурата е основен документ за спазване на фискалните и данъчните разпоредби.
• Управление на събирането на вземания: Фактурата е средство за установяване на условията за плащане с клиента и за напомняне, че той има неизпълнено задължение. Освен това в случай на неплащане фактурата е документ, който може да се използва като доказателство в процеса на предявяване на претенции или съдебен процес. Не забравяйте, че ако имате просрочени плащания от фактури, Oddcoll е международна агенция за събиране на вземания, която гарантира успешно плащане. Свържете се с нея сега! Препоръчваме ви да прочетете Имейл с напомняне за плащане и Как да събираме неплатени фактури.

Кога да издадем фактура?

Издаването на фактура зависи от вида на осъществената стопанска операция. Фактури обаче трябва да се издават в следните случаи:

• Продажба на стоки или услуги на кредит: Използва се, когато е извършена продажба на кредит, т.е. когато клиентът не плаща в момента на доставката на стоките или услугите.
• Продажби на дружества: Ако дружество извършва покупка, е необходимо да се издаде фактура, независимо дали плащането е в брой или на кредит.
• Предоставяне на услуги: Ако е извършена услуга, трябва да се издаде фактура, дори ако плащането е извършено в брой.
• Износ: В случай на продажби в чужбина трябва да се издаде фактура, за да се докаже съществуването на сделката.

Важно е да се отбележи, че в много държави има специфични разпоредби относно издаването на фактури, така че е необходимо да се информирате за правните и данъчните задължения във всеки отделен случай. Освен това е препоръчително фактурата да се издава след търговска сделка, за да се избегнат евентуални проблеми с управлението на събирането на вземанията и спазването на законодателството.

Каква информация трябва да се съдържа във фактурата?

За да може една фактура да се счита за валидна и да изпълнява своята правна и финансова функция, тя трябва да включва следната информация:

1. Дасъдържа името или фирмата на доставчика, пълен данъчен адрес, данъчен идентификационен номер и всяка друга информация, която позволява идентифицирането му.
2. Информация за клиента: Името или наименованието на фирмата на клиента, пълния данъчен адрес, данъчния идентификационен номер или друга информация, позволяваща идентифицирането му.
3. Данни за транзакцията: Дата на издаване на фактурата, дата на начисляване, номер на фактурата, данъчна основа, подробно описание на продадените стоки или услуги и количество.
4. Данъци и отстъпки: Разбивка на приложимите данъци, като например ДДС, и всякакви допълнителни отстъпки или такси.
5. Обща сума за плащане и условия за плащане: Обща дължима сума, срок на плащане и всякакви други условия на плащане, договорени между доставчика и клиента.

Препоръчително е да се включи цялата информация, която е от значение за сделката, като например условията за продажба, гаранционни условия, технически спецификации на продуктите или услугите, наред с други подробности, които могат да бъдат важни за клиента.

Видове фактури

Съществуват различни видове фактури в зависимост от операцията, която искате да приложите. Ето най-често използваните от тях:

• Обикновени: Известна като “обикновена фактура”, тя е най-често използваната и се използва, когато е необходимо да се поиска плащане.
• Опростена: Този вид фактура се използва като доказателство за плащане и се издава на крайния потребител след извършване на покупката.
• Коригиране: Това е прави, за да се променят фактури, които са били изготвени преди това, но поради това, че съдържат грешка или защото е необходимо възстановяване на средства.
• Рекапитулация: Използва се за отчитане на групирани фактури за разходи, извършени в рамките на един календарен месец, които са адресирани до един получател. Освен това тя има същата правна стойност като обикновената фактура, така че трябва да съдържа всички необходими данни.
• Проформа: Тя е известна като бюджет и няма данъчни ефекти. Всъщност тя трябва да съдържа същата информация като нормалната фактура.
• Електронна: Тя е като обикновена фактура, но в цифров формат и има същата стойност като хартиената фактура.

¿Това е фактурата, която е същата като сметката? Можете да прочетете статията, за да разберете това: Разлика между фактура и сметка.

Примери за фактури

По-долу ще ви покажем няколко примера за фактури, за да се запознаете с техния формат и да имате много по-ясна представа.

Как да използвате фактура за ефективно събиране на вземания?

Фактурата е основен инструмент за управление на събирането на вземания и гарантиране на получаването на плащане за продадените стоки или услуги. Ето защо ви предлагаме няколко съвета как да използвате ефективно фактурата в процеса на събиране на вземания:

• Издайте фактурата възможно най-скоро: Важно е фактурата да се издаде възможно най-скоро след приключване на търговската сделка, за да се избегнат забавяния и евентуални проблеми в процеса на събиране на вземанията.

• Включете цялата необходима информация: Уверете се, че фактурата съдържа цялата необходима информация, тъй като по този начин ще избегнете евентуални съмнения или объркване от страна на клиента.

• Установете ясни условия за плащане: Във фактурата е важно да се посочат сроковете за плащане и всички други условия, договорени с клиента. По този начин се определя краен срок за плащане и се избягват евентуални забавяния или неплащания.

• Ефективно проследяване: След издаването на фактура е важно да се предприемат ефективни последващи действия, за да се гарантира, че плащането е получено навреме. Могат да се изпращат напомняния за плащане и да се установи процедура за проследяване на неизвършени плащания.

• Предложете опции за плащане: За да улесните процеса на събиране на вземанията, можете да предложите различни варианти за плащане, като например банков превод, кредитна или дебитна карта или плащане в брой. Това увеличава шансовете клиентът действително да извърши плащането.

Като следвате тези съвети, ще можете да използвате ефективно фактурата, за да управлявате ефективно събирането на вземания и да гарантирате получаването на плащане за продадените стоки или услуги.

Заключение

Фактурата е важен документ за всеки бизнес който продава продукти или услуги на кредит. Фактурата не само осигурява подробен запис на бизнес транзакциите, но е важна и за финансовия контрол, спазването на законодателството и управлението на събирането на вземания.

Не забравяйте, че фактурата е правен и финансов документ, който трябва да отговаря на местните разпоредби относно издаването и съдържанието му. Ето защо трябва да се уверите, че информацията, включена във фактурата, е вярна и пълна, както и да предприемете ефективни последващи действия, за да гарантирате, че плащането е получено навреме.